コロナ禍をきっかけに、テレワークを導入した企業が増えています。
しかし、オフィスでの勤務とは異なり、チームメンバーの業務実態を直接把握することが難しく、プロジェクト管理に頭を悩ませている管理者の方も多いのではないでしょうか。
テレワークでは、各種ツールを導入してコミュニケーションを活性化したり、チームメンバーの業務量や健康状態を適切にチェックしたりする必要があります。
この記事では、テレワークでプロジェクト管理を行ううえでの課題や解決方法、おすすめのツールを解説していますので、ぜひ参考にしてみてください。
テレワークでプロジェクト管理を行ううえでの課題
テレワークでプロジェクト管理を行う際に、下記のような課題に直面することはありませんか。
- コミュニケーションが取りにくい
- 進捗を把握しにくい
- メンバーの生産性が下がる
テレワークにおける課題と、想定されるデメリットについて解説します。
コミュニケーションが取りづらい
テレワークでは、オフィスでの勤務よりも従業員同士のコミュニケーションが希薄になりがちです。
実際にKDDIが行った調査によると、テレワークで感じた課題の1位が「同僚との何気ないコミュニケーションが取りづらい」というものでした。
今まで対面では何気なく行っていたコミュニケーションも、テレワークになると相手の状況がわからずに遠慮をしてしまいがちです。このようなコミュニケーションの取りづらさから、上司や同僚への相談や確認が滞ってしまい、業務に支障が出ているということも考えられます。
また、同僚との雑談もしづらく、息抜きや関係性の構築が難しくなることも考えられます。チャットやメールの文章だけでは細かいニュアンスが伝わらず、認識の齟齬やトラブルが発生する可能性もあるでしょう。
実際にリクルートマネジメントソリューションズが行ったアンケートでは、テレワークになったことで寂しさや疎外感が増したと回答した人が約32.7%にのぼったようです。
テレワークでもコミュニケーションが取りやすい環境を作り、雑談や相談によって関係構築や業務連絡がしやすくなる仕組みを整えることが重要です。
進捗状況を把握しづらい
テレワークでは、一人ひとりのタスクの進捗状況を確認しづらいという点も課題です。
個別に確認をしようとすると手間がかかり、遅延やミスに気づくのが遅れる可能性があります。上司からの指示が漏れてしまい、タスクが滞ることも考えられます。
オフィスで仕事をしていた時は、会議室や空きスペースに集まり、気軽に進捗会議を行うことが可能でした。しかし、テレワークではWeb会議ツールを通じて会議を設定しないと開催しづらくなります。
個人のタスク進捗だけでなく、プロジェクト全体の進み具合を把握するのが難しくなるという点がデメリットです。
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メンバーの生産性が下がる
テレワークでは、従業員が仕事をする環境次第で生産性が左右される可能性があります。
テレワーク用の環境が整っていない、オンオフの切り替えが難しいなどの理由で生産性が下がることも考えられます。生産性が下がった結果、通常よりもタスクに時間がかかる、ミスが発生する可能性があることは企業にとってリスクだといえるでしょう。
リクルートマネジメントソリューションズのアンケートでは、テレワークで労働時間が増えたと回答した人の割合が約23%いたようです。
従業員やチームメンバーが「今・どのような状態なのか」を把握できる仕組みづくりが重要になります。
テレワークでもプロジェクト管理を成功させる方法
テレワークでもプロジェクト管理を成功させるためには、従業員やチームメンバーの業務状況を確認し、適切なフォローやマネジメントを行う必要があります。
ただし、監視することだけを考えてしまうとプレッシャーとなり、かえって生産性が落ちることも考えられます。監視ではなく、コミュニケーションの活性化や進捗管理の利便性向上を考えながら、テレワークでのプロジェクト管理を改善することが重要です。
▼（参考）「テレワークでの監視はどこまで必要か」については下記記事で解説していますので、あわせて参考にしてみてください。
テレワークで発生する「コミュニケーションが取りづらい」「進捗状況を把握しづらい」といった課題は、専用のツールを導入することで解決につながります。
コミュニケーションツールを導入する
社内のコミュニケーションツールがメールや電話のみでは、連絡が取りづらくなってしまう可能性があります。
気軽にコミュニケーションができるツールを導入し、テレワークでもコミュニケーションが取りやすい環境を作ることが重要です。
Slack
出典：Slack
Slackは、世界中で利用されているビジネス用コミュニケーションツールです。
チャット形式のチャンネルや「ハドルミーティング」といったWeb会議機能など、業務上のコミュニケーションをとるのに充実した機能が備えられています。
また、スタンプ機能があるため気軽に感情を伝えることも可能です。「感謝」の気持ちや「承認（確認しました）」のような表現を、スタンプに置き換えて伝えることができます。
Talknote
出典：Talknote
Talknoteは、ビジネスに必要な機能を兼ね備えたコミュニケーションツールです。
「ノート」画面でメッセージを投稿することで、タイムライン形式で情報を共有することができます。
投稿した内容にはスタンプやコメントをつけられるため、組織内のコミュニケーションを活性化させることが可能です。また「組織スコア」機能ではコミュニケーションの活性度合いを数値で確認できるため、コミュニケーションに課題のあるチームの特定や、改善点の洗い出しにも役立ちます。
時間管理ツールやプロジェクト管理ツールを導入する
テレワークでは、オフィスで働いている時に比べてタスクの進捗状況を確認しづらいというデメリットがあるでしょう。
このような課題は、時間管理ツールやプロジェクト管理ツールを導入することで解決できます。
TimeCrowd
TimeCrowdは、プロジェクトごと・タスクごとの所要時間を計測して「誰が・どのタスクに・どれくらい時間をかけているのか」を可視化できるツールです。
タスクの開始時と終了時にボタンをクリックするだけというシンプルな操作性で、従業員一人ひとりの業務状況を明らかにできます。時間がかかりすぎているタスクを特定したり、業務上の課題を洗い出したりする際に役立つため、業務の改善につながるでしょう。
また、リアルタイムで「今・誰が・何のタスクに取り組んでいるのか」を確認できるため、テレワークでもチームメンバーの状態を確認しやすいという点がメリットです。
最初の2週間は無料トライアル期間としてご利用いただけるため、少しでもご興味のある方は下記資料より詳細をご確認ください。
時間管理ツール「TimeCrowd」の資料をダウンロードBacklog
出典：Backlog
Backlogは、タスクの進捗状況を「完了」「処理中」「未対応」といったステータスで把握できるツールです。ガントチャートやカンバンボードの機能もあるため、タスクだけでなくプロジェクト全体のスケジュールや進捗状況を確認できる点もメリットです。
また、バグ管理やバージョン管理といった、開発プロジェクトに必要な機能を兼ね備えています。開発チーム以外にも、マーケティングチームやデザインチームなどで活用されている管理ツールです。
Wrike
出典：Wrike
Wrikeは、ガントチャートやリソース管理といった機能で、プロジェクトの進捗状況やタスクの割り振り状況を可視化できるツールです。
コミュニケーション機能も搭載されているため、タスク管理をしながらコミュニケーションを活性化させることが可能です。担当者ごとのタスク量や進捗ステータスを確認できるため「タスクの割り当てが適切かどうか」を確認する際に役立てられます。
▼時間管理ツールやプロジェクト管理ツールについては、下記記事でもご紹介していますので、あわせて参考にしてみてください
健康状態をチェックできるツールを導入する
テレワークではチームメンバーの様子を直接確認できないため、健康状態に気づきづらくなります。
オフィスワークからテレワークに移ったことで心身の不調やモチベーションの低下が起きていないか、管理層は気を配る必要があります。
従業員の健康状態をチェックできるツールを、下記より紹介します。
コンレポ
出典：コンレポ
コンレポは、従業員の日々の健康状態やメンタルの状態をチェックできるツールです。
体温・体調の記録やストレスチェック、専門家が作成したチェックリストに基づくメンタルチェックを行えます。
健康診断の結果管理や災害時の安否確認ができる機能もあり、人事や管理層の負荷軽減にも役立つツールです。
MITERAS
出典：MITERAS
MITERASは、従業員の勤務実態や業務量を可視化して、サービス残業や過重労働の防止に役立つツールです。
勤怠システムと連携できるため、記録した業務時間と勤怠時間を比較してサービス残業を洗い出すことができます。
また、過重労働の防止につながる機能も搭載されています。あらかじめ休憩時間を設定することで、その時間を超えてPCを操作している場合には過重労働アラートが発せられる機能です。
「MITERAS 勤怠」では、従業員自身が入力した体調やモチベーションの情報がグラフ化されるため、適切にフォローすることができます。
ペーパーレス化のためのワークフローシステムを導入する
業務のペーパーレス化がすすんでいないと、事務や決済などの業務が滞ったり、事務処理のために出社が必要になったりすることがあります。
ペーパーレス化におすすめのワークフローシステムを下記より紹介します。
ジョブカン
出典：ジョブカン
ジョブカンは、クラウド型の勤怠管理システムです。勤怠管理やシフト管理、休暇申請などをシステム上で行えます。
働き方改革関連法にも対応した勤怠管理が可能で、累計15万社以上の企業で導入されています。
コラボフロー
出典：コラボフロー
コラボフローは、稟議や申請といった業務をペーパーレス化できるシステムです。
Excelで作成した申請書をシステム上でフォームに変換できるため、社内のフォーマットを変更することなく運用できます。
直感的な操作性で承認経路を設定できるため、導入のハードルが低いという点もメリットです。
まとめ
テレワークでは、日頃のコミュニケーションや業務上の進捗確認がしづらいといったデメリットがあります。
コミュニケーション不足によって業務に支障が出たり、従業員が疎外感を持ってしまうといったデメリットがあるため、ツールを導入した上でコミュニケーションを活性化させることが重要です。
とくに進捗管理ツールや業務可視化ツールを導入することで、適切な進捗確認や過重労働の防止につとめる必要があるでしょう。
業務可視化ツールには、TimeCrowdがおすすめです。
タスクの開始時と終了時にボタンを押すだけというシンプルな操作性で、タスクの所要時間を計測することができます。
時間がかかりすぎているタスクを洗い出したり、業務上の改善点を特定することに役立ちます。
法人プランでは、これまでの導入実績をもとにお客様に最適な導入プランをご提案いたしますので、少しでもご興味のある方は下記資料より詳細をご確認ください。
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