コンサルタントの仕事は、高度な専門知識とスキルを活かしてクライアントの課題解決を支援することです。
しかし、案件ごとに異なる課題やスケジュール、関係者との調整など、複雑な要素が絡み合い、時間管理が難しい職業でもあります。そこで重要な役割を果たすのが“工数管理”です。
本記事では、コンサルタントにとって工数管理が必要な理由と、具体的な方法について解説します。さらによくある課題と解決策についても紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。
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コンサルタントの工数管理を行うメリット
コンサルタントの工数管理を行うことで、下記のようなメリットがあります。
- 稼働状況を正確に把握できる
- プロジェクトのボトルネックを特定できる
- プロジェクトごとの収支状況を可視化できる
稼働状況を正確に把握できる
コンサルタントの稼働状況を把握することで、適切なリソース配分が可能になります。
たとえば、特定のメンバーが過剰に稼働している場合は、他のメンバーにタスクを割り振ったり、必要に応じて外部パートナーに協力を依頼したりすることができます。
また、メンバーごとの時間対効果を計測することで、人材育成や評価に役立てることも可能です。
プロジェクトのボトルネックを特定できる
「何の業務に時間がかかっているのか」がわかれば、プロジェクトのボトルネックを特定できます。
たとえば、特定のタスクに時間がかかっている場合には、作業手順を見直したり、ツールを導入したりすることで効率化を図ることが可能です。
業務効率化や生産性向上を図るには、そもそも「誰が・何に・どれくらい時間をかけているのか」を計測する必要があります。常日頃から工数管理を行うことで、いつでもボトルネックの特定が可能になり、プロジェクトのトラブルや遅延を未然に防ぐことができるでしょう。
プロジェクトごとの収支状況を可視化できる
プロジェクトごとの工数と売上データを分析することで、収支状況を可視化することができます。
収支状況の良い案件を増やしたり、収支状況の悪い案件を改善（請求金額の見直し）することで、会社全体の収益性の向上に役立てることができます。
工数（＝稼働時間）を可視化することで、想定外に時間をかけている業務を洗い出すことが可能です。案件ごとの収支状況を人件費ベースで算出し、プロジェクトや経営の意思決定にまで活用できます。
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コンサルタントの工数管理を行う方法
コンサルタントの工数管理には下記2つの方法があります。
- Excel・スプレッドシートの活用
- 工数管理ツールの導入
Excel・スプレッドシートの活用
すでに社内でExcelやGoogle スプレッドシートなどの表計算ソフトを導入している場合は、これらのツールを活用して工数管理表を作成するのが最もシンプルな方法です。
テンプレートを活用すれば簡単に導入ができます。追加で費用が発生しないため、すぐに活用ができる点がポイントです。
▼Excelで工数管理を行う方法や無料のテンプレートについては下記記事を参考にしてください
一方で、表計算ソフトで工数管理を行う場合は「工数入力に負担がかかる」「データの管理・分析に手間がかかる」といったデメリットがあります。社内やチーム内で工数管理が浸透せず、当初の目的をなかなか達成できない恐れがあるため注意が必要です。
工数管理ツールの導入
工数管理ツールを導入することで、表計算ソフトでは実現できなかった「簡単な工数入力」「工数集計の自動化」が可能になります。初期費用や運用費用はかかりますが、手間と時間を削減することができます。
改めてになりますが、工数管理を行うメリットは下記の3つです。
- 稼働状況を正確に把握できる
- プロジェクトのボトルネックを特定できる
- プロジェクトごとの収支状況を可視化できる
これらのメリットを享受するためには、精度の高い工数データが必要です。可能な限り工数入力のハードルを下げて、常日頃から正確な稼働状況を計測することが最も重要になります。
簡単に工数入力ができる、おすすめの工数管理ツールはTimeCrowdです。
ブラウザ・アプリ・Chrome拡張機能から、タスクの開始時と終了時にワンクリックで打刻をするだけで「どの業務に・どれくらい時間をかけているのか」を計測することができます。
Google カレンダーやOutlook カレンダーと連携をすることで、予定していたスケジュールをもとに自動で打刻し、工数入力を自動化することも可能です。
▼TimeCrowdのレポート画面
また、TImeCorwdなら工数集計の負担を抑えることができます。集計したデータは自動で集計され、上記のようなレポート画面から確認が可能です。事前にメンバーごとの時間単価を設定することで、稼働時間をもとにプロジェクトごとの人件費や利益率を算出できます。
コンサルティング・システム開発・Web制作などのプロジェクト型ビジネスを中心に、4,000社以上の企業様にご利用いただいています。
具体的な機能や料金プランをご確認したい方は、下記のサービス資料からご覧ください。
工数管理ツール「TimeCrowd」の資料をダウンロードコンサルタントの工数管理でよくある課題
コンサルタントの工数管理を行う際には、下記のような課題があります。
- 工数入力が形骸化してしまう
- 工数管理が負担になってしまう
工数入力が形骸化してしまう
事前に導入目的を共有できていない場合、メンバーが「工数管理は意味がない」と感じてしまい、かえって運用が形骸化してしまう恐れがあります。
工数管理を導入することで、プロジェクトのボトルネックを特定して成功に導けること。そして、プロジェクトごとの収支状況を可視化することで会社全体の利益向上に繋げられることなどのメリットを共有し、タスクごとに時間計測をする意義を理解してもらいましょう。
▼工数管理に取り組む意味や目的については下記記事でも解説していますので、あわせて参考にしてください
工数管理が負担になってしまう
タスクごとに時間計測をすることで、工数入力に手間や時間がかかり、かえってメンバーの負担になる恐れがあります。
また、集計や分析などのレポーティング業務が発生することで、管理者の負担にもつながる恐れがあるでしょう。これらの作業に時間がかかることで、本業に支障が出る可能性もあります。
このような懸念を払拭するためには、入力や集計に負担のかからない、専用の工数管理ツールを導入するのがおすすめです。ITツールを活用することで、たとえばカレンダーアプリで登録したスケジュールをもとに自動で工数入力を行うことができたり、計測した工数データをもとに自動で稼働時間を可視化することができます。
工数管理ツール「TimeCrowd」を活用することで、工数入力・工数集計の作業を自動化して、誰が・どの業務に・どれくらい時間をかけているのかを可視化することができます。
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工数管理ツール「TimeCrowd」の資料をダウンロードまとめ
コンサルタントの工数管理は、プロジェクトの成功と収益性の向上に不可欠な取り組みです。適切に取り組むことで、下記のメリットがあります。
- 稼働状況を正確に把握できる
- プロジェクトのボトルネックを特定できる
- プロジェクトごとの収支状況を可視化できる
本記事でご紹介した方法を参考に導入し、業務効率化と収益性の向上に取り組まれてみてください。
▼おすすめの工数管理ツールについては下記記事でもご紹介していますので、あわせて参考にしてください
