生産性を向上させるために「業務改善」に注目する企業も増えてきました。
本記事では業務改善について、取り組むメリットや進め方、おすすめのツールなどをご紹介いたします。ぜひ参考にしてください。
目次
業務改善とは
業務改善とは「業務における課題を特定し、解消する活動」のこと。
具体的な課題としては3M（ムリ・ムダ・ムラ）が挙げられます。
- ムリ
従業員の処理能力を超えた業務を課すこと
例）未経験の業務、短納期 - ムダ
不要な作業量が発生していること
例）業務の重複、必要以上のチェックフロー - ムラ
従業員・部署の間で成果に差があること
例）業務知識・経験のブラックボックス化
これらの課題を解消していくことで、企業の生産性向上・従業員の働き方改革改善に繋がります。
とくに昨今では人手不足の背景から、限られた従業員数で利益を最大化するために取り組む企業が増えてきました。国からは「業務改善助成金」も用意されており、特定の条件を満たせば、生産性向上につながる設備投資に対して補助金を受けることも可能です。
▼業務改善助成金については下記記事を参考にしてください
業務改善の効果・メリット
業務改善に取り組む効果、メリットは主に2つあります。
金銭的コストの削減
ムダな業務がなくなることで人件費や光熱費などの経費削減に繋がります。例えばペーパーレス化がその1つ。これまで紙で作成していた分の書類代、取引先に送るための郵送代、保管に必要となる部屋代など、さまざまなコスト削減に繋がるでしょう。また、業務を効率化することで残業代などの人件費も抑制可能となります。
働き方改革の促進
業務改善は働き方改革の促進にも繋がります。とくに昨今では、各企業は労働環境の見直しを求められています。2019年に施行された「働き方改革関連法」によって、残業時間の上限規制（時間外労働の上限が月100時間、年720時間までに設定される）や、有給休暇取得の義務化（年間10日以上の有給休暇を持つ労働者には5日以上の有給休暇取得が義務付けられる）など、労働規制に関する法律が強化されました。さらには人手不足の状況も相まって、業務改善に伴う「生産性の向上」「離職者の抑制」が急ピッチで必要とされているのです。
業務改善の進め方
業務改善に取り組む際は、下記プロセスを参考に取り組んでみてください。
業務を可視化する
まずは現状の業務を可視化しましょう。
「誰が・いつ・何をしているのか」が不明では、改善策も見出せません。とくにテレワークの環境下では従業員の業務がブラックボックス化されているため、ツールなどを活用して積極的に業務可視化を行うと良いでしょう。
おすすめのツールはTimeCrowdです。従業員の打刻データをもとに業務内容を可視化することができます。
従業員ごと、部署ごとに業務状況を確認できるため、業務改善のボトルネックを見つけやすいです。
打刻はブラウザ・アプリ・Chrome拡張機能からワンクリックで可能なため、従業員の負担にもなりません。最初の2週間は無料でお試しいただけるので、ぜひお気軽にお問い合わせください。
課題を特定する
従業員の業務を可視化できたら、次はボトルネック（課題）を特定しましょう。
すべての課題を一挙に解決することは難しいため、まずは「緊急度」と「重要度（改善後のインパクト）」の2軸から、優先度を定めることをおすすめします。
解決策を検討・実施する
改善するべき業務課題を決めたら、次は解決策を検討します。
たとえば従業員の多くが毎月の請求業務に追われていれば「電子化ツール」を導入すると良いでしょう。また多くの場合、多数の従業員を巻き込むことになるため、必ず事前に取り組む目的を共有したうえで協力が得られる関係性を築くことが重要です。
▼業務改善の方法については下記記事で詳しく解説しているので、こちらもご参照ください
業務改善に役立つアイデア
業務改善に役立つアイデアをご紹介いたします。
業務マニュアルを作成する
業務マニュアルを作成することで、業務にムダがないか今一度確認することができます。新人が入社した際にはマニュアルを見てもらうことで、教育コストの削減にも繋がるでしょう。また、業務手順に加えて経験に基づいたコツを記載すれば、従業員ごとの業務ムラを減らすこともできるはずです。
ペーパーレス化を実現する
請求書・見積書・社内決裁書などを0にして、ペーパーレス化を実現すれば書類の作成・印刷・郵送・保管の手間が一挙になくなります。取引先との契約締結や、社内の決裁承認もオンライン上で行えるため、ビジネスを進めるスピードも早くなるでしょう。
業務担当者を変更する
業務への適性や能力差によって、従業員のアウトプットのバラツキは生じてしまいます。
想定よりもバラツキが大きければ思い切って配置転換をすることも一つの方法です。今までの業務では活躍できていなかった従業員が、他の業務でパフォーマンスを上げることは珍しくありません。その方が本人にとっても、会社にとってもメリットが大きいので検討しても良いでしょう。
ITツールを導入する
ITツールを導入すれば、手軽に業務改善が可能です。おすすめのツールをご紹介いたします。
RPAツール
RPAとは「Robotic Process Automation」の略で、人間が行う提携業務をロボットの力で自動化することを指します。具体的に実現できることは、事務データの入力やメールサポート対応の自動化など。今まで当然のように時間をかけていたことをロボットに任せられるため、大幅な時間削減に繋がるでしょう。
おすすめのツールはWinActorです。
出典：WinActor
NTTグループが提供するツールなので安心安全にご利用いただけます。操作性の高いGUIを備えているため、プログラミングの実務経験がなくても操作が可能です。もし不明な点があれば、NTTデータ・全国のパートナー企業からのサポートも受けられます。
プロジェクト管理ツール
プロジェクト管理ツールとは、業務の進捗状況を確認できるツールのことです。進捗状況を常に可視化することで「このタスクの進捗はどうなった？」などの確認の手間がなくなります。また、プロジェクトに必要なタスクを最初に洗い出すことで、そもそもムダな業務の発生を防ぐ役割も担うでしょう。
おすすめのツールはBacklogです。
出典：Backlog
ガントチャートやマイルストーン、カンバンボードを活用することで、プロジェクトの進捗状況をひと目で確認できます。また、モバイルアプリを使えばお手持ちのスマートフォンからも利用が可能です。Slack・Chatwork・メールと連携すれば、通知が届き確認漏れを防ぐこともできるでしょう。
テレワークツール
テレワークを実施する場合、ビデオ会議システムやチャットツールの導入は必須です。
おすすめのツールはこちらです。機能には大きな差がないため、使いやすさで選ぶことをおすすめします。
- ビデオ会議システム：Zoom、Google Meet
- チャットツール：Slack、ChatWork、Microsoft Teams
また、オンライン上で共同編集ができるホワイトボードツール「Miro」もおすすめです。オンライン会議での議論やアイデア出しの活性化にも繋がるでしょう。
出典：Miro
ドキュメントツール
社内資料が散らばっていると、探すことに苦労してしまいます。ドキュメントツールで作成・保管をすれば、オンライン上で簡単に探し出せるでしょう。
おすすめのツールは「esa」や「DocBase」です。また、セキュリティ上の問題がなければGoogle Driveなどのクラウドストレージもおすすめです。いずれにせよ導入初期には、ファイル構造をきちんと整備する必要があるため、専任の運用担当者を置くと良いでしょう。
また、業務マニュアルを共有したい場合は「Teachme Biz」がおすすめです。
出典：Teachme Biz
手順に沿って誰でも分かりやすいマニュアルを作成できます。画像や動画を差し込むことで、誰が見ても理解できるマニュアルを作成できるでしょう。
▼業務改善に役立つアイデアは下記記事もご参照ください
業務改善に役立つフレームワーク
「どのように業務改善に取り組めば良いのかわからない」という方は、フレームワークを活用してみてください。思考時間が短縮できるほか、問題解決の糸口が明確になるというメリットがあります。
KPT法
KPT法とは、業務の振り返りとして「Keep（良かったことを続ける）・Problem（問題点を見つける）・Try（問題点の解決に取り組む）」の3つに分けて整理する手法のこと。当事者の間で共通認識を持つことで、解決に取り組むべき課題を明確にすることができます。
おすすめの活用方法はホワイトボードと付箋を使って洗い出すことです。オンラインの会議であれば先程紹介したホワイトボードツールの「Miro」を活用すると良いでしょう。
ロジックツリー
ロジックツリーとは、原因を特定するために用いられる樹形図のことです。現状から問題を洗い出し、ひとつひとつ課題や原因を深ぼることで「実は問題Aと問題Bの原因は一緒だった」など、何かしらの気付きを得られるでしょう。また、原因が特定できるため適切な解決策を検討できる点もメリットだと考えられます。
▼業務改善に役立つフレームワークは下記記事もご参照ください
業務改善に取り組む際の注意点
業務改善に取り組む際は下記3つの点に注意しましょう。
経営陣の理解を得る
経営陣など、上層部の理解が得られなければ業務改善はまったく進みません。なぜなら取り組む際には「ツールの導入」「人材配置の転換」など、会社全体を巻き込むことになるためです。承認が得られなければ進まないため、まず最初に経営陣に対して業務改善の必要性を改めて説明する必要があります。
現場メンバーの意見を汲み取る
業務の3M（ムリ・ムダ・ムラ）は基本的に現場で発生するものです。そのため解決策を実施する際には、現場メンバーの意見を汲み取り、的外れなものではないか確認する必要があります。たとえばITツールを導入する際には「このツールで今の業務課題が解決できそうか」「使いづらいツールではないか」など、話し合いの場を設けると良いでしょう。
PDCAサイクルを回す
業務改善の施策を行っても、うまく行かないケースもあるでしょう。その場合は一度では諦めず「なぜ上手くいかなかったのか」「どのようにすれば改善できそうか」を検討しましょう。業務改善は一朝一夕に実現できるものではありません。PDCAサイクル（計画→実行→評価→改善）を回して、中長期的に取り組んでみてください。
業務改善を実現した企業事例
業務改善を実現した企業事例をご紹介いたします。
キリンホールディングス様
飲料商品を中心に、世界中でブランドを展開するキリンホールディングス様。さまざまなステークホルダーを抱えており、コーポレートコミュニケーション部IR室では業務改善に伴う生産性向上が急務の課題とされていました。
そこで、まずは現状の業務を可視化するために「TimeCrowd」を導入。各メンバーの業務内容を把握できたことで「このミーティングに時間をかけすぎなのではないか？」「この業務は本当に◯◯さんがやるべきなのか？」など、業務改善のきっかけとなる議論が生まれたようです。今ではチームの生産性も向上し、今まで集めた業務データを活用して業務ピークを予測することにも取り組む予定のようです。
株式会社Flucle様
人事労務業務のサポートツール「HRbase」を提供する株式会社Flucle様。テレワークのなかで従業員数が増えるにつれて「誰が何をしているのか」把握できないという悩みがありました。そこで、操作性がシンプルで使いやすい「TimeCrowd」を全社的に導入。結果として、従業員に対して時間の使い方について的確にフィードバックができるようになったようです。
このように、業務状況について定期的にフィードバックする場があればそもそも業務の3M（ムリ・ムダ・ムラ）が発生しにくくなります。仮に発生した場合でも、すぐに管理者が解決策を検討できるため従業員の負担も軽減されるでしょう。
まとめ｜業務改善を通じて生産性を高めよう
業務改善を行うことで、コスト削減に伴う利益率の向上や働き方改革の推進が見込めます。実施する際には闇雲に取り組まず「TimeCrowd」のようなツールを活用して、現状の業務を可視化することから始めましょう。
また、改善策を実施する場合は「経営陣の理解を得る」「現場メンバーの意見を汲み取る」など、いくつか注意点があります。本記事でご紹介した内容をもとに、ぜひ取り組んで見てください。
▼業務改善に役立つツールは下記記事でもご紹介しているので、こちらも合わせて参考にしてください
