タイムマネジメントとは、単純に「時間管理」のことだと考えていませんか？
しかし、実際は時間管理をするというより、行動や意識を変えること。こうした基本の概念や方法は、企業でタイムマネジメントの導入を進め用途検討しているなら、理解しておきたいところですよね。
そこで今回は、タイムマネジメントの意味や導入を進めるための5つのステップをご紹介します。社員研修におけるタイムマネジメントのポイントも解説するので、導入を検討している企業や管理職の方は参考にしてみてください。
目次
タイムマネジメントとは？
まずは、タイムマネジメントの意味やメリットについてチェックしていきましょう。
生産性や効率アップを図ること
タイムマネジメントとは、「時間の使い方を改善して、生産性や効率アップを図ること」を意味します。タイムマネジメントという言葉の響きから、時間を管理する意味合いをイメージする人は多いでしょう。
しかし、時間は人に平等に与えられているものであり、自由に増やしたり減らしたりできません。タイムマネジメントは、時間というより「行動」をマネジメントして仕事をスムーズに進める術であり、企業や個人などに求められるビジネススキルの1つです。
タイムマネジメントが必要とされる背景
タイムマネジメントがさまざまなビジネスシーンに必要とされるのは、以下のような背景があります。
- 働き方改革の推進
- 国内の労働力人口の減少
- 生産性の低下傾向
こうした背景による課題を改善・向上していくには、タイムマネジメントを通じて1人当たりの時間をできる限り活用し、生産性を高めていくことが重要だと考えられています。
タイムマネジメントを実施するメリット
タイムマネジメントを実施すると、生産性や仕事の効率をアップすることが可能ですが、他にも以下のようなメリットが得られます。
- 残業時間削減やコストカットに繋がる
- 少ない時間でできることが増やせる
- 精神的余裕がうまれる
- 緊急や重要度の高いタスクでも、確実にクリアできる
- 仕事とプライベートの両立がしやすくなる
タイムマネジメントは企業にとってのメリットはもちろん、個人にもプラスに働くスキルです。タイムマネジメントを進めることができれば、企業にも従業員にも良い変化が現れることでしょう。
タイムマネジメントを進める5つのステップ
タイムマネジメントの意味がわかったところで、進める方法をチェックしていきましょう。タイムマネジメントを進めるステップは以下の通り。
- タスクをすべて洗い出す
- 優先順位をつける
- 目標を設定する
- 実践する
- 実践を振り返る
順を追ってご紹介します。
1.タスクをすべて洗い出す
まずは、自分がやるべきタスクをすべて洗い出します。タスクを洗い出すことによって、自分の仕事を把握することは、タイムマネジメントを行う際に欠かせません。
パソコンやメモなど、自分のやりやすい方法でタスクを書き出していきましょう。
2.優先順位をつける
タスクの洗い出しが終わったら、それぞれに優先順位を付けていきます。この際は、「アイゼンハワーマトリクス」を用いて分類していきましょう。
アイゼンハワーマトリクスとは、第34代アメリカ大統領のアイゼンハワーが時間管理するときに使用したとされるフレームワーク。タスクを以下のような4つの領域に分類し、優先順位を明確に把握するのに有効だといわれています。
- 第Ⅰの領域：緊急度・重要度ともに高い業務
- 第Ⅱの領域：緊急度は低いが重要度は高い業務
- 第Ⅲの領域：緊急度は高いが重要度は低い業務
- 第Ⅳの領域：緊急度・重要度ともに低い業務
このように分類することにより、優先すべき業務から仕事を進め、優先度が低い業務は他人に振り分けるなど、とるべき行動が理解しやすくなります。
3.目標を設定する
続いて、優先順位をつけたタスクについて、具体的な目標を設定していきましょう。タスクごとに目標や期限を設定すると、より可視化できるようになり仕事に対する意識も変わってきます。
目標設定の際は、「SMARTの法則」を用いるのが有効です。SMARTの法則とは、ジョージ・T・ドラン提唱の目標設定方法。以下のように、目標をクリアするために重要な要素の頭文字から成り立っています。
- 「S」 Specific（明確性・具体性）
- 「M」 Measurable（計量性）
- 「A」 Assignable（割当設定）
- 「R」 Realistic（実現可能性）
- 「T」 Time-related（期限設定）
ただし、目標の設定にはこの5つの要素すべてを満たす必要はありません。どの要素が必要で適しているかを判断しながら、明確に設定していくのがポイントです。
4.実践する
タスクの優先順位つけ、目標設定までできれば、それに沿って仕事を進めていきましょう。はじめのうちは、これまでの業務の進め方と違って「やりにくい…」と感じるかもしれませんが、最終的には効率アップに繋がる可能性があります。
自分が決めた優先順位や目標に基づいて仕事を進めてみてください。
5.実践を振り返る
実践後は、必ず振り返る時間を作ります。タイムマネジメントは、1度で終わるものではなく、続けなければ意味がありません。1日の終わりや週末など、振り返りしやすいタイミングに時間を設けて、以下のように実践の流れがブレていないかを確認してみましょう。
- 計画通りに進められたか
- 時間配分は的確か
- 適切な目標がつけられているか など
「物事がスムーズに進まない」「目標達成が難しい」といった点がある場合は、スケジュールや目標を見直してみて適宜調節します。ここまでの流れを繰り返して実践することで、タイムマネジメント術が次第に身についていき、生産性や効率アップに繋げることができるでしょう。
タイムマネジメントを社員研修に導入するポイント
タイムマネジメントを社員研修に取り組む際にも、押さえておきたいポイントがあります。ここでは、そのポイントについてチェックしていきましょう。
現状を把握させる
社員研修においてタイムマネジメントを実践する前に、従業員一人ひとりの現状を把握させましょう。「今のままで支障はない」と感じている社員にタイムマネジメントを実施するように促しても、積極的に行動できません。
そのため、まずは現状を把握し、「時間がかかりすぎている」「業務の流れがおかしい」などの課題に気づかせる必要があります。タイムマネジメントが必要な現状が理解できれば、研修のモチベーションも変わってくるはずです。
効率のいい時間の使い方を具体的に示す
タイムマネジメントの必要性を社員に伝えるとともに、どうしたら効率よく時間を使えるのかという方法についても示すことが必要です。具体的なイメージがわからないと、タイムマネジメントに対する意識は低いままで、取り組みにくいと考えられます。
タスクの優先順位の付け方や、目標設定の事例なども研修で伝えると、タイムマネジメントへの意識は変わってくるでしょう。
課題に合わせて実施する
タイムマネジメントを社員研修で行うには、課題に合わせて実施するのがポイントです。たとえば、タスクの洗い出しができていないのに、研修で優先順位をつけるところからはじめても、効果は期待できない可能性があります。
社員研修の前には、アンケート調査などにより、タイムマネジメントのどのステップが課題になっているか把握しておきましょう。その課題を社員研修に取り入れれば、より効果的な実践に繋げられます。
グループワークで情報を共有する
研修や実践で得た情報は、グループワークで共有するように促すこともポイントです。管理者が一方的にタイムマネジメントを実践させるだけではその場限りになる場合があり、従業員に浸透するまでに時間がかかる可能性があります。
社員に主体性をもたせてタイムマネジメントを進めるためには、グループワークが有効です。従業員同士議論したり、成果を発表したりすることで、新しい発見や改善点が意識しやすくなり、タイムマネジメントの浸透にも繋がっていきます。
タイムマネジメントを実施する際はTimeCrowdがおすすめ
タイムマネジメントを実施する際には、適したツールを導入する方法もあります。そこでおすすめなのが「TimeCrowd」という時間管理ツールです。
は、業務時間を簡単に見える化することができ、現状把握に効果を発揮します。データをグラフ化することにより、さらに詳しい分析をすることが可能。タイムマネジメントにおける業務の流れや時間の把握をサポートします。
少ないコストで導入でき、社員研修や毎日の業務に使うことが可能です。タイムマネジメントの導入をお考えであれば、2週間無料試用期間を利用してTimeCrowdの使用感を試してみてはいかがでしょうか。
タイムマネジメントを導入して成果を上げよう
タイムマネジメントはビジネスシーンで求められるスキルの1つ。企業で導入する際には、ポイントを押さえつつ、従業員が主体的に行動できるように促しましょう。
慣れないうちは、タイムマネジメントの重要性が理解できないかもしれませんが、続けていくうちに自然と結果はついてきます。実践にTimeCrowdのようなツールも取り入れながら、タイムマネジメントの導入を進めてみてください。
