中〜大規模のチームに陥りがちな状況として、「ブラックボックス化」や「属人化」があります。
いったいブラックボックス化とはどういった状況なのでしょうか。
企業がブラックボックス化に陥ることによるリスク、原因や対策、ブラックボックス化・属人化を防ぐためのツールなどをご紹介します。
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目次
ブラックボックス化・属人化とは何か？意味解説
「この業務について確認したいことがあるけど、誰がどのように対応しているのかわからない！」
「いつもあの業務をやってくれているAさんが今日はお休みで、どのように対応すれば良いか誰もわからない！」
そんな状況に陥ったことはないでしょうか。
このように、業務効率化を進める上で大きな障壁となるのが「ブラックボックス化」です。
ブラックボックス化は英語の”black box”が語源
ブラックボックス化は、その名の通り黒い箱、英語でいうブラックボックス（black box）のように中が見えない状態が語源となっています。
業務のブラックボックス化とは？
もともとブラックボックス化とは科学の分野で使われていた単語で、科学が成功すればするほどそのアウトプットばかりが注目され、その内部構造は着目されずどんどん不透明になっていくことを意味して使われていた言葉でした。
そこから転じてビジネスにおいては、組織内でアウトプットを優先することでその仕事の詳細が不透明になり、他の内部のメンバーからもわからなくなってしまうことを意味する言葉として使われています。
業務の属人化とは？
ブラックボックス化に関連するワードとして、「属人化」があります。「属人化」は比較的ビジネスの会話でも登場するケースが多い単語なのではないでしょうか。あるスキルを持った人が特定の１人のみとなり、他に同じことができる人がいなくなってしまっている状況を属人化と呼びます。
ブラックボックス化がもたらす弊害・リスク
ブラックボックス化や属人化が起こることによって、さまざまなリスクや弊害が生まれます。
これらによって業務の効率が落ちるだけでなく、企業として大きな痛手を負ってしまう例もあります。
タスクの責任の所在がわからなくなる
「このタスクについて確認したいことがあるのに、誰がやっているかわからない！」
「誰かが対応してくれていると思っていた業務が誰も対応していなかった！」
こんな経験はありませんでしょうか？
ブラックボックス化によりタスクの責任の所在がわからなくなり、業務の効率が落ちるだけでなく、大切な顧客に迷惑をかけてしまうこともあります。ありがちな状況ではありますが、ブラックボックス化によってこのように売り上げの減少やコストの増加につながってしまいます。
従業員の急なお休み・退職によって業務が止まってしまう
「今日は発注業務を担当しているAさんが休みで誰も発注の仕方がわからない！急ぎで発注しないといけない案件があるのに困る…」
急にメンバーが休んでしまうこともよくあることです。それにより属人化していた業務が止まってしまい、作業に遅れが出てしまう事も。このようなことがあると業務効率がガクッと落ちてしまいます。
不正につながりやすい
業務がブラックボックス化してしまっているということは、メンバーの誰かが不正につながる行動をしていたとしても誰も気づけないということです。
不正が発生すれば当然社会からの信用も落ち、企業の継続も危うくなってくるでしょう。
ブラックボックス化は組織の効率を落とすだけでなくこういった大きなリスクも孕んでいます。
ブラックボックス化の原因
企業がいつの間にか陥りがちなブラックボックス化ですが、その原因はどこにあるのでしょうか。
原因は1つとは限らず、複数の要因があって起こる場合がほとんどですが、代表的な原因を見ていきましょう。
高度な専門化・分業化が原因となる例
企業の競争力を高めるためには、メンバーのスキルの高さが重要な要素になっていきます。
そのため、専門性の高い業務となると、どうしてもそのスキルの高い従業員に任せがちになります。
段階を踏むとさらに分業化が進み、各タスク同士が全て分離した状態になり、管理が難しくなり業務がブラックボックス化していきます。
こちらは高度なスキルを求められる企業にありがちな例です。
企業の急成長が原因となる例
企業の成長に合わせて業務量が増え、それに伴ってメンバーの数も増えていきます。
しかしながら、メンバーの増加に伴うチームの再構成や業務の振り分けがうまくいかないことが多々あります。
チームの成長に合わせてブラックボックス化を防ぐ対策をしておかないと、後々に大きな問題となっていくでしょう。
リモートワークが原因となる例
withコロナの時代になって以降、急激にリモートワークを進める企業が増えてきました。
もともと出社してやっていた仕事を在宅でやることにより、直接メンバーが仕事をしているところを見たり確認したりする機会が減っています。
リモートでの業務管理方法についての検討をせずにリモート化が進むと、ブラックボックス化が進んでしまうことでしょう。
従業員の不正やサボりなどのリスクもこれによって高まったと言われています。
ブラックボックス化を防ぐには？予防策と対処法
ブラックボックス化を防ぐには、どのような方法があるのでしょうか。
ブラックボックス化防止には、普段の業務中からその予防策を取っていることが非常に重要です。
予防策としては、社内で動いている業務を可視化することがもっとも重要になります。
それではブラックボックス化を防ぐ方法を順番に見ていきましょう。
メンバーを小チームに分ける
1人で10人以上の多くのメンバーをマネジメント・業務管理するのは非常に難しいことです。人数が多いと細かい業務まで把握することができず、ブラックボックス化・属人化が進みやすくなります。
そのため、3~4人くらいの小チームにメンバーを分け、役割分けしていくことでブラックボックス化を防ぐことができます。
一方で、より上のマネジメント層からすると、マネジメントすべきチームが多くなってしまうため、また別視点でブラックボックス化が進んでしまうことには注意が必要です。
フローチャートで整理する
ほとんどコストがかからない方法として、フローチャートを使用する方法があります。
フローチャートとは、業務内容とその業務工程を箱と矢印で表し、業務を整理する図です。
エクセル等を使用しても作成できますし、手書きで作るのも良いでしょう。
コストをかけず、業務を簡潔に整理するために使いやすい方法である一方で、現在進行形で動いている細かな業務まで把握するのは向かない方法といえます。
業務可視化ツールを使う
フローチャートよりさらに細かく業務を可視化・分析するためには、業務を可視化できるツールを使用するのが良いでしょう。
業務可視化ツールとは、従業員がどの業務に何時間を費やしているのかを可視化したり、分析できるようにするツールです。これを使うことで、ブラックボックス化しやすい、従業員がいま何をしているのか、何に時間を多く使っているのかなどの情報を詳細に記録し、確認することができます。
エクセルなどを使って整理することも可能ですが、やはり専用のツールを使用した方が簡潔に整理できますし、手間もかかりません。
ブラックボックス化を防ぐ便利ツール
ブラックボックス化を予防するためには先に述べたように、業務可視化ツールを使用するのがもっとも良い方法です。
ブラックボックス化を防ぐための業務可視化ツールとしては、以下のようなものがあります。
TimeCrowd
TimeCrowdは、誰でも使えるシンプルな機能が特徴の業務可視化ツールです。導入企業は幅広く、PASONAやKUBOTAなどの超大手企業から地方中小企業、ベンチャー企業まで2,000以上の企業から利用されています。
主な特徴は下記3つです。
- メンバーが今何をしているのか、ひと目で把握できる
- TrelloやSlackなど他社サービスと連携できる
- 導入から運用までサポートしてもらえる
ワンクリックで打刻すれば簡単に業務時間を記録できます。また、次の業務を開始する際には自動的に前の業務が終了するため、非常に操作がしやすいシステムです。
シンプルにブラックボックス化を予防したい企業におすすめです。
時間管理ツール「TimeCrowd」の資料をダウンロードMITERAS
MITERASは労働時間の把握と業務内容の可視化ができるツールです。従業員が申告した情報とパソコン利用状況を照らし合わせて、乖離があればアラートが表示されます。そのため、隠れたサービス残業を検知することが可能です。
また、従業員が各アプリケーションで1分間に何回打鍵したのかも確認できます。テレワーク中に従業員がサボっていないか確認したい、不正を未然に防ぎたい企業におすすめです。
LANSCOPE
LANSCOPEは業務可視化だけではなく、ウイルス対策や情報漏洩対策もできるセキュリティツールです。パソコンで行ったすべての動作を取得して履歴として保存することができます。そのため従業員が勤務時間に何をしていたのか、事細かなところまで確認が可能です。
また、勤怠管理システムと連携してデータを移行することで、勤怠の一元管理もできます。セキュリティ対策・勤怠管理・業務可視化など、幅広い用途で利用したい企業におすすめです。
Trello
Trelloはタスクのあらゆる作業を管理、追跡してチームメイトと共有できる、業務管理ツールです。
社内のタスクを直感的に整理し、チーム間でシェアしながら業務を進めることができます。
勤怠管理システムはありませんが、手軽に業務管理したい場合に使いやすいツールです。
その他、業務可視化ツール
そのほかにも重視したい事柄に応じて、色々な業務可視化ツールがあります。
その他の業務可視化ツールも比較したい方はぜひ下記記事をご覧ください。
ブラックボックス化を防ぐにはTimeCrowdがおすすめ
前述の通り、ブラックボックス化は、中大規模の企業に起こりがちな状況ではありますが、放置しておくと大きなリスクにつながってくることがあります。
このブラックボックス化を防ぎ、業務効率化を図るためには、従業員1人1人の業務を可視化していく必要があります。
そのための便利ツールとしては、Timecrowdがもっともおすすめです。
シンプルなデザインで使いやすく、1つ1つの業務を可視化できるツールです。
勤務状態のデータを集めて分析することも可能なので、ブラックボックス化や属人化を防ぐには最適です。
TimeCrowdのご利用に少しでも興味のある方は、下記のサービス資料から詳細な機能や料金プランをご確認ください。
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また、操作性が気になる方には無料のトライアル期間もご用意しています。下記のお申し込みフォームからお気軽にお問い合わせください。
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