本記事では業務効率化に役立つアプリをご紹介いたします。
iPhoneやAndoroidでもご利用いただけるアプリをご紹介するので、ぜひ参考にしてください。
業務効率化をアプリで行うメリット
業務効率化ツールはパソコンのブラウザで利用をすると、管理をすること自体に意識や工数が取られてしまい形骸化してしまうケースがあります。とくに営業や出張が多い組織では、パソコンにアクセスできるタイミングが少なく管理が難しいという方も多いでしょう。
そこで、スマートフォンからでもアクセスができる「アプリ」が重要な役割を果たします。手軽にアクセスができるため、従業員にツールの利用を促し、業務効率化を推進することができるのです。
おすすめの業務効率化アプリ
おすすめの業務効率化アプリをジャンル別にご紹介いたします。
時間管理
時間管理を行うことで、部署ごと・従業員ごとの業務状況を可視化することができます。
業務効率化を進めるうえで重要なデータを収集できますし、そもそも業務状況を可視化できればムリ・ムダ・ムラな業務が発生しにくくなるため、時間管理アプリもはや全企業に必須と言っても過言ではありません。
TimeCrowd
TimeCrowdでは、業務開始時にタスク内容を選択して打刻をするだけで「どの業務に何時間を費やしたのか」を記録することができます。ダッシュボード機能を活用すれば、指定期間における業務状況の分析も可能です。
▼TimeCrowdのレポート画面
また、組織内で導入をすることで「今・誰が・何をしているのか」をリアルタイムで確認することができます。管理者は、特定の部署や従業員ごとの業務データを分析することで、業務効率化を阻むボトルネックを特定できるでしょう。
▼おすすめの時間管理ツールは下記記事でもご紹介しています
タスク管理
タスク管理を日頃から行うことで、タスクの抜け漏れを防ぐことができます。担当者と期日が明確になるため、それぞれが責任を持って取り組むようになるでしょう。
Todoist
出典：Todoist
TodoistはApp StoreとGoogle Playで合計300,000件以上の評価を得ているタスク管理アプリです。シンプルな操作性からタスクをわずか数クリックで作成できます。また、繰り返し行われるタスクに関しては、条件を指定することで1回でまとめて作成が可能です。
リマインダー機能を活用すればメールやアプリのプッシュ通知が届くため、タスクの抜け漏れを防げるでしょう。
▼料金プラン
- 無料：0円
- プロ：488円
- ビジネス：688円
※無料トライアルあり
Trello
出典：Trello
Trelloはカンバンボード上でドラッグ＆ドロップで操作ができるタスク管理アプリです。「作業中」「確認中」「完了済」など、作業ステータスを設定することで、ひと目で進捗状況を可視化することができます。
無料プランでもタスクカードが無限に作成できるため、小規模な組織であれば基本的に無料プランの範囲内で問題ありません。しかしボード数や添付ファイル容量には制限があるため、大規模な組織（もしくは複数プロジェクトを抱える組織）ではアップグレードを検討した方が良いでしょう。
▼料金プラン
- FREE：0ドル
- STANDARD：5ドル
- PREMIUM：10ドル
- ENTERPRISE：17.50ドル
※無料トライアルあり
Google ToDoリスト
出典：App Store
Google ToDoリストは、タスクの追加・完了・削除・並び替えといった必要最低限の機能が搭載されたタスク管理アプリです。
操作に慣れるまでに時間がかからず、また管理に負担がかからないことから、アプリが形骸化する心配がありません。
また、Googleカレンダーと連携をすることで、Google ToDoリストに作成したタスクをカレンダー上で確認することもできます。しかし、現地点ではメンバー間での共有機能がないため、あくまで自分専用のメモ帳として活用してみてください。
▼料金プラン
- 無料：0円
▼おすすめのタスク管理ツールは下記記事でもご紹介しています
スケジュール管理
スケジュール管理は円滑な業務進行には欠かせません。組織内でカレンダーを共有することで日程調整がスムーズになるほか、個人で活用をすることでムリのない業務調整が可能になります。
Googleカレンダー
出典：App Store
Googleカレンダーはブラウザだけではなく、スマートフォンアプリ上でも操作が可能です。
しかし、社内利用をするにはセキュリティレベルの高い「Google Workspace」の導入が多くの場合では必須となります。
同僚のスケジュールを並べて確認することで、日程調整などの予定確認が円滑になるでしょう。
▼料金プラン
- Business Starter：ユーザー1人あたり680円/月
- Business Standard：ユーザー1人あたり1,360円/月
- Business Plus：ユーザー1人あたり2,040円/月
- Enterprise：お問い合わせ
TimeTree
出典：TimeTree
TimeTreeは「時間をかさねる」をコンセプトに開発されたスケジュール管理アプリです。
アイデアやメモを書き留めたり、相談や調整などのコミュニケーションをしたりなど、カレンダー上で気軽に連絡を取ることができます。更新された最新情報はタイムラインで確認ができるため、リアルタイムで情報連携ができるでしょう。
▼料金プラン
- 無料：0円
- プレミアム：300円/月（もしくは3,000円/年）
▼おすすめのビジネス向けスケジュール管理ツールは下記記事を参考にしてください
プロジェクト管理（工数管理）
プロジェクト管理（工数管理）アプリは、システム開発やWeb制作などのプロジェクト型の業務に適しています。
ゴールから逆算をして取り組むべきタスクを明確化し、それぞれに担当者・期日を割り振り、進捗状況を可視化することが可能です。
進捗状況をリアルタイムで確認することで、遅れが生じていないか、もし遅れている場合はどこにボトルネックがあるのかなど、業務改善を図るための道標となるでしょう。
Backlog
出典：Backlog
Backlogはガントチャート・カンバンボード・バーンダウンチャートなど、業務内容に応じた管理方法が実現できるプロジェクト管理アプリです。
作業進捗を見える化する「工数管理」機能だけではなく、チャット機能・社内Wiki・ファイル共有・ソースコード共有など、プロジェクト管理全般で必要となる機能が網羅されています。
▼料金プラン
- スタータープラン：2,970円/月
- スタンダードプラン：17,600円/月
- プレミアムプラン：29,700円/月
- プラチナプラン：82,500円/月
※無料トライアルあり
Jooto
出典：Jooto
Jootoはドラッグ＆ドロップだけで直感的に操作ができる工数管理アプリです。
1つのダッシュボード上で複数のプロジェクトを管理できるため、確認の負担がかからない点が特徴です。プロジェクトを横断してタスクを確認できるため、タスクの抜け漏れを防ぐことができるでしょう。
また、4人までは完全無料でご利用いただけます。まずは小規模のチームで導入をして、活用事例をつくり、社内に展開されてみてはいかがでしょうか。
▼料金プラン
- 無料プラン：1ユーザーあたり0円/月
- スタンダードプラン：1ユーザーあたり417円/月（年間契約）
- エンタープライズプラン：1ユーザーあたり980円/月（年間契約）
- タスクDXプラン：お問い合わせ
Asana
出典：Asana
Asanaはリストビュー形式でタスクの担当者・期日を共有できるプロジェクト管理アプリです。
優先度の高いタスクや期日が迫ったタスクをひと目で確認できることから、プロジェクトの進捗を円滑にできるでしょう。
また、かんばんボードやガントチャートを活用した管理方法も選択可能です。Slack・Googleカレンダー・Zapierなど、200を超える外部ツールとの連携も実現できます。
カスタムルールを設定することで、たとえばプロジェクトの締め切り延長に伴うタスクのスケジュール更新などのルーチン作業の自動化も可能です。比較的カスタマイズの融通が効きやすいアプリだと言えます。
料金プラン
- Basic：0円
- Premium：1ユーザーあたり1,200円/月（年間払い）
- Business：1ユーザーあたり2,700円/月（年間払い）
▼おすすめの工数管理ツールは下記記事でもご紹介しています
ビジネスチャット
ビジネスチャットを利用することで、メールや電話よりもカジュアルに連絡を取ることができます。
テレワークでも可能な限りコミュニケーションのハードルを下げることで、報連相（報告・連絡・相談）を促し、業務効率化に繋げられるでしょう。
Slack
出典：Slack
Slackはチャット形式でコミュニケーションがとれるビジネスチャットアプリです。自由にアップロードができる絵文字スタンプや、ワンクリックで通話ができるハドルミーティングなどの機能によって、円滑なコミュニケーションを実現できます。
また、従業員はチャンネルに参加していなくてもアクセス権限さえあれば、他のチャンネルを閲覧することが可能です。社内にある他プロジェクトの閲覧権限を付与することで、オンラインでもビジネスアイデアやコミュニケーションを生む環境づくりが実現できるでしょう。
▼料金プラン
- プロ：1ユーザーあたり925円/月（年間払い）
- ビジネスプラス：1ユーザーあたり1,600円/月（年間払い）
- Enterprise Grid：お問い合わせ
Chatwork
出典：Chatwork
Chatworkは中小企業向けのビジネスチャットアプリです。チャット機能だけではなく、ビデオ（音声）通話・タスク管理・ファイル管理などの機能も搭載されており、とくにテレワークを導入する企業や、社外とのコミュニケーション頻度が多い企業の間で導入が進んでいます。
実際に、日本企業が開発した信頼感やシンプルな操作性から、国内では30万社以上の企業で活用されています。国際的なセキュリティ規格を取得しており、官公庁でも導入できるほどの高いセキュリティ水準を備えているため、安心してご利用いただけるでしょう。
▼料金プラン
- フリー：0円
- ビジネス：1ユーザーあたり700円/月（年間払い）
- エンタープライズ：1ユーザーあたり1,200円/月（年間払い）
LINE WORKS
出典：LINE WORKS
LINE WORKSは、お馴染みのLINEアプリのビジネス版。スタンプ機能による円滑なコミュニケーションや、既読機能による情報伝達の確認など、ビジネス版でも変わらず使い心地の良い操作性が特徴です。
また、情報共有を蓄積できる掲示板や空き時間の確認から予定作成までできるカレンダー、従業員の業務内容を可視化するタスク管理など、さまざまな機能が搭載されています。
▼料金プラン
- フリー：0円
- スタンダード：1ユーザーあたり450円/月（年間払い）
- アドバンスト：1ユーザーあたり800円/月（年間払い）
メモ・ノート
業務内容に関するメモを徹底することで、業務定着を促し、従業員間での業務のムラを減らすことができます。
Evernote
出典：Evernote
Evernoteはテキスト・画像・音声・スキャン・PDF・文書ファイルなど、さまざまな形式で情報蓄積ができるアプリです。メモ以外にも、タスク管理やスケジュール管理などの目的で活用できます。
また、検索機能が優れており必要な情報を素早く見つけられる点が特徴です。業務内容に関するメモをまとめておけば、いざという場面で役立つでしょう。
▼料金プラン
- FREE：0円
- PERSONAL：1ユーザーあたり775円/月
- PROFESSIONAL：1ユーザーあたり1,033円/月
- TEAMS：1ユーザーあたり1,750円/月
Notion
出典：Notion
Notionは個人用のメモだけではなく、組織内での情報共有にも適したメモアプリです。
プロジェクトやタスクの情報を共有したり、議事録をまとめたり、研修プログラムのロードマップを作成したりなど、幅広い活用方法があります。
▼料金プラン
- フリー：0円
- プラス：1ユーザーあたり8ドル/月
- ビジネス：1ユーザーあたり15ドル/月
- エンタープライズ：お問い合わせ
Google Keep
出典：App Store
Google Keepは付箋のような感覚でメモを作成できるアプリです。
他のメモアプリに比べると作成のハードルが低く、掲示板のような役割を果たすでしょう。たとえば、業務に関するアイデアの共有や電話の取次メモなど。
社内で「Google Workspace」が導入されていれば、従業員の間で共有が可能なため、コミュニケーションの障壁を払拭したい小規模な組織におすすめのアプリです。
名刺管理
名刺管理アプリを利用することで、従来手間がかかっていた名刺管理をオンライン上で実現することができます。
Eight
出典：Eight
Eightはオンライン上で名刺管理ができるアプリです。
名刺をスキャンするだけで、相手のプロフィール情報をアプリ上で管理することができます。また、URLやQRコードを送信するだけでオンライン上でも気軽に名刺管理を実現できます。
異動・昇進・転職など、名刺内容が変更された場合は通知が届くため、新たなビジネスチャンスを得られる可能性もあるでしょう。
▼料金プラン
- 無料：0円
- Eightプレミアム：600円/月（もしくは6,000円/年）
myBridge
出典：myBridge
myBridgeはLINE株式会社のもとで生まれた名刺管理アプリです。スマートフォンで撮影をするだけで、名刺情報をデータ化することができます。
また、社内で名刺情報を一元管理することも可能です。誰がいつ登録した名刺なのか、どのような人物なのかなど、顧客情報を共有できるため、営業リストとして活用することもできるでしょう。
料金プラン
- 無料：0円
Wantedly People
Wantedly Peopleは約400万人に利用されている名刺管理アプリです。1回の撮影で、同時に10枚までの名刺情報をデータ化できるため、社外との交流が多いビジネスパーソンにおすすめです。
スマートフォンの連絡先と同期できるため、着信時には名前を表示させることができるなど、便利な機能も搭載されています。
料金プラン
- 無料：0円
オンラインストレージ
オンラインストレージを導入することで、わざわざファイルを送信・保存する必要がなくなります。また、リアルタイムで共同編集ができるため業務スピードが向上すると考えられるでしょう。
Google ドライブ
出典：App Store
GoogleドライブはGoogleが提供するオンラインストレージサービスです。写真やPDFファイルはもちろん、GoogleスプレッドシートやGoogleドキュメントなどの各種ツールを利用・保存することができます。
料金プラン（Google Workspace）
- Business Starter：1ユーザーあたり680円/月
- Business Standard：1ユーザーあたり1,360円/月
- Business Plus：1ユーザーあたり2,040円/月
- Enterprise：お問い合わせ
OneDrive
出典：App Store
OneDriveはMicrosoftが提供するオンラインストレージサービスです。
アメリカのフォーチュン誌が発行する優良企業リストであるFortune 500のうち、85％以上の企業から導入されており、セキュリティの高さや利便性の観点において、安心してご利用いただけます。
料金プラン（法人向け）
- OneDrive for Business (Plan 1)：1ユーザーあたり630円/月
- Microsoft 365 Business Basic：1ユーザーあたり750円/月
- Microsoft 365 Business Standard：1ユーザーあたり1,560円/月
Dropbox
出典：App Store
オンラインストレージサービスであるDropboxでは、Google ドキュメントやGoogle スプレッドシート、Microsoft WordやMicrosoft Excelなどのデータを直接作成・編集・保存することができます。
▼料金プラン（法人向け）
- Business：1ユーザーあたり2,400円/月
- Business Plus：1ユーザーあたり3,000円/月
情報収集
ビジネスにスピードが求められている現代では、情報収集も仕事のうちとなります。
しかし情報収集が非効率的となり、うまく処理ができず困っている方もいるでしょう。そのような方は、まずは下記2つのメディアに絞り確認してみてはいかがでしょうか。
NewsPicks
出典：App Store
NewsPicksは主にビジネスパーソン向けの経済情報メディアです。ユーザーがpickしたニュースコンテンツやNewsPicksオリジナルの記事、それらに対する経済著名人のコメントを閲覧することができます。
初心者でもわかりやすく経済情報をまとめた動画コンテンツも配信されているため、若手社会人でも常日頃から購読できるでしょう。
▼料金プラン（個人向け）
- 月額プラン：1,850円
- 年割プラン：1,534円（12ヶ月分をまとめてお支払い）
- 3年割プラン：1,084円（36ヶ月分をまとめてお支払い）
※無料トライアルあり
▼料金プラン（法人向け）
- 3-9人の場合：1人あたり17,952円/年
- 10-99人の場合：1人あたり14,916円/年
- 100人以上の場合：お問い合わせ
Yahoo!ニュース
出典：App Store
Yahoo!ニュースでは経済情報のみならず、政治・国際情勢・エンタメ・スポーツなど、幅広いジャンルの情報を把握することができます。
1日の記事数は約6000本、月間PV数は約200億と言われるマスメディアなので、同僚や顧客との会話のきっかけとなるネタを仕入れるには適した媒体だと言えるでしょう。
▼料金プラン
- 無料：0円
業務効率化アプリを導入する際の注意点
業務効率化アプリを導入する際は、端末のセキュリティに気をつけましょう。たとえば顧客情報にアクセスできてしまうアプリは、スマートフォンからのアクセスは避けた方が良いと考えられます。
また、アプリをインストールする場合は従業員の私用スマートフォンではなく、会社支給のスマートフォンを配布して行いましょう。常に会社側で管理できる状態にしておくことが重要です。
アプリを導入して業務効率化を進めましょう
業務効率化を行うことで「ムリ・ムダ・ムラ」な業務がなくなり、働き方改革の改善に繋がります。
とくに近年では時間外労働の上限規制が施行されたことから、限られた業務時間のなかでパフォーマンスを高める必要があります。まずはアプリを導入して、従業員の業務効率化を進めてみてはいかがでしょうか。
▼パソコンで利用できるおすすめの業務効率化ツールは下記記事でご紹介しているので、合わせてご参考にしてください
