プロジェクトの途中で遅延やトラブルが発生しないように管理をするのは、プロジェクトが成功するためには欠かせない取り組みです。
「プロジェクト管理をしているのに、いつも納期ぎりぎりになってしまう」
「プロジェクト管理をするのが初めてなので、進め方がよくわからない」
このようなお悩みを持っている、プロジェクトリーダーやマネージャーの方もいるのではないでしょうか。
本記事では、プロジェクトの具体的な進め方について解説いたしますので、ぜひ参考にしてください。
プロジェクトの進め方 4つのステップ
プロジェクトは、以下の4つのステップで進めます。
- 企画・立ち上げ
- 計画の策定
- 計画の実行・管理
- 完了・評価
1.企画・立ち上げ
「企画・立ち上げ」のフェーズでは、要件定義書をもとに、プロジェクトの企画や立ち上げをおこないます。
この際に、以下の項目を明確にしておくことが重要です。
- 納期、開発期間
- リソース
- コスト
- リスク
上記の項目を企画書などの文書にまとめ、リーダーやマネージャーのチェックを受けて、第三者視点で予算・期間・リソースが適切かどうかを確認します。
2.計画の策定
「計画の策定」フェーズでは、タスクの洗い出しやスケジュール作成を行い、具体的な計画を立てます。
計画を立てる際には、以下の手法を用いるのがおすすめです。
- タスクの洗い出し：WBS
- スケジュール作成：ガントチャート
WBSを用いてタスクを明確に洗い出し、偏りがないよう担当者に割り振ります。納期までにプロジェクトが完了するようにガントチャートでスケジュールの可視化を行う必要もあります。
▼WBSとガントチャートについては、以下の記事で詳細に解説していますのであわせてご参照ください
3.計画の実行・管理
「計画の実行・管理」フェーズでは、作成した計画をもとにプロジェクトを遂行します。プロジェクトの進捗管理を適切に行い、イレギュラーが発生した場合には随時対応が必要になります。
作業を遠隔で行っていたり、プロジェクトが大規模だったりする場合は、遅延が発生しても気づきにくい可能性があります。
ITツールを導入して、時間がかかりすぎているタスクがないか定期的に確認をしましょう。TimeCrowdのようなツールを導入して、タスクの所要時間を集計することをおすすめします。
TimeCrowdはタスクの開始時と終了時に打刻をするだけで、「誰が・いつ・何を・何時間したのか」を確認できるツールです。チーム内で「どの業務に・どれくらい時間をかけたのか」をリアルタイムで確認できるため、プロジェクトの途中でも人員の再配置や予算の再編成などの柔軟な対応を行えます。
時間管理ツール「TimeCrowd」の資料をダウンロード4.完了・評価
プロジェクト完了後の「完了・評価」フェーズでは、計画通りにプロジェクトを遂行できたか、進行や成果物の品質に問題がないかを評価します。
プロジェクトの評価は、チームリーダーやマネージャー、チームメンバーなど内部で行います。同時にクライアントや外部からの意見を集めることで、客観的にプロジェクトを評価して今後に活かすことが可能です。
プロジェクトを評価した結果、時間がかかりすぎてボトルネックとなっている作業が発覚した場合は、改善策を考案して次のプロジェクトに活かしましょう。
プロジェクトの進め方における失敗例とその対策
プロジェクトを管理していても、以下のような原因で失敗することがあります。
- スケジュールがタイトすぎる
- 役割が明確でない
- バッファを設けすぎる
- 報告、連携、コミュニケーションの不足
- 進捗を適切に管理できていない
- スキルや品質のばらつき
- 当事者意識の不足
プロジェクトの失敗例とその対策について、1つずつ解説します。
スケジュールがタイトすぎる
スケジュールがタイトすぎると、トラブル・遅延・仕様変更などに対応できず、プロジェクトが失敗する原因になります。
無理に納期に間に合わせたとしても、従業員に負担がかかり、従業員満足度や生産性の低下につながるおそれがあります。計画作成の段階でスケジュール通りに進められそうであっても、バッファを設けてスケジュールに余裕を持たせることが重要です。
▼プロジェクトのスケジュール管理の方法は下記記事を参考にしてください
役割が明確でない
タスクの役割が不明瞭だと、タスク漏れや重複によってトラブルや遅延が発生しやすくなり、プロジェクトが失敗する原因になります。「計画の策定」フェーズで、タスクを明確に細分化して担当者を決めておくことが必要です。
また、自分の担当以外のタスクについても担当者が把握できていると、連携がしやすくなりプロジェクトをスムーズに進行できます。誰がどのタスクを担当しているのか明確にわかるようにし、共有しておくことが重要です。
▼タスク管理ができるプロジェクトマネジメントツールは下記記事を参考にしてください
バッファを設けすぎる
スケジュールにバッファを設けすぎている場合、プロジェクトが失敗しやすくなります。イレギュラーやトラブル対応のためのバッファは必要ですが、設けすぎも遅延の原因の1つです。
スケジュールに余裕がありすぎると、期間いっぱいまで時間をつかってしまう、先延ばしにして締切日近くに作業を追い込むなどの事態が発生しやすくなります。その結果バッファを設けていたにもかかわらず作業が遅延したり、成果物の質が低下したりするおそれがあります。
スケジュール作成時にバッファを設けた上でリーダーやマネージャーなどにチェックしてもらい、バッファが適切かどうかの確認が必要です。
報告、連携、コミュニケーションの不足
報告、連携などのコミュニケーションが不足しているケースでは、以下のような事態が発生し、プロジェクトが失敗する場合があります。
- 報告や連携が不十分で、正確な進捗管理ができない
- トラブルやミスがあっても報告できず、あとになって発覚する
- タスク漏れの発覚が遅れる
これらのリスクを回避するには、タスク管理だけでなく、日頃の連携やコミュニケーションがスムーズにできているかを確認しておく必要があります。情報共有ができていないとトラブルやミスにつながるので、グループウェアを用いて情報共有することも重要です。
日頃から相談しやすい関係性を構築したり、コミュニケーションツールを活用したりして、スムーズなコミュニケーションができる環境を整えておくことをおすすめします。
▼ビジネスの現場で役立つ情報共有ツールは下記記事でご紹介しているので、あわせて参考にしてください
進捗を適切に管理できていない
進捗を適切に管理できていないと、プロジェクトが失敗しやすくなります。
プロジェクトの遂行中は、タスクの進捗管理を適切に行う必要があります。トラブルやミス、遅延が発生したら、すぐ報告できるような仕組みや環境づくりが必要です。
ツールなどを導入してタスクの進捗を管理するほか、進捗報告しやすい関係性や環境を作っておくこともポイントです。心理的安全性がないとトラブルを隠すようになるので、報告しやすいチームづくりを心がける必要があります。
▼進捗管理におすすめのツールを下記記事でご紹介していますので、こちらも参考にしてください
スキルや品質のばらつき
チームメンバーによってスキルや成果物の質にばらつきがある場合、プロジェクトが遅延する可能性があります。3日で終わると思われていた作業でも、担当者のスキルが不十分で5日かかってしまうということもあり得るので注意が必要です。
スキルのばらつきによるプロジェクトの遅延を防ぐためには、メンバーの能力を把握し、人材配置を適切に行うことが大切です。また、別途育成が必要と判断した場合は教育や研修を行っておくことをおすすめします。
当事者意識の不足
チームメンバーに当事者意識が不足していると、プロジェクトが失敗する原因になります。
リーダーやマネージャーだけでなく、チームメンバーや関係者全員が当事者意識を持つことが重要です。自分のタスクをこなすだけでなく、チームで目標を達成しプロジェクトを成功させるにはどうすればいいか一人ひとりが考えながら業務にあたる必要があります。
達成感ややりがいがある、適切な裁量がある、意見が通りやすいなどの環境だと当事者意識を抱きやすくなります。
プロジェクトの進め方に関するフレームワーク
プロジェクトを進める際には、確立されたフレームワークを用いてみましょう。
プロジェクト管理における、以下の代表的なフレームワークを紹介します。
- PMBOK
- CCPM
- PPM
PMBOK
PMBOKとは、スケジュールマネジメントに関する知識やノウハウをまとめた世界基準のフレームワークです。PMBOKによって、プロジェクトマネジメントの基礎を体系的に学ぶことができます。
PMBOKでは、プロジェクト管理を10のエリアと5のプロセス、3つのパートに分けてそれぞれ必要な知識やノウハウがまとめられています。
▼PMBOKについては以下の記事で詳細に解説しているので、あわせてご参照ください
CCPM
CCPMは、各タスクの納期を可能な限り短く取ってから、余剰な時間をバッファとして確保する手法です。
遅延やトラブルが発生した場合は、確保したバッファから時間を捻出し、進捗状況とバッファの残りを共有しながらプロジェクトを進めます。
PPM
PPMとは、企業の利益を最大化するために、1つのプロジェクトだけでなく複数のプロジェクトを管理し進める方法です。
PPMは、プロジェクトをまたいでリソースや予算を割けるという特徴があります。1つのプロジェクトでは人手が足りないのに他では余っている、という事態を回避し、全体の効率化をはかることができます。
まとめ
プロジェクトをスムーズに進めるには、タスクの細分化と担当者の割り振りを明確にしておくことが重要です。そのうえで適切なスケジュールを作成し、進捗を管理しながらプロジェクトを進めます。
プロジェクトの進捗管理には、まずは業務状況を可視化することが不可欠です。
「どの業務に・何時間かけているのか」を確認するためには、TimeCrowdを活用して時間計測をしてみることをおすすめします。
実際に計測をしてみると、意外な業務に時間を使っていたり、特定のメンバーに業務が偏っていたりなど、プロジェクトの業務改善に役立つ情報が得られるため、ぜひ一度ご活用してみてください。
最初の2週間は無料でご利用いただけますので、少しでもご興味のある方は下記資料より詳細をご確認ください。
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