タイムマネジメントという言葉を聞いたことがあるでしょうか。なんとなくは分かっていても、いざやってみようとすると、具体的に何をしたらいいのか、何が重要なのか迷ってしまうこともあるでしょう。
そこで今回は、タイムマネジメントで重要な優先順位のつけ方についてご紹介していきます。タイムマネジメントで困りごとがあるという人は、ぜひ参考にしてみてください。
タイムマネジメントで大切な3つのこと
タイムマネジメントとは、時間の使い方を工夫したり改善したりすることで、仕事の生産性や効率をアップさせることを言います。とはいえ、タイムマネジメントと一言で言っても、具体的に何に気を付ければよいのか分からないでしょう。
そこでまずは、タイムマネジメントで大切なことを3つご紹介していきます。
タイムマネジメントについて、もっと詳しく知りたい方はこちらの記事も参考にしてみてください。
計画には余裕をもって
タイムマネジメントを始める際によくあるのが、張り切り過ぎて予定を詰め込みすぎてしまうということです。しかし、タイムマネジメントの真意は、効率をアップさせて生産性を上げること。頑張りすぎてミスが増えてしまっては、本末転倒です。
一日の計画や一週間の計画を立てる際には、緊急の業務が入っても対応できるくらいの余裕は確保してスケジュールを組みましょう。
目標設定は確実に
タイムマネジメントをする際に、計画や見通しをもって満足してしまうことがありますが、それはあまりおすすめできません。なぜなら、そのタスクに関する目標設定が曖昧になってしまうからです。
タイムマネジメントをするのであれば、「このタスクはここまで終わらせる」という目標設定を具体的にしておきましょう。曖昧のまま進めてしまうと、何がどこまで終わったのか分からなくなり、効率も生産性も下がってしまいます。
優先順位をつける
タイムマネジメントで一番大切と言っても過言でないこととは、ずばり、タスクに優先順位をつけるということです。優先順位をつけることによって、無駄な時間を減らすことができ、生産性も効率もアップさせることができます。
また、優先順位をつけるためにはタスクを見える化したり、見通しをもって作業を進めたりしなければならないため、ビジネスマンといて必要なスキルが自然と身についていきます。
これができれば大丈夫！優先順位のつけ方5つ
ではど、うすれば上手に優先順位をつけることができるのでしょうか。優先順位のつけ方について、5つご紹介していきます。これらが全てできるようになれば、仕事が効率的に進められるでしょう。
タスクの重要度を考える
優先順位をつける際にポイントとなるのが、タスクの重要度です。そのタスクがどれだけ重要かというのは、仕事の優先度に直結します。では、重要度はどのような点を参考に決めればよいのでしょうか。
たとえば、そのタスクが社内に向けたものなのか、社外に向けたものなのかでも大きく異なります。多くの場合は、社外向けのものの方が重要度は高いでしょう。このように、依頼先を考慮したり、プロジェクトの大きさを考慮すると、重要度の高低がつけやすいです。
最終的には上司に確認を取るのが一番ですが、まずは自分で考えるという癖をつけておくことで、段々と自分でも重要度が分かるようになってくるでしょう。
タスクの緊急度を考える
タスクの重要度と並んで、緊急度も重要なポイントです。緊急度とは、いつまでにタスクを終わらせる必要があるかです。多くの場合は期限が決められているでしょうから、その期限を目安に緊急度を決めていきましょう。
期限がない場合でも、そのタスクが何に繋がるのかを考えれば、自ずと緊急度が分かるはずです。たとえば、そのタスクが終わらなければプロジェクトが進められないという場合には、プロジェクトメンバー全員を足止めしてしまうことになるため、緊急度は上がってきます。
所要時間を確認する
優先順位を決める時には、どのタスクの場合も、まずは所要時間を確認することをおすすめします。これは、実際に取り掛かってみて「思ったより時間がかかりそう」という事態を避けるためです。
5分でも10分でもいいので、まずは少しそのタスクに取り掛かってみましょう。そうすれば、大体どれくらいかかるか分かってきます。
他部署への依頼の要否を検討する
もしそのタスクが一人で完結しない仕事なのであれば、早く依頼をしなければなりません。特に部署内ではなく、他部署や外注をする必要がある時には、急に仕事を振っても受注先に迷惑をかけてしまいます。
他部署等に依頼が必要な場合は早めに動かなければならないため、緊急度が高くなります。
デスク以外でできる仕事か確認する
そのタスクがデスク以外でできる仕事なのかどうかも、優先順位に関わってきます。個人情報の持ち出しが必要なかったり、簡単なチェック作業の場合には、出張先や営業先の出先やスキマ時間でもできることがあります。
そのような仕事をデスクでしてしまっては、時間が有効活用できません。そのため、持ち出してできる仕事かどうかも、優先順位を決める際には重要です。
タイムマネジメント成功のカギは優先順位のつけ方！
タイムマネジメントやタスク管理に重要なのは、優先順位のつけ方。これができるかできないかで、仕事の能率は圧倒的に変わってきます。今するべき仕事は何のか、見極めるためには今回ご紹介したような5つを意識してみてください。最初は難しくても、段々と慣れてくれば使いこなせるはずです。一気にすべてやろうとせず、まずはできそうなところからチャレンジしていきましょう。
