労働人口の減少が予想されるなか、生産性向上の必要性を感じて対策に取り組んでいる企業が多いのではないでしょうか。
生産性を向上させるには「そもそも生産性とは何か」について、理解を深めておく必要があります。
本記事では、生産性について以下の項目を解説します。
- 生産性の種類と計算方法
- 生産性が低下する原因
- 生産性向上の必要性と方法
生産性向上に役立つツールも紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。
目次
生産性とは
生産性とは、投入した生産要素（インプット）に対して、生産物（アウトプット）が得られた割合のことです。生産要素を有効活用できているのかを示す指標として用いられます。
生産要素と生産物の定義は、以下の通りです。
- 生産要素（インプット）：労働力（人材）、設備、原材料
- 生産物（アウトプット）：製品の生産数、付加価値額
インプットに対してアウトプットが多ければ、生産性が高いということになります。逆に、インプットに対してアウトプットが多くなかったり、圧倒的に少なかったりすると生産性が低いと定義されます。
この記事では、インプットを労働力（人材）と定義し、企業における生産性について解説します。
生産性の種類2つと計算方法
生産性には、以下の2つの種類があります。
- 労働生産性
- 資本生産性
それぞれの詳細と、計算方法を解説します。
労働生産性とは
労働生産性とは、投入した労働力に対してどれくらい生産をしたのかを示す指標です。
労働生産性には、以下の2種類があります。
- 物的生産性
- 付加価値生産性
物的労働生産性とは
物的生産性とは、生産物の生産量（個数・重さ・大きさ）を軸にした生産性です。投入したインプットに対する生産量から割り出すことができます。
＜計算式＞
- 物的生産性＝生産量÷労働者数
1時間あたりの生産性を割り出したい場合は「生産量÷労働力（労働者数×労働時間）」で算出できます。
付加価値労働生産性とは
付加価値労働生産性とは、付加価値額を軸にした生産性のことです。付加価値額とは、企業が生み出した生産額から、原材料費や外注費を引いたものを指します。
＜計算式＞
- 付加価値生産性＝付加価値額÷労働者数
1時間あたりの生産性を割り出したい場合は「付加価値額÷労働力（労働者数×労働時間）」で算出できます。
資本生産性とは
資本生産性とは、企業の土地・設備・施設といった資本に対して、どれくらい生産をしたのかということを示す指標です。
資本生産性には、以下の2種類があります。
- 物的資本生産性
- 付加価値資本生産性
物的資本生産性とは
物的資本生産性とは、企業の資本に対する生産量（個数・重さ・大きさ）の割合です。
＜計算式＞
- 物的資本生産性＝生産量÷資本
付加価値資本生産性とは
物的資本生産性とは、企業の資本に対する付加価値額の割合です。
＜計算式＞
- 付加価値資本生産性＝付加価値額÷資本
全要素生産性（TFP）とは
全要素生産性とは、資本や労働力以外の生産要素も含めたものに対して、どれくらい生産をしのたかを示す指標です。
労働や資本以外の生産要素としては、機械設備や原材料などが該当します。
＜計算式＞
- 全要素生産性＝生産量÷全ての生産要素の投入量
企業の生産性向上が必要な理由
国際的な市場競争が激しくなるなかで、生き残るための競争力を身につけるべく、各企業には生産性の向上が求められています。
日本企業は、海外企業と比べて生産性が低いのが現状です。2021年に実施された日本生産性本部の調査では、日本の労働生産性はOECD加盟国38カ国中28位というデータが出ています。
また、厚生労働省の調査では、少子化の影響から国内の人口はますます減少することが予想されています。それに伴い、労働人口が減少することも予想されるため、限られた人数で成果を上げられるように生産性を高めることが求められているのです。
生産性が低下する2つの原因
生産性を向上させるには、生産性が低下する原因を改善することが重要です。
生産性が低下する原因としては、以下の2つが挙げられます。
- 長時間労働
- マルチタスク
長時間労働
1つ目の原因は、長時間労働です。長時間労働が続くと心身ともに疲労し、パフォーマンスが悪くなり、生産性が低下する原因になります。
長時間労働になりがちな理由としては、以下のようなものがあります。
- 特定の社員にタスクが集中している
- 業務効率が悪い
- 無駄なタスクが発生している
- 社員のスキルが足りず、時間を要している
これらを改善するには、タスク分配の見直し・業務効率化・社員教育などの対応が必要です。長時間労働を解消することで、残業代や電気代などのコスト削減にもつながります。
マルチタスク
2つ目の原因は、マルチタスクです。マルチタスクが常態化している場合も、1つのタスクに集中できなかったり心身ともに疲労が溜まったりして、生産性が下がりやすくなります。
マルチタスクが常態化する理由としては、以下のものが考えられます。
- 人手不足
- タスクの優先順位が適切でない
- 人材配置が適切でない
これらを改善するには、人材が適材適所で配置できているか、タスクの優先順位づけが適切か、などを見直すことが重要です。
▼タスクの優先順位づけは下記記事を参考に行ってください
▼また、どうしてもマルチタスクを行わなくてはならない場合には、下記記事で紹介するコツを参考にしてください
▼生産性が低い企業の特徴・原因は下記記事でも紹介していますので、あわせて参考にしてください
生産性を向上させる4つの方法
生産性を向上させるには、以下の4つの方法が効果的と考えられます。
- 業務内容を可視化してムダを省く
- ITツールで業務を効率化する
- 情報・ノウハウを共有して属人化を防ぐ
- 適切な人材配置で社員の個性を活かす
生産性向上の方法について、1つずつ解説します。
業務内容を可視化してムダを省く
1つ目の方法は、業務内容を可視化して、ムダな業務を省くことです。
まずは「誰が・いつ・何をしているのか」という現状を把握することが必要不可欠です。現状を把握しないまま施策を行っても定着せず、かえって業務効率が下がり、生産性が低下してしまう恐れがあります。
業務の可視化と現状把握のためにはTimeCrowdのようなITツールを導入して「どの業務に・どれくらい時間をかけているのか」を可視化することが重要です。
特定の従業員にタスクが集中していれば、タスク内容を見直す、他の従業員に分配するなどの配慮が必要になります。また、単純作業に時間をかけている場合は外注を検討しても良いでしょう。
TimeCrowdは、従業員がタスクに取り組む際にワンクリックで打刻をするだけのシンプルな操作性が特徴です。打刻をすることで、時間に対する意識が芽生えるため、作業効率が向上する効果も見込めます。
最初の2週間は無料で試せるため、ご興味のある方はぜひ下記資料より詳細な機能・料金プラン等をご確認ください。
時間管理ツール「TimeCrowd」の資料をダウンロード▼業務可視化に役立つおすすめのツールは下記記事も参考にしてください
ITツールで業務を効率化する
2つ目の方法は、ITツールを活用して業務を効率化することです。
アナログな手段で業務を行っている場合、時間がかかってしまい長時間労働の原因の1つになります。ITツールを導入して、生産性を高める工夫が必要です。
ただし、闇雲にITツールを導入しても活用が定着しなかったり、かえって業務効率が悪くなる可能性があります。ITツールの使用を前提とした業務フローを構築し直し、業務マニュアルを刷新する必要があるでしょう。
＜おすすめITツール＞
- コミュニケーション：Slack
ファイル共有やワークフロー管理、ビデオチャットなどができるコミュニケーションツール - タスク管理・プロジェクト管理：Backlog
カンバンボードやガントチャートなどでプロジェクトを管理。タスクやバグ、バージョン管理も可能 - 時間管理：TimeCrowd
タスクごとの作業時間を可視化できるツール。時間単価を登録すれば、プロジェクトごとの人件費算出も可能 - ファイル共有：Dropbox
世界中で利用されているクラウドストレージ。重要な資料を高いセキュリティで共有できる
▼業務効率化に役立つおすすめのツールは下記記事を参考にしてください
情報・ノウハウを共有して属人化を防ぐ
3つ目の方法は、情報やノウハウを共有して、属人化を防ぐことです。
ノウハウが属人化した状態だと、社員のスキルにムラが生じて業務効率が悪くなる原因になります。また、情報共有が不十分だと、同じタスクを複数人で行ってしまうなどのムダが生じる可能性があります。
情報やノウハウを適切に共有して、属人化を防ぐことが重要です。共有の方法は、Google WorkspaceやMicrosoft365といったグループウェアの活用がおすすめです。
▼情報共有におすすめのツールは下記記事を参考にしてください
適切な人材配置で社員の個性を活かす
4つ目の方法は、適切に人材を配置して社員の個性を活かすことです。
社員個人の能力を活かせるポジションに配置していないと、スキルやモチベーションの観点から、生産性が低下する原因になります。
タレントマネジメントを行い、社員1人ひとりのスキルを把握して、特技を伸ばす教育や適切な人材配置が生産性の向上につながります。
▼その他にも生産性向上に役立つ方法やツールは下記記事でご紹介していますので、あわせて参考にしてください
まとめ：TimeCrowdで業務を可視化して生産性向上の第一歩を
生産性向上のためには、現状の業務を把握して、課題を洗い出す必要があります。人材配置や業務フローを見直して、時間のかかり過ぎているタスク、ムダなタスクを解消することが重要です。
現状を把握した後は課題を洗い出して、改善するための施策を考案します。ITツールを導入して、業務効率化や情報共有を積極的に行うのがおすすめです。
現状把握のためには、TimeCrowdのようなツールを導入して業務を可視化しましょう。TimeCrowdでは、ワンクリックで打刻をするだけのシンプルな操作性で、タスクごとの所要時間を自動で算出できます。
生産性向上の第一歩として、3,500社以上の企業様で導入いただいています。
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