「事務職の業務状況がわからず、業務効率化をなかなか進めることができない」と悩む経営者・管理職の方も多いのではないでしょうか。
事務職の業務効率化や改善を進めるうえで、業務状況を把握する「工数管理」は欠かせない取り組みです。
そこで本記事では、工数管理が重要な理由や具体的な導入方法・運用手順について解説いたします。
実際に工数管理に取り組まれた企業事例についてもご紹介いたしますので、ぜひ本記事を参考に導入をご検討してみてください。
事務職の工数管理が重要な理由とは
事務職の業務効率化や業務改善を図るうえで、工数管理が重要な理由について解説いたします。
効率的な業務処理を実現
工数管理を適切に行うことは、業務を効率的に処理することに役立ちます。
事務職は、企業が経営を行ううえで発生する事務作業を担当します。そのため、データ入力・書類作成・書類整理・電話応対・来客対応など、その仕事は多岐に渡ります。
「どの作業に・どれくらい時間をかけているのか」を工数管理によって可視化することで、時間管理が行いやすくなります。時間配分を意識することで、効率的な業務処理が可能になるのです。
タスクの優先度をスムーズに判断
業務ごとの所要時間がわかれば、タスクの優先度もスムーズに判断できます。
事務職の業務は定常業務だけではなく予定外のタスクや納期の短い依頼が発生する場合があります。すぐに完了できる業務であれば、重要度の低い仕事でも対応してしまったほうが良いでしょう。
現状抱えているタスクとその所要時間、そして新たに発生した業務にかかる時間予測ができれば、タスクの優先順位をスムーズに判断できるはずです。
業務量の正確な把握と予測
工数管理を行うことは、それぞれのメンバーの業務量の把握とタスクの進捗予測にも役立ちます。
工数を毎日入力することで「どの程度の業務量を処理しているのか」を可視化できます。メンバーの働きすぎを未然に防げるほか、未着手の業務がわかればタスクの進捗が遅れることも予測できるため、あらかじめ対策を講じることも可能です。
また、実工数データを共有することで、事務作業に関わるメンバーがお互いの業務状況を把握できます。仮に進捗が遅れているタスクがあれば声をかけたり、助け合ったりして、チームとして協調性のある雰囲気を作ることができます。
業務に対する適正な評価
事務職のメンバーに対して適正な評価を行ううえで、工数管理は重要な役割を果たします。
事務職を始めとするバックオフィスの業務は、成果が見えづらく、評価が難しい側面があります。営業職のように直接売上を出して、企業に利益をもたらすわけではないためです。
しかし、バックオフィスの業務は企業の経営活動を支えています。企業にとっては欠かせない存在ですが、上司の理解不足や不透明な業務管理によって正しい評価が行われない場合があることも事実です。
工数管理を行うことで、業務の成果を定量的に把握できます。たとえば電話応対を積極的に行っていたり、データ作成を効率化して時間短縮していたりなどの評価ポイントについても確認ができるでしょう。
事務職の工数管理を行う具体的な手順・運用方法
事務職の工数管理を行う手順は下記の通りです。
- 責任者の選任
- 管理方法の決定
- 工数管理の運用
- 定期的な分析と改善の実施
それぞれの具体的な内容について解説いたします。
1.責任者の選任
まず最初に、工数管理を行う責任者の選任します。
工数管理を行う際には、ツールやフォーマットなど「どのように行うか」という部分に意識が向きがちですが、じつは「誰が責任を持って管理するのか」を決めることがとても重要です。
責任者が不在である、もしくは管理が行き届いていない場合、適切な実工数データを集計することができません。「どの業務に・どれくらい時間をかけているのか」がわからなければ、工数管理が形骸化してしまい、具体的な業務改善を行うことも難しくなるでしょう。
そのため、まずは気概を持って管理を適切に行えるメンバーを決めることが重要です。
2.管理方法の決定
次に、具体的な管理方法について準備をします。
事務職の場合には、ルーティン業務の他にも突発的な作業が発生します。
そのため、基本的な作業スケジュールの記録ではなく、突発的な作業にも柔軟に対応できる管理方法が望ましいでしょう。
工数管理ツールTimeCrowdは、タスクの開始時と終了時にワンクリックで打刻をするだけで実工数データを記録できるツールです。
記録されたデータをもとに「誰が・どの業務に・どれくらい時間（人件費）をかけたのか」を下記のようなレポートに自動で可視化することができます。
▼TimeCrowdのレポート画面
データは自動で可視化されるため、わざわざExcelなどの表計算ソフトで集計・加工をする必要はありません。
そのため、メンバー側の打刻負担だけでなく、責任者側の管理負担も抑えたうえで工数管理を導入することができます。
また、Chrome拡張を使えば、開いているWebページ名の内容をタスク名にして、文字入力不要で打刻をすることも可能です。
実工数データを正確に、そして簡単に可視化したいと考えている企業様は、ぜひ下記のサービス資料から詳細な機能や利用方法についてご確認ください。
工数管理ツール「TimeCrowd」の資料をダウンロードまずはExcelで工数管理を行いたいという企業様には、工数管理用のExcelテンプレートを配布しています。ぜひこちらをご活用ください。
⇒【無料ダウンロード】工数管理テンプレート
▼おすすめの工数管理ツールは下記の記事でもご紹介しています。あわせてご確認ください
3.工数管理の運用
工数管理を行ううえで、正確で精度の高い工数入力は非常に大切ですが、そのためには日頃の運用が欠かせません。
「どのツールに・どのようなフォーマットで・どのタイミングで記録するのか」といった、ルールやマニュアルをあらかじめ整備しておく必要があります。
また、実際に運用をする際には、責任者が定期的に「きちんと工数入力が行われているか」をチェックする必要があるでしょう。なかなか定着が難しい場合には、朝礼や終礼の場で入力を促したり、記録をしていないメンバーには個別で連絡をしたりなどの対応が必要になります。
そのため、運用負担が大きくなった場合には、そもそもの運用方法を見直すなどの柔軟な対応が求められます。
▼工数入力が定着しない場合には下記の記事を参考にしてみてください
4.定期的な分析と改善の実施
工数入力によって、実工数データを蓄積できたら、想定していた予算と実績の比較を行います。
「どの作業に・どれくらいの時間をかけているのか」を把握し、想定していた作業時間との乖離を確認しましょう。乖離がない、もしくは素早く業務を終えられている場合には、事務職メンバーの成果だと判断できるため、適切な評価を行います。
一方で、想定よりも時間がかかっている業務がある場合には、業務負荷の確認だったり、人材の再配置だったりを再検討する必要があります。
また「突発的な事務作業への対応フローの見直し」「ルーティンな事務作業のマニュアル化や自動化」「タスクの優先順位付けのルール決め」なども視野に入れて、改善していくとよいでしょう。
適切な工数管理に取り組んだ企業の成功事例
工数管理に取り組み、実際にそのデータを業務改善に活用されている企業様の事例をご紹介いたします。
【キリンホールディングス株式会社】業務可視化によって業務改善を実現
世界的に事業を展開するキリンホールディングス株式会社のコーポレートコミュニケーション部IR室（以下、IR室）は、工数管理ツールTimeCrowdの導入によって業務状況を可視化して、業務改善に取り組まれました。
同社はテレワークを行うなかで、従業員が「どの業務に・どれくらいの時間をかけているか」が把握しづらいことが課題に挙げられました。
当時、主務を務めていた松田様は、ITツールを導入することでその課題を解決しようと試みました。忙しい従業員にはできるだけ負担をかけたくないという思いから、操作性がシンプルな工数管理ツールTimeCrowdを導入。結果として、メンバーごとの業務状況を把握できるようになり、マネジメントや業務改善に役立てることができました。また、チーム内でのコスト意識が高まり、生産性向上にも繋げられているようです。
▼キリンホールディングス株式会社の事例について詳しく知りたい方は、下記の記事をご覧ください。
【GMOペポバ株式会社】工数管理で業務改善のボトルネックを特定
GMOペポバ株式会社は、工数管理ツールを表計算ソフトからTimeCrowdに変更したことで、業務改善のボトルネックをいち早く特定できるようになりました。
レンタルサーバー「ロリポップ！ byGMOペパボ」やネットショップ作成サービス「カラーミーショップ byGMOペパボ」など、インターネット事業を多数展開するGMOペポバ株式会社。同社の経営管理部・総務グループでは、以前までGoogle スプレッドシートで工数管理に取り組まれていましたが、管理者がデータを集計・加工するという作業に時間的なコストが発生しているという課題がありました。
そこで、工数データを自動で可視化できるTimeCrowdを導入。その結果、メンバーがどの業務に時間がかかっているのかリアルタイムで確認できるようになり、業務改善のポイントをスピーディーかつ具体的に把握できるようになりました。
実際に同社では、事務作業でよくある「お問い合わせ対応」に関する業務時間を改善されました。一次請けの企業に回答精度の改善依頼をしたり、書類によるお問い合わせには必要最低限の対応に留めたりなどのアクションを起こして、改善に取り組まれたようです。
▼GMOペポバ株式会社の事例について詳しく知りたい方は、下記の記事をご覧ください。
TimeCrowdのサービス資料は下記からご覧いただけます。詳細な機能や利用手順についてはこちらをご確認ください。
工数管理ツール「TimeCrowd」の資料をダウンロード適切な工数管理で事務職の業務効率をアップ
事務職の仕事は業務内容が多岐に渡りますが、売上としては可視化しづらいという業務特性から、なかなか評価を行うのが難しいという側面があります。また、業務状況が見えづらいため、業務効率化を行うことに苦労されている企業様が多いのも事実です。
しかし、これらの課題は工数管理に取り組むことで解決できます。
従業員の適切な評価や働き方の改善、組織の業務効率化に取り組まれたい企業様は、シンプルで無駄のない工数管理ツールTimeCrowdのご利用をぜひ検討してみてください。
操作性が気になる方は、下記のフォームから無料トライアルをお試しいただけます。ぜひ一度ご利用ください。
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