業務を効率化してチームや会社全体の生産性を高めるには、仕組みづくりが重要です。
タスクマネジメントを実施すれば、業務の全体像を把握できるため、タスクの抜け漏れ防止につながります。また、社内リソースの効率的な活用という面でも効果が期待できるでしょう。
本記事ではタスクマネジメントの意味や実施するメリット、具体的な方法や成功させるコツについて解説しています。
タスク管理方法を見直して、自分やチームメンバーの生産性を高めたい方は、ぜひ参考にしてください。
タスクマネジメントとは
タスクマネジメント（タスク管理）とは、タスクの進捗状況を管理する手法のことです。
仕事を小さな単位に分解し、優先度と期限を設定することで抜け漏れを防ぎ、業務の効率化を図ることができます。
タスクは「やるべき作業」という意味ではToDoと似ていますが、ToDoと違い必ず期限が設定されています。
タスクマネジメントをサポートしてくれるツールやアプリは複数ありますが、効果的にタスクマネジメントを行うには、運用方法やコツを理解してから実践するのがおすすめです。
タスクマネジメントを行うメリット
タスクマネジメントを行う主なメリットとして、以下のようなものが挙げられます。
- タスクの抜け漏れを防げる
- 業務の全体像を把握できる
- 社内リソースを効率的に活用できる
それぞれ詳しく解説します。
タスクの抜け漏れを防げる
タスクマネジメントを実施すれば、タスクの抜け漏れを防ぐことができます。
仕事によっては、さまざまなタスクを複数のメンバーで担うケースもあるでしょう。
そんなときに、誰がどのタスクを担当していて、どこまで進捗しているのかを把握できていないと、対応漏れが発生する恐れがあります。
対応漏れがあると売上の機会を逃したり、納期に遅れたりなど、会社にダメージを与えかねません。
タスクマネジメントを取り入れて、タスクの抜け漏れを防ぎ、業務のスピードと質を向上させましょう。
業務の全体像を把握できる
タスクマネジメントを実施すれば、業務の全体像を把握することができます。
タスクを洗い出すことによって、目の前の業務だけではなく、業務の最初から最後までを全体的に俯瞰して見ることができるのです。
その結果、進捗状況を確認しやすくなり、トラブルにも気づきやすくなるでしょう。
社内リソースを効率的に活用できる
タスクマネジメントを実施すれば、社内リソースを効率的に活用できます。
業務の全体像を把握できているため、それぞれのタスクに必要な時間や人員数を把握することが可能です。
タスクごとに適切な人員を割り当てることができるため、社内リソースを無駄にすることなく、効率的に活用できるようになるでしょう。
タスクマネジメントの方法と流れ
タスクマネジメントは下記の流れに沿って行うのが基本です。
- タスクを洗い出す
- 優先順位を決める
- スケジュールを組む
- 進捗を確認する
順番に解説します。
①タスクを洗い出す
まずは、やるべきタスクを全て洗い出します。
抜け漏れの無いよう、なるべく細かい単位まで洗い出すことができれば、それだけタスクマネジメントの精度も高まります。
たとえば「資料作成」といった大きい単位のタスクでは、具体的な業務内容を把握できませんよね。そのため、全体でどれだけの時間が必要かも予測できないでしょう。
このような場合は、以下のように細かい単位でタスクを抽出します。
- 構成案作成
- コンテンツ作成
- デザイン調整
タスクを細分化することで、やるべきことが具体的になり、作業に必要な時間も明確になります。
②優先順位を決める
タスクを洗い出したら、緊急度と重要度に基づいてそれぞれのタスクに優先順位を設定します。
以下のように分類すると優先度を決めやすいでしょう。
- A：緊急度も重要度も高い
- B：緊急度は低いが重要度は高い
- C：緊急度は高いが重要度は低い
- D：緊急度も重要度も低い
タスクごとにA→B→C→Dに分類し、優先度が分かるようにしておきましょう。
▼優先順位のつけ方が苦手な方は下記記事を参考にしてみてください
③スケジュールを組む
タスクの優先度を設定したら、期限を設定してスケジュールを組みます。
設定した優先度に基づき、タスクに取り組む具体的な日時にまで落とし込みます。
タスクの期限は最終期限ではなく、余裕を持たせた日程にするのがおすすめです。
突発的な仕事が入ったときや、トラブルが発生したときにも臨機応変に対応できるでしょう。
④進捗を確認する
スケジュールを設定したら、実際にタスクに取りかかります。
1週間や2週間といった単位で振り返りを行い、進捗状況の遅れや問題が起きていないかを確認しましょう。
進捗確認では期限に間に合ったかどうかをチェックするのも重要ですが、品質に問題が無かったかどうかも確認しなればいけません。
納期を優先するあまり、低品質な仕事をしていたのでは本末転倒です。
品質に問題があると判断した場合、次回からは同じタスクにかかる時間を多めに取ったり、業務フローを見直したりといった工夫が必要になります。
▼進捗管理におすすめのツールは下記記事をご参照ください
タスクマネジメントを成功させるコツ
タスクマネジメントを成功させるコツを紹介します。
- ツール・アプリを活用する
- タスクを細分化する
- 達成可能な目標を設定する
- 早めの情報共有を徹底する
それぞれ詳しく解説します。
ツール・アプリを活用する
タスクマネジメントを成功させるには、タスク管理ツールの活用がおすすめです。
たとえば「Trello」や「Asana」といったタスク管理ツールを導入すれば、チームでのプロジェクト管理を効率化できます。
タスクの細分化や期限設定、メンバーへの割り当てなどの必要な機能は網羅されており、誰でも簡単にタスクマネジメントを実施できるでしょう。
また、タスク管理ツールと一緒に時間管理ツールも導入すれば、さらなる業務効率化が期待できます。
おすすめは「TimeCrowd」という時間管理ツールです。
国内3,500社以上への導入実績があるツールで「今」「誰が」「何をしているのか」をリアルタイムで確認することができます。
過去の業務を振り返ることもできるため、実際のデータに基づいて時間の使い方について部下にフィードバックをすることも可能です。
また、人件費をあらかじめ設定しておけば、プロジェクト（タスク）単位での収支計算も容易に行うことができます。
PC用ブラウザでの利用の他、iPhoneアプリやAndroidアプリ、Chrome拡張機能にも対応しているため、さまざまな環境から利用可能です。
最初の2週間は無料でお試しいただけますので、詳しい機能や料金プランにご興味のある方は下記資料よりご確認ください。
時間管理ツール「TimeCrowd」の資料をダウンロード TimeCrowdの無料トライアルに申し込む▼タスクマネジメントにおすすめのツール・アプリは下記記事をご参照ください
タスクを細分化する
タスクマネジメントの肝は、タスクの細分化です。
ざっくりとした単位でタスクを管理すると、作業に必要な時間の計算もしづらくなってしまいます。
その結果、期日の設定や進捗確認も難しくなってしまうでしょう。
たとえば「取引先に提出するレポートの作成」というタスクの場合、以下のように細分化することができます。
- 自分：レポートの骨子案作成
- 上司：チェックとアドバイス
- 自分：レポートを作成
- 上司：チェックとアドバイス
- 自分：最終修正
- 上司：最終チェック
- 自分：取引先に提出
1人だけで進められないタスクの場合は、上記のようにタスクを細分化した上で、誰が何をやれば良いかをひと目で分かるように細分化しましょう。
そして、それぞれのタスクに期日を設定して取り組めば抜け漏れを防ぐことができます。
達成可能な目標を設定する
タスクマネジメントでは、達成可能な目標を設定するのもポイントです。
タスクマネジメントの実施によって、業務の効率化を図ることはできますが、業務そのものの量を減らせるわけではありません。
効率化による業務スピードアップにも限界があるため、作業の質とスピードのバランスを見ながら、無理のない目標設定を心がけましょう。
早めの情報共有を徹底する
タスクマネジメントを行う上では、早めの情報共有を徹底するようにしましょう。
特にチームで仕事を進める場合、1人の遅れが全体の進捗に影響を与えてしまうことがあります。相談・連絡・報告が遅れたことでチームメンバーの作業開始が遅れ、納期に間に合わなくなってしまう可能性もあるでしょう。
遅れが発生したり、疑問が出てきたりしたら、すぐにメンバーや上司に連絡をすることが大切です。
また、ネガティブな報告を悪としない、心理的安全性の確保されたチームや職場を目指すことも重要といえるでしょう。
▼「どうしてもタスクマネジメントが苦手…」という方は、下記記事もご参照ください
タスクマネジメントを実施して生産性を高めよう
本記事では、タスクマネジメントの実践方法・メリット・成功させるためのコツについて解説しました。
タスクマネジメントを実施すれば作業の抜け漏れ防止や業務の効率化、社内リソースの有効活用などの面でメリットが期待できます。
自分や自社の状況に合わせてタスクマネジメントツールを選定し、チームや会社の生産性を高めましょう。
