企業が活用できる経営資源は限られています。特に慢性的な人手不足が叫ばれている日本国内では、多くの企業がリソース不足の課題に直面しているでしょう。
そのような状況のなかで、限られた経営資源を有効活用する「リソース管理」に力を入れる企業が増えています。
本記事では、リソース管理の基本になる6つの経営資源「ヒト」「モノ」「カネ」「情報・ノウハウ」「時間」「知的財産」について解説いたします。また、リソース管理を実施するメリットやポイント、おすすめのツールについてもご紹介していますので、ぜひ参考にしてみてください。
リソース管理とは
リソース管理とは、プロジェクトにおいて経営資源（とくに人的リソース）を効率よく活用できるように管理をすることです。
プロジェクトを成功に導くためには、企業は保有する経営資源（ヒト・モノ・カネ・情報など）を最大限に、効率よく活用することが求められます。この経営資源を適切に管理することを「リソース管理」といいます。
企業が保有する経営資源は、大きく分けて下記の6つに分けられます。
- ヒト
- モノ
- カネ
- 情報・ノウハウ
- 時間
- 知的財産
それぞれの経営資源について、具体的に解説いたします。
ヒト
リソースのうち、もっとも重要な要素のひとつが「ヒト」です。プロジェクトメンバーの適性や知識・スキル・経験などを把握することは、プロジェクトを円滑に進めるうえでは欠かせない取り組みです。
また、人的リソースの管理は自社の従業員に限った話ではありません。コンサルタントやフリーランスなど、外部のメンバーがプロジェクトに参加する場合には、各種ステークホルダーの管理も欠かせません。
モノ
プロジェクトの遂行には、社内の設備や備品・ツール、建物や車両といったモノの管理が必要になります。
多くの場合、物的リソースの導入には時間やコストがかかります。プロジェクトの成功で得られる費用を見積もったうえで、費用対効果を見極めて取り入れることが重要です。
カネ
予算がなければプロジェクトを立ち上げることはできません。人材の採用や設備の導入費用、それぞれのランニングコストなどについては適切に把握する必要があります。
また、これらの資金面の管理は、プロジェクトに取り組む前から十分に準備をしておくことが重要です。
資金が不足してしまえば、プロジェクトを継続することは難しくなるため「カネ」というリソースは「ヒト」や「モノ」と並び、経営資源として欠かせない要素のひとつだといえます。
情報・ノウハウ
過去のマーケティング活動から得られたデータや、顧客情報、技術情報といったものは「情報・ノウハウ」の経営資源として該当します。
プロジェクトに取り組む前には「必要な情報やノウハウが自社内にあるのか」について確認をしておく必要があります。また、不足している場合には外部から調達をする必要があるでしょう。
時間
プロジェクトメンバーが稼働できる時間は限られています。メンバーの限られた時間をどのようなタスクに割り振るのかは、プロジェクトを適切に進めるうえでは欠かせない取り決めです。
また、一人ひとりが「どのようなタスクに・どれぐらい時間をかけたのか」は、できるだけ正確に把握しておく必要があります。時間のかかる業務がわかれば「業務を見直す」「業務をなくす」などして、改善を図ることができます。業務効率化を進めることができれば、よりコアな活動に時間を割き、売上や利益を向上させることができるでしょう。
それぞれのメンバーが「どのタスクに・どれぐらい時間をかけたのか」を把握するにはTimeCrowdの導入がおすすめです。タスクの開始時と終了時にワンクリックで打刻をすることで、自動でデータを集計して、レポート画面に可視化することができます。
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知的財産
知的財産とは、アイデアやクリエイティブなどの創造的な価値のあるものです。自社にしかない技術やノウハウがある場合には「商標権」や「特許権」といった法律で知的財産を守る必要があります。
リソース管理に取り組むメリット
リソース管理に取り組むメリットには、主に以下の2つが挙げられます。
- リソースを適切に配分できる
- トラブルに対応できる
リソースを適切に配分できる
リソース管理を行う最大のメリットは、リソースを適切に配分してプロジェクトの成功に繋げられることです。現状にあるリソースと不足しているリソースを把握することで、各工程にリソースを適切に割り振ることができます。
プロジェクトの計画を立てやすくなり、現実的なスケジュールやクオリティを見積もることもできるでしょう。
また、プロジェクトの途中でもリソース管理は重要になります。たとえば「ヒト」の管理であれば、特定のメンバーに業務が偏れば、プロジェクトが遅延したり、成果物のクオリティが低下したりする可能性があります。このような事態を未然に防ぐには、適切なリソース管理、およびタスク配分が欠かせない取り組みだといえます。
トラブルに対応できる
プロジェクトを進行していくなかで、トラブルはつきものです。もちろんトラブルを未然に防ぐのが理想ですが、実際にはトラブルが発生しても迅速な対応ができることのほうが重要でしょう。
リソース管理を行うことで「何のリソースが・どのような状況なのか」を把握できるため、急な出来事が発生した場合でも迅速に対応することができます。
リソース管理を適切に行うポイント
ここからは、リソース管理を正しく進めていくためのポイントについて解説します。ポイントになるのは以下の項目です。
- 組織全体のリソースを把握する
- プロジェクトに必要なリソースを把握する
- タスクに優先順位をつける
- 情報共有を行う
- 課題の特定・分析をする
- 改善策を実施する
①チームメンバーのリソースを把握する
組織のなかで人的リソース・予算・情報などのリソースがどれくらいが使えるのかを把握しておくことが重要です。
とくに人的リソースを把握する際には、メンバーのスキル・経験・得意な業務内容を洗い出していきます。なお、メンバーのなかには他のプロジェクトと掛け持ちをしている場合もあるため「どれくらいの時間を割くことができるのか」については予め確認をしておきましょう。
②プロジェクト遂行に必要なリソースを把握する
続いて、人的リソース・資金・原材料・設備など、プロジェクト遂行に必要なリソースを全て洗い出していきます。
リソースが不足している場合には、追加で補充をする必要があります。設備投資やツールの導入・資金調達・人的リソースの補充などについては時間がかかるため、余裕を持ってスケジュールを組むことが求められるでしょう。
③タスクに優先順位をつける
プロジェクトの遂行に必要なタスクを全て洗い出します。この際にすべてのタスクを並列に捉えるのではなく、タスクに優先順位や親課題・子課題といった階層を付けることが重要です。
たとえば「タスクAが終わらなければタスクBに取りかかれない」という場合、他のタスクを優先してしまうとプロジェクトの遅延が発生してしまいます。どのタスクが優先度が高いのか、そしてどのような順番で取り組むべきなのか、すべてを洗い出してからプロジェクトに取り掛かりましょう。
プロジェクトのタスクを洗い出すにはWBSというフレームワークの活用がおすすめです。細かなタスク内容まで担当者と期日を明確にしておくことで、抜け漏れなくタスクに取りかかれるようになります。
▼WBSの作成方法やタスクの優先順位の付け方は下記記事を参考にしてください
プロジェクトに必要なタスクを網羅的に洗い出せれば、人的リソースや金銭的リソースについての見積もり精度をさらに高めることができます。
④情報共有を行う
プロジェクトを進行していくなかで、情報共有は非常に重要な要素になります。いくら担当者や納期を決めても、必要な情報・ノウハウがなければ作業を進めることはできません。
大切なことは、作業に行き詰まっているメンバーがいれば、周囲のメンバーやリーダーが率先して助けられるような、フォロー体制を整えることです。また、組織全体で保有している情報やノウハウについては、先に洗い出して、整理をして、いつでもアクセスできる状態にしておくことが重要です。
メールよりも投稿のハードルが低いチャットツールや専用の情報共有ツールを活用しましょう。
▼情報共有に役立つおすすめのツールは下記記事を参考にしてください
⑤課題を特定・分析する
プロジェクトを進めていくなかで、トラブルや遅延が発生したり、メンバーに過度な負担がかかっている場合には、原因となる課題を特定・分析することが重要です。
「スケジュールや納期の設定が十分ではない」「人的リソースが不足している」「メンバーのスキルが不足している」など、さまざまな原因が考えられます。現状を正確に把握して、課題の洗い出しや分析を行いましょう。
とくに人的リソースについては、現状を把握する方法のひとつとして「工数管理」が挙げられます。工数管理ツールTimeCrowdを活用すれば「どの業務に・どれぐらい時間（人件費）をかけているのか」や「いつ・誰が・何をしていたのか」といった情報を可視化することができます。
▼TimeCrowdのレポート画面はこちら
想定より時間がかかっているタスクがあれば、スキル不足や人的リソース不足を疑い、原因として分析することができるでしょう。
TimeCrowdはタスクの開始時と終了時に、タスク名を選択してワンクリックで打刻をするだけというシンプルな操作性が特徴のツールです。Google カレンダーやOutlook カレンダーと連携をすることで、スケジュールからタスク名を自動で反映して、打刻することができます。
プロジェクトを進めるうえでは欠かせない業務改善や収支管理に役立つツールなので、詳しい機能や料金プランを知りたい方はぜひ下記のサービス資料よりご確認ください。
工数管理ツール「TimeCrowd」の資料をダウンロード⑥改善策の実施
プロジェクトのトラブルとなる原因が特定できたら、つぎに改善策を考案して実施します。
とくに人的リソースが不足している場合には追加人員の補充、過密スケジュールの場合にはスケジュール作成の見直しなど、適切な改善策を実施することでトラブルを沈静化できるでしょう。
改善策を実施したら効果を検証します。想定ほどの効果が出なかった場合には、さらなる改善策を考案してブラッシュアップしていくことが重要です。
リソース管理に便利なおすすめツール3選
最後にリソース管理のなかでも「ヒトの管理」に役立つ、おすすめのツールをご紹介します。
TimeCrowd
TimeCrowd（タイムクラウド）は、国内4,000社以上で導入されている工数管理ツールです。プロジェクト内で「どの業務に・どれくらい時間をかけているのか」や「今・誰が・何をしているのか」といった状況を可視化できます。
特定のメンバーにタスクが偏っていないか、稼働に余裕があるメンバーはいないかなどをリアルタイムで確認できるため、臨機応変な人材配置を行うことが可能です。
時間管理に特化して開発されたツールのため、操作性に迷いづらい点が特徴です。また、打刻したデータはレポート画面に自動反映されるため、工数データを集計する手間がかからない点がポイントです。
最初の2週間は無料でご利用いただけます。少しでもご興味のある方は下記のサービス資料より詳細な機能や料金プランをご確認ください。
工数管理ツール「TimeCrowd」の資料をダウンロードBacklog（バックログ）
出典：Backlog
Backlog（バックログ）は、株式会社ヌーラボが提供するプロジェクト管理ツールです。プロジェクトの課題を作成して、担当者・スケジュール・優先順位を個別で設定できるため、タスクの抜け漏れや遅延を防ぐことができます。
また、ガントチャート機能がついているので、プロジェクトの進捗状況を可視化することができます。納期までの達成率が可視化されて、長期的なプロジェクトに役立ちます。
Excel
Excelやスプレッドシートなどの表計算ソフトを活用すれば、実質無料でリソース管理に取り組むことができます。優良のツールと比較をしても、操作の自由度が高いため、プロジェクトの属性に合わせて必要な情報をカスタマイズして分析しやすいという特徴があります。
一方で、場合によっては複雑な関数を組んだり、情報の更新が属人化しやすいといったデメリットも挙げられます。また、ファイルの情報共有に手間がかかってしまう点もデメリットです。
リソース管理に人的リソースを割くことができる場合はExcelでも問題ありませんが、小・中規模の企業やプロジェクトでは、できるだけ専用のツールを活用したほうが良いでしょう。
まとめ
本記事では、リソース管理の基本となる6つの経営資源やリソース管理を行うメリット、おすすめのツールについて解説しました。
リソース管理はプロジェクトの目標を達成するためには欠かせない取り組みです。チームメンバー全員がプロジェクトの全体像を把握して、適切にタスクをこなしていくためにもプロジェクトリーダーは進んでリソース管理に取り組むことが求められます。
また、リソース管理はプロジェクトの課題の早期発見、原因分析に役立てることができます。現状を把握して、不足しているリソースを特定することで、業務の改善につなげることが可能です。
とくに人的リソース面で課題を感じられている企業様はぜひTimeCrowdの導入をご検討ください。組織やプロジェクト全体で「どの業務に・どれぐらいの時間をかけているのか」を把握することで、適切なリソース配分の見直しに役立てることができます。
少しでもご興味のある方は、下記のサービス資料より詳細をご確認ください。
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