エクセルで工数管理を行う場合には、メンバーが入力した工数データを月末や月初にマネージャーがまとめて集計を行います。集計は手作業で行われることが多く、整理のために時間がかかってしまいがちです。
そこで、この記事では工数集計の負担を軽減する方法について解説いたします。
おすすめの工数管理ツールや、実際に導入した企業事例についてもご紹介いたしますので、ぜひ参考にしてみてください。
工数集計が大変な理由
エクセルでの工数集計は、マネージャーに大きな負担がかかってしまいがちです。
少人数のチームであっても、1ヶ月分の工数データは膨大になり、手作業ではミスが発生してしまう可能性があります。ミスがないように気をつけることも大変ですが、ミスがないか確認をしたり、ミスを修正したりすることも一苦労でしょう。
メンバーやプロジェクトの数が増えれば増えるほど作業は大変になり、手作業で工数集計を行うオペレーションは、いつか限界を迎えてしまいます。
▼工数入力の定着が難しい理由は下記の記事で解説しています
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工数集計の負担を軽減する方法
工数集計の負担を軽減するためには「自分で自動化の仕組みを作る方法」と「工数管理ツールを導入して自動化する方法」があります。
それぞれの方法とメリット・デメリットについて解説いたします。
VBAやGASで自動化する
工数集計の負担を軽減する方法として、VBAやGASによる自動化があります。
VBAとはエクセルやパワーポイントなどのMicrosoft Office製品の操作を自動化するために用いるプログラミング言語です。VBAを用いてプログラムを作成することで、エクセル上の工数集計を自動化できます。
また、GASとはGoogleが提供するサービス上での操作を自動化するための開発ツールです。Googleスプレッドシートで工数管理をしている場合には、GASを用いて集計を自動化できます。
VBAやGASを使ってデータ集計を自動化することで、複数のプロジェクトや複数のメンバーを管理する場合でも、各シートから自動集計できるようになり、集計作業が簡単になります。
ただし、自動化のためにはVBAやGASに関する知識が必要です。仮に開発を外注した場合でも、エラーが発生したり、オペレーションが変更したりした際には修正を加える必要があります。使用しているうちに数値がずれてしまったり、ずれていることに気づかなかったりするというリスクも考えられるため注意が必要です。
工数管理ツールを導入する
工数管理ツールを導入して、工数集計の負担を軽減することも1つの方法です。
工数管理ツールの導入は、工数を入力するメンバーと集計をするマネージャーの双方にメリットがあります。
メンバーにとってのメリット
使いやすいUIであれば、メンバーにとっては工数入力の作業自体が簡単になります。また、カレンダーやタスク管理ツールと連携できる工数管理ツールの場合には、タスクが自動で入力されるため、二重登録が不要になるという点もメリットです。
画面が見やすく使い勝手が良いツールや、必要な連携機能をそなえているツールを導入するのがおすすめです。
マネージャーにとってのメリット
工数管理ツールでは、入力した工数データを自動で集計したり、グラフに加工したりすることが可能です。レポート画面でさまざまな観点から稼働状況をチェックできるため、プロジェクトの収支状況の改善にも役立ちます。
データの集計や加工に膨大な時間をかけることがなくなり、稼働状況の把握やオペレーションの改善といった本来の業務に集中できるという点がメリットです。
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おすすめの工数管理ツール
マネージャーやメンバーの作業負担を軽減できる、おすすめの工数管理ツールをご紹介いたします。
▼できるだけ多くの工数管理ツールを知りたい、比較したいという方は下記の記事も参考にしてください
TimeCrowd
TimeCrowdはシンプルな操作性が特徴の工数管理ツールです。タスクの開始時と終了時にワンクリックで打刻をするだけで、タスクごとの所要時間を計測できます。
「今・誰が・何をしているのか」をリアルタイムで確認できるため「どの業務（プロジェクト）に・どのぐらいの時間をかけたのか」を瞬時に把握できます。
メンバーごとの時間単価を登録することで、タスク別の人件費を算出できるため、プロジェクトごとの収益性の確認にも役立てることができます。
▼（例）TimeCrowdのレポート画面
【機能】
- 時間管理機能、レポート機能、CSV出力機能
- GoogleカレンダーやOutlookカレンダーとの連携機能
- Trello、Asana、Salesforce、Slackなどとの連携機能
【料金】
- 要問い合わせ
Qasee
出典：Qasee
Qaseeは、自動取得で正確なデータを確認できる工数管理ツールです。プロジェクトごとに業務時間や予定と実績の差分比較、業務コストや利益を確認できます。
業務仕分けは自動で行われるため、タスク登録の負荷を軽減できる点も特徴です。
【機能】
- 工数入力・管理機能、業務コスト計算・予想機能
- AI業務診断機能、組織分析機能、
【料金】
- 無料トライアルあり
Pace
出典：Pace
Paceは、日報をベースに工数を集計・管理できる機能です。過去に提出した日報を再利用できるので、入力時間を短縮できます。
レポート画面では売上や原価、メンバー別の作業時間などを確認できます。その他にも、作業を絞り込み検索することで、時間がかかりすぎている作業を特定するのにも役立ちます。
【機能】
- 日報入力機能
- 工数集計機能（全体・個別）、利益シミュレーション機能
- 顧客、案件、原価などのデータ管理機能 など
【料金】
- 1メンバーあたり550円（税込）／月
工数集計の負担を削減した企業事例
工数管理ツールの導入によって、実際に工数集計の負担を軽減した企業事例をご紹介します。
レバレジーズ株式会社
レバレジーズ株式会社様は、以前まで表計算ソフトを使った工数管理に取り組まれており、膨大なデータの処理や多発するヒューマンエラーといった課題を抱えられていました。
メンバーが入力した工数データを確認したり、修正したりといった作業に、毎月かなりの時間がかかっていたため、簡単に工数入力や工数集計ができるツール「TimeCrowd」を導入されました。
TimeCrowdでは、タスクの開始時と終了時にワンクリックで打刻をするだけでタスクの所要時間を登録できます。登録したデータは自動で集計されるため、毎月のデータ確認や集計にかかっていた時間、日々の運用にかかっていた時間を約60%削減することに成功されたようです。
▼レバレジーズ株式会社様の導入事例はこちらからご確認ください
株式会社スピカデザイン
株式会社スピカデザイン様では、以前まで案件ごとの稼働時間を集計するのに毎月2時間ほどかかっていたことに課題を感じられていました。
そこで、案件ごとの稼働時間を自動計測できる工数管理ツール「TimeCrowd」を導入。データ集計を自動化することで、毎月行っていた工数データの集計や整理の時間を大幅に短縮されたようです。
人件費を把握したり、過去の案件や月をまたいだ工数データを確認することも容易に行えるようになりました。また、NotionやChatworkと連携をして、タスクのステータス管理の抜け漏れを防ぐことにも活用されています。
▼株式会社スピカデザイン様の導入事例はこちらからご確認ください
まとめ
工数集計では、表計算ソフトや入力がしづらいツールを使用していると、工数の登録や集計に時間がかかり、正確なデータを計測することができません。
使いやすいツールや自社に合ったツールを導入することで、工数集計の負荷を軽減して、本来の業務に集中できるような環境をつくりましょう。
タスクごとの所要時間を記録して工数集計を行いたい場合には、TimeCrowdがおすすめです。シンプルな操作性で簡単に稼働時間を集計できるほか、稼働単価も登録できるため、プロジェクトごとの人件費を算出する際にも役立ちます。
ダッシュボード画面からは「誰が・いつ・何をしていたのか」を確認できるほか「どの業務に・どれくらい時間をかけているのか」も確認できます。
累計4,000社以上に導入されているTimeCrowdは、最初の2週間は無料でお試しいただけます。少しでもご興味のある方は、下記からお申し込みしていただき、操作性をご確認ください。
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