「タイムマネジメントは難しい」というお悩みを抱えている企業は多くいらっしゃいます。
実際、タイムマネジメントが必要とわかっていても、時間に追われている状況では新たな取り組みに躊躇するのも仕方ありません。しかし、導入にあたってのポイントを押さえれば、タイムマネジメント自体はそこまで難しいことではないかもしれません。
今回の記事では、タイムマネジメントを導入したい方向けに導入の注意点をご紹介します。
目次
タイムマネジメントの目的とは
タイムマネジメントとは「自分のリソースを何にどれくらい投資するかの仮説検証をすること」と言えます。目的は企業や組織によってさまざまですが、大きく捉えると「時間の投資によるリターンの最大化」といえます。
リターン最大化のためには、仕事の進め方や優先順位付けをコントロールすることが必要です。タイムマネジメントを行うことで生産性や効率アップに繋がり、余裕を持って仕事に取り組めるようになります。
タイムマネジメントの定義についてより詳しく知りたい方はこちらの記事も参考にしてみてください。
タイムマネジメントで起こりがちな失敗例
タイムマネジメント自体はとても有用で意味のある取り組みです。しかし、安易に取り入れると以下のような失敗に陥ってしまう可能性もあります。
- 綿密にやりすぎて逆効果
- 目的が定まっていなくてゴールにたどり着けない
- 効率を上げることに囚われ過ぎて逆に腰を据えて仕事ができない
- 時間の見積もりが甘く仕事が時間内に終わらない
- キャパオーバーなスケジューリングで毎日仕事に追われてしまう
上記のような課題が、導入後に多くの企業で散見されます。組織の風土や業務内容に合わせて、タイムマネジメントのルールをきちんと決め、無理のない運用を目指す必要があると言えます。
タイムマネジメント導入時の課題のための事前準備
タイムマネジメントを導入する際の注意点・事前準備をまとめたので、ぜひ参考にしてみてください。
全てのタスクを洗い出す
タイムマネジメントを行う前に、全てのタスクを洗い出すことを習慣化しましょう。自分のやるべきことが理解できていなければスケジュールを組むことは難しいです。
「資料整理」「メール返信」など、1日や1週間のタスクを全て書き出してみましょう。そして、タスクごとにかかるおおよその時間も追記します。そうすることで「何にどれくらいの時間がかかるか」が見える化され、タイムマネジメントを進めやすくなります。
1500以上のタスクを事前に洗い出し、タイムマネジメントの浸透率をあげた事例もあるため、是非参考にしてみてください。
目的を明確にする
洗い出したタスクは、それぞれ目的を明確にしておくこともポイントです。やる理由が不明確なタスクは、優先度を下げるべきかもしれませんし、ゴールがわからないと想定時間も読みづらいです。
目的がはっきりしないタスクに関しては、今一度「必要か？」「他の人に振り分けられないか？」などと見直してみてください。場合によっては上司に相談してみることも一つの手段です。
効率アップにとらわれすぎない
タイムマネジメントに取り組み始めると「効率的にできるようにしないと」「短時間で作業をこなさないと」ということばかりに気を取られてしまうケースも多いです。しかし、効率アップを意識しすぎて仕事が雑になったり、割くべき時間を十分に取れなくなるというケースもあります。
タイムマネジメントを導入する際は、「効率的に・早く終わらせる」ことにとらわれ過ぎないように注意しましょう。時間をかけて取り組むべきタスクと、短時間で済ますべきタスクの見極めをしっかり行うことが、タイムマネジメント成功のポイントとなります。
予定を詰め込み過ぎない
スキマのないスケジュールを組んでしまうと、予期せぬトラブルや緊急のタスクに対処できません。結果的にタイムマネジメントも上手くいかずに、時間に追われる状況に戻ってしまいます。
分刻みで詰め込んだり、プライベートを削ったりするようなスケジュールを組んでいないか、今一度確認してみましょう。「予定は1日1テーマに絞る」「だいたい2割は余裕を持って組む」など予定を詰め込まない工夫をすると、タイムマネジメントにも有効です。
空いた時間は分析・改善に使う
タイムマネジメントによって生まれた時間で、時間の使い方の振り返りや改善をすると好循環を作ることができます。
タイムマネジメントは「なぜ効率が上がったか」「なぜ想定どおりに進まなかったか」という分析・改善を繰り返すことでより効果が上がります。逆に、分析・改善を怠っていると効果を感じられなくなってくるケースもあります。
活用するツール選びも重要
タイムマネジメントは、活用するツールも成功のカギを握ります。時間やタスクの管理に時間がかかったり、直感的でないツールを使うとやる気が下がってしまう可能性大です。
タイムマネジメントで活用するツールは、入力方法が自分に合っているかをチェックし、毎日続けやすいものを選びましょう。使う頻度の高いものだからこそ、適したツールを取り入れることが、タイムマネジメントの定着にも大きく関わってきます。
タイムマネジメントに使えるアプリ・ツールを試したい方は、以下の記事も参考にしてみてください。
タイムマネジメントにはTimeCrowdがおすすめ
毎日タスクや時間を記録したり、分析・改善を繰り返しすことを考えるとシンプルなツールを使いたいですよね。そんな方におすすめなのが「TimeCrowd」という時間管理ツール。
また、時間管理の特化したツールなので、使いやすさは抜群です。
- 最短1ステップで記録可能、リアルタイム計測・カレンダー入力の使い分けが可能
- レポート機能で記録したデータを分析
- 単価設定ができ、ユーザーごとの人件費がチェックできる
- SlackやGoogle Calendarと連携して記録したタスクの表示もスムーズ
- チームメンバーのリアルタイムでの稼働状況を見える化
シンプルだからこそ、タイムマネジメントで陥りがちな失敗も回避しやすいと言えます。「タイムマネジメント取り入れてみたいけどできるかな…」と悩んでいるなら、TimeCrowdを試してみてはいかがでしょうか。
タイムマネジメントの課題を乗り越えよう
タイムマネジメントは、成果を上げるために有効です。しかし、なんとなくで導入しても失敗に陥りやすいので、自分たちに合ったルールを決めて取り組んでいきましょう。
ポイントを押さえつつコツコツと実践していけば、タイムマネジメントの効果は確実に表れます。もしも不安が残っている場合は、とりあえずTimeCrowdで時間やタスクの記録からはじめてみるのもおすすめです。2週間の無料試用期間があるので、ぜひチャレンジしてみてください。
