働き方改革・人材不足・コロナ禍での働き方の変化によって、業務改善に対して関心を持っている企業の方もいらっしゃるでしょう。

そのような方向けに、業務改善を始める上でのヒントとなるアイデアについて解説します。この記事を読めば、アイデアや事例を始め、基本的な考え方・進め方・注意点といった業務改善を行う上で知っておくべきことについて網羅的に理解できます。

業務改善の基本的な考え方とは？

業務改善とは、自社のビジネスや業務の問題を洗い出し、それに対する解決策を実施して業務効率や生産性のアップを目指すことです。業務改善は、人材不足・働き方改革の推進・コロナ禍による働き方の変化といった影響を受けて、近年関心が高まっています。

以下で、業務改善を進める上で理解しておきたい基本的な考え方について理解しましょう。

業務改善の基本的な考え方は「3M」をなくすこと

ムリ・ムダ・ムラの3Mをなくすことが、業務改善の基本的な考え方です。ムリとは能力以上の量や質の業務を行い、負担が大きくなること。ムダは、付加価値を生まない不必要な作業を指します。ムラは、サービスの品質が一定ではないことを意味します。

ムリ・ムダ・ムラをなくすことは業務負担の低減・コストの削減・業務のスピードアップ・品質の均一化につながるため、業務改善の基本となるのです。

QCDによって業務の品質を管理しよう

製造業の生産管理で使われるQCDという考え方も、業務改善を進める上で理解しておきたい重要な考え方です。

QCDは、

• Quality（品質）
• Cost（コスト）
• Delivery（納期）

を意味します。企業が顧客にサービスを提供するまでのプロセスをどのように評価すればよいか検討する際に、この3つの要素で分解して考えるととても効率的です。

QCDは、それぞれトレードオフの関係にあります。品質だけを優先すれば、コストや納期といった観点からはバランスが崩れてしまうでしょう。それぞれのバランスを取りながら、優先事項を考えて業務改善を進めることが大切です。

業務改善は何から始めるべき？

これから業務改善に取り組みたい方向けに、以下で進め方について解説します。

現状の業務内容の整理

まず、業務内容の整理を行い、現状について把握します。業務内容・業務にかかる工数・担当者・関連部署などの情報を集め、誰にでもわかりやすいように可視化します。

業務内容の整理を行う際には、業務フローのフローチャートを作成するととてもわかりやすいです。また、不必要なムダな業務を洗い出す上でも効果が期待できるでしょう。

課題や問題点の洗い出し

整理した内容をもとに、現状抱えている問題や課題の洗い出しを行います。問題に対してその原因を深堀りしていくことで、実際に改善すべきポイントが明確になります。

原因を追求する際には、事象に対して論理的なつながりを考えて、構造化が行えるロジックツリーというフレームワークを使うとよいでしょう。

必要なタスクを整理

改善すべき点が明確になったら、それに対して必要となる解決策を考えましょう。さらにその解決策を実施するために必要なタスクにまで落とし込んで整理します。タスク化して整理することで、業務改善を進める際に迷ったり悩んだりといった非効率な状況の回避が可能です。

スケジュールの設定

タスクが整理できたら、次に実行する具体的なスケジュールを設定しましょう。いつまでに何を行うかを決めて計画立てて業務改善は行うと、成功する可能性が高まります。また、スケジュールを考えるときは、振り返りや進捗確認のタイミングについても併せて検討してください。

業務改善案の実行

スケジュールが決まったら、それに沿って業務改善案を実行します。計画どおりに行うことはもちろん、想定している成果が得られているか効果測定を行うことも大切です。また、計画どおりに進まない場合には、何が問題となっているか評価をしっかり行いましょう。PDCAサイクルを回してフィードバックを行い、業務改善の実現を目指します。

業務改善を実現するための7つのアイデア例

業務改善を実現するためのヒントとなる、アイデア・事例について解説します。

情報共有の徹底

社内での情報共有を徹底し、可視化することで業務改善がスムーズに進められます。進捗状況や課題の共有が円滑に行われれば、問題が発生した際にもスピーディーに解決できるでしょう。チャットツールやWeb会議ツールの導入が、情報共有の改善に効果的です。

マニュアル作成でクオリティを均一にする

マニュアルを整備することで、業務の属人化を解消して業務品質を均一化できます。当然のように感じるかもしれませんが、じつはマニュアルがなく業務が属人的になっている企業も少なくありません。業務改善を進める中で、業務の洗い出しを行った際には、必要に応じてマニュアルの作成も行いましょう。

フローチャートの作成

業務のフローチャートを作成すると、業務の流れが誰にとってもわかりやすくなります。それにより、関連部署も業務改善の取り組みがどのように自分たちに関わっているのか簡単に理解できます。マニュアルと業務のフローチャートがあれば、業務改善の一環で配置転換が必要になった場合でも一定の品質を保つことが可能です。

業務のスケジュールの可視化

業務のスケジュールやタスクについて可視化すると、ムリやムラの削減につながります。タスク・プロジェクト管理ツールの導入すると、マネジメントの効率が高められるため、高い効果が期待できるでしょう。

クラウド上での情報共有

クラウド上でのデータやファイルの共有は、好きなときにどこからでもアクセスできるのとても便利です。また、リアルタイムで同じファイルの編集が行えるので、ファイルをやりとりするムダが削減できます。また、ファイルを共有する際に、ダウンロードや添付の手間がないこともポイントです。

課題や問題を解決するツールやシステムを導入する

社内のリソースだけで解決が難しければ、社外に目を向けてツールやシステムの導入を検討しましょう。介護・製造といった同様の業界で、同じように業務改善を実現したいという企業は少なくないでしょう。そのような企業の事例を参考にして、ツールやシステムを導入するのも手です。

ただし、闇雲にツールを導入することはおすすめできません。管理が煩雑になって求める効果が得られず、コストだけがかかって逆効果となる可能性があからです。

時間管理ツール「TimeCrowd」の導入

業務改善を進めるのであれば「TimeCrowd」の導入を検討しましょう。TimeCrowdは、シンプルな操作で業務時間を可視化できる時間管理ツールです。

タスクの開始時と終了時にワンクリックで打刻をすることで「どの業務に・どれくらい時間をかけたのか」を把握することができます。

ムリ・ムダ・ムラとなる業務を洗い出して、業務改善を推進することが可能です。

時間管理ツール「TimeCrowd」の資料をダウンロード

業務改善のアイデアを実行する上での注意点

業務改善を実行する上で気をつけたい注意点について、以下で解説します。

作業者のやりやすさという観点を忘れない

業務効率化を実現する際は、実際に日常でタスクを処理する作業者のやりやすさを忘れてはいけません。ミスがなく、抜け漏れがないマニュアルを整備したとしても、作業者にとって実施が困難であれば形骸化してしまう可能性が高いです。

もちろん、変化があればある程度慣れる期間は必要となります。ですが、業務改善を実行しているにも関わらずムリ・ムダ・ムラを生んでいないか、十分に注意することが大切です。

一度にすべてのアイデアを実行しようとしない

一度にすべての業務改善のアイデアを実行しようとすることは、失敗する可能性が高くなるためおすすめできません。負荷が大きくなり、日常の業務に支障をきたす可能性があります。どれが効果があったのか、評価を行うことがも難しくなります。

課題や問題を明確にし、取り組む優先度を決めましょう。現状の業務を改善する内容に着実に取り組むことが大切です。

発生したミスを「業務改善の失敗」と捉えない

業務改善を実行する中で、ミスが発生する可能性はあります。しかし、それを失敗と捉えて業務改善を諦める必要はありません。ミスが発生するということはその原因があるはずです。ミスに対する原因追求は、さらなる改善に役立つ重要な情報です。ヒアリングやモニタリングを行って原因を追求し、次の取り組みに活かしましょう。

アイデアを実行して業務改善を始めよう

基本的な考え方・進め方・アイデアについて理解したら、実際に業務改善へのアクションを実行に移しましょう。どれだけ業務改善について理解していても、実行に移さなければ実現することはありません。まずは、業務時間の可視化といった現状の把握から始めましょう。