【事例から学ぶ】工数管理ツールを自作する方法とメリット・デメリット

工数管理ツールは、ExcelやGoogleスプレッドシートなどの代表的なツールがあれば簡単に自作できます。近年では、生成AIに指示を出せば、関数やマクロの知識がなくても、集計の自動化まで含めて組めるようになりました。

一方で、自作の検討でつまずきやすいのは、作る工程そのものではありません。この記事では自作の手順とAIへの具体的な指示の出し方を示したうえで、作ったあとに必要になる作業まで含めてコストを整理します。

1 工数管理を自作ツールで行う重要性
2 工数管理ツールを自作する5つの手順
3 AIを活用して自作ツールを作成する方法
4 工数管理ツールを自作する3つのメリット
5 工数管理ツールを自作・運用するデメリットと隠れた負荷
6 事例から学ぶ！脱・自作ツールなら「TimeCrowd（タイムクラウド）」がおすすめな理由
7 まとめ：自作ツールとSaaSのコストパフォーマンスを比較して最適な選択を

工数管理を自作ツールで行う重要性

自作ツールが選ばれる理由

工数管理を自作で始める判断には、はっきりした理由があります。ひとつは費用です。ExcelやGoogleスプレッドシートはすでに社内にあるため、新しい月額費用が発生しません。次に自由度です。管理したい項目が自社独自のものでも、列を足すだけで対応できます。そして操作の慣れです。表計算ソフトなら、あらためて使い方を覚えてもらう必要がありません。

見落とされやすいのは、作る難易度ではない

ただし、自作の検討で判断を分けるのは、作れるかどうかではありません。作った表への入力が、現場で続くかどうかです。

生成AIで作る部分の難易度は下がりました。しかし管理項目を決める作業、現場に配って説明する作業、入力が止まった人に声をかけ続ける作業は、AIが代わりにやってくれるわけではありません。

なお、工数管理そのものの進め方は別の記事で扱っています。

工数管理のやり方とは？具体的な準備内容から運用方法、分析方法までを解説

https://timecrowd.net/blog/how-to-do_man-hour_management/

プロジェクトを成功に導くためには、適切に工数を把握して管理することが求められます。しかし、工数入力の作業はメンバーに負担がかかるほか、適切...

工数管理ツールを自作する5つの手順

Excelやスプレッドシートで工数管理表を作る場合、大きく5つの工程を踏みます。

プロジェクトを大・中・小のカテゴリに分類する（WBS） — 管理したい単位まで作業を分解します。ここで決めた粒度が、あとから見られる集計の細かさを決めます。
タスクを洗い出して担当者を割り当てる — 分解したタスクに担当者を紐づけます。
開始日・終了日・予定工数の欄を作る — 日付と予定の工数を入れる列を用意します。
進捗ステータスと実績工数の欄を作る — 実際にかかった時間と、いまの状態を記録する列を足します。
横軸に日付を置き、ガントチャートと集計式を作る — 日付を横に並べて期間を可視化し、合計を出す数式を組みます。

具体的な作り方は別の記事で解説しています。ここから先は、AIを使って作る方法に進みます。

エクセルで工数管理を行う方法とは？工数管理表の作成方法を解説

https://timecrowd.net/blog/man-hour_management-excel/

本記事ではエクセルで工数管理を実現する方法についてご紹介いたします。エクセルで工数管理を行うメリット・デメリットや、今すぐご利用いただける...

AIを活用して自作ツールを作成する方法

ここからが本題です。ChatGPTやClaudeなどの生成AIを使えば、関数やプログラムの知識がなくても、工数管理表の集計部分を組み立てられます。

以下では、実際にAIへ投げた指示と、返ってきた数式・コードをそのまま掲載します。数式は次の列構成を前提にしています。

列	内容
A	タスク名
B	担当者
C	開始日
D	終了日
E	予定工数（時間）
F	実績工数（時間）
G	ステータス（未着手／進行中／完了）

ChatGPT等の生成AIを活用した関数・VBA（マクロ）の自動生成

AIに指示する前に決めておく4つのこと

AIに指示を出す前に、決めておいたほうがよいことが4つあります。ここを決めずに指示すると、AIは何らかの前提を置いて数式を作るため、あとから表を組み替えることになります。

管理の粒度 — 集計したい単位から逆算して決めます。案件別に採算を見たいなら案件が最小単位、業務種別ごとの時間を見たいなら業務種別が最小単位になります。
予定工数と実績工数のどちらを取るか — 両方取ると入力の手間が2倍になります。まず実績だけから始める選択もあります。
進捗ステータスの数 — 3つ程度に抑えておくと更新が続きやすくなります。細かく分けるほど、更新されないまま放置される項目が増えます。
集計軸 — 担当者別か、案件別か、月別か。ここを決めずに表を作ると、あとから列を足せなくなります。

AIに任せられる範囲と、任せられない範囲

AIに指示すれば、SUMIFSやINDEX/MATCHのような関数や、条件付き書式の数式が返ってきます。VBAやGAS（Google Apps Script）のコードも同じです。いずれも日本語で指示するだけで済みます。エラーが出たときも、エラー文をそのまま貼れば修正版が返ってきます。

一方で、上に挙げた4つの決定はAIには任せられません。自社が何を管理したいのかという判断だからです。表を配って説明する作業、入力が止まった人に声をかける作業も、AIの外側に残ります。

AIプロンプトを活用した集計自動化の具体例

例1：進捗率と遅延判定を自動で出す

指示した内容

Googleスプレッドシートで工数管理表を作っています。列は A=タスク名、B=担当者、C=開始日、D=終了日、E=予定工数（時間）、F=実績工数（時間）、G=ステータス（未着手/進行中/完了）です。2行目からデータが入ります。H列に進捗率、I列に遅延判定を出す数式を作ってください。遅延判定は、終了日を過ぎているのにステータスが完了になっていない場合と、実績工数が予定工数を超えている場合を分けて表示してください。

返ってきた数式

H2セル（進捗率）

=IFERROR($F2/$E2,"")

I2セル（判定）

=IF($E2="","",IF($G2="完了","完了",IF($F2>$E2,"工数超過",IF(AND($D2<>"",TODAY()>$D2),"遅延","進行中"))))

H列は表示形式をパーセンテージに設定し、あとは下の行にコピーします。判定は完了→工数超過→遅延→進行中の順に見ていく形です。

ひとつ補足すると、進捗率と判定は別の列に分けたほうが扱いやすくなります。1つのセルに数値と文字列を混在させると、並べ替えや絞り込みができなくなるためです。指示を出す時点で列を分けるよう伝えておくと、作り直しを避けられます。

なお、この数式には抜けがあります。ステータスが未着手の行も、判定には進行中と表示されます。分岐に未着手が入っていないためです。実績工数が空欄の行を作って初めて気づく種類の抜けで、数式を眺めているだけでは見つかりません。

最後の分岐を1つ足すと拾えるようになります。

=IF($E2="","",IF($G2="完了","完了",IF($F2>$E2,"工数超過",IF(AND($D2<>"",TODAY()>$D2),"遅延",IF($G2="未着手","未着手","進行中")))))

指示の出し方が悪かったわけではありません。未着手をどう扱うかを伝えていなかったので、AIは書かれていない条件を補わなかっただけです。この種の抜けを見つける方法は後述します。

例2：担当者別・月別の実績工数を集計する

指示した内容

同じ表で、担当者ごとの完了タスクの実績工数合計を出したいです。K列に担当者名を並べ、L列に合計を出す数式を教えてください。あわせて、M列に指定した月だけの合計を出す数式も教えてください。月はN1セルに月初の日付を入れます。

返ってきた数式

L2セル（担当者別の合計）

=SUMIFS($F:$F,$B:$B,$K2,$G:$G,"完了")

M2セル（指定した月の合計）

=SUMIFS($F:$F,$B:$B,$K2,$C:$C,">="&$N$1,$C:$C,"<="&EOMONTH($N$1,0))

ここで気をつけたいのは、月別の集計が開始日を基準にしている点です。3月に始まって4月に終わったタスクの実績工数は、すべて3月に計上されます。

月をまたぐタスクを正しく月次で見たい場合は、実績を記録した日付の列を別に持ち、その列を基準に集計する必要があります。冒頭で集計軸を決めておく必要があると書いたのは、こうした作り直しを避けるためです。

例3：ガントチャートに自動で色をつける

指示した内容

同じ表の右側、P列から横に日付を並べてガントチャートにしたいです。P1から右へ日付が入っています。各タスクの開始日から終了日までのセルに自動で色がつくようにしたいです。条件付き書式の数式を教えてください。

返ってきた数式

適用範囲を P2:BX200 に設定し、条件付き書式のカスタム数式に次を入れます。

=AND(P$1>=$C2,P$1<=$D2)

この数式は参照の書き方が結果を左右します。P$1 は行だけを固定、$C2 と $D2 は列だけを固定という形です。ここを $P$1 や C2 にすると、1行目だけ色がついたり、範囲全体が塗られたりします。

条件付き書式は結果を目で確認しづらいため、まず数行だけに適用して意図どおりか確かめてから、範囲を広げる手順が安全です。

例4：GASで集計結果を別シートに書き出す

指示した内容

Googleスプレッドシートで、タスク一覧シートにある各担当者の今日の実績工数を集計して、日次レポートシートの最終行に追記するGoogle Apps Scriptを書いてください。タスク一覧シートの列構成は A=タスク名、B=担当者、C=開始日、D=終了日、E=予定工数、F=実績工数、G=ステータスで、2行目からデータが入ります。

返ってきたコード

function reportDailyHours() {
  const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  const src = ss.getSheetByName('タスク一覧');
  const dst = ss.getSheetByName('日次レポート');

  if (!src || !dst) throw new Error('シート名が一致していません（タスク一覧 / 日次レポート）');
  if (src.getLastRow() < 2) return;

  const tz = ss.getSpreadsheetTimeZone();
  const todayStr = Utilities.formatDate(new Date(), tz, 'yyyy-MM-dd');

  const values = src.getRange(2, 1, src.getLastRow() - 1, 7).getValues();
  const totals = {};
  values.forEach(row => {
    const owner = row[1];             // B列 担当者
    const start = new Date(row[2]);   // C列 開始日
    const actual = row[5];            // F列 実績工数
    if (!owner || isNaN(start.getTime())) return;
    if (Utilities.formatDate(start, tz, 'yyyy-MM-dd') !== todayStr) return;
    totals[owner] = (totals[owner] || 0) + Number(actual || 0);
  });

  const rows = Object.keys(totals).map(owner => [todayStr, owner, totals[owner]]);
  if (rows.length === 0) return;

  dst.getRange(dst.getLastRow() + 1, 1, rows.length, 3).setValues(rows);
}

スプレッドシートのメニューから拡張機能→Apps Scriptを開き、このコードを貼り付けて保存します。実行するとタスク一覧シートを読み、開始日が当日のタスクの実績工数を担当者ごとに合計して、日次レポートシートに追記します。

※ この表には作業した日付を記録する列がないため、当日の稼働時間そのものは集計できません。日単位で見る場合は、実績を記録した日付の列が必要です。

AIで作る際につまずくポイントと対処法

ここまでの例を踏まえて、AIに工数管理表を作らせるときに注意したい点をまとめます。

列の構成を先に伝える
列と、そこに入る値の型（日付か数値か文字列か）を最初に伝えます。伝えないとAIは一般的な構成を仮定して数式を作るため、自社の表に貼っても動きません。

エラー文はそのまま貼る
数式やコードがエラーになったら、表示されたエラー文をそのままコピーして貼れば、修正版が返ってきます。エラーの意味を自分で調べる必要はありません。

シート名やセル位置が前提として埋め込まれていることを意識する
生成されたコードや数式には、指示で伝えたシート名やセル位置がそのまま入っています。あとでシート名を変えたり、列を挿入して位置がずれると動きません。とくにシート名の不一致は、原因を指し示さないエラーで止まるため気づきにくい部分です。

そのまま貼る前に、数件のデータで動かす
数式は1行、条件付き書式は数行、コードは数件のデータで試してから範囲を広げてください。範囲を先に広げると、どこで意図と違ったのかが追えなくなります。とくにコードは、エラーも出ないまま何も起きないことがあります。日付の判定が通らず、全行が処理の対象から外れるようなケースです。そうなったときは、読み込んだ行数と条件に合った件数を表示させると、どこで対象が消えたのかが分かります。

必ず検算する
AIが返す数式は文法的には正しくても、集計の条件が意図とずれていることがあります。手計算できる小さなデータで合計を突き合わせるか、意図的に極端な値を入れて挙動を見る工程を入れてください。

有効なのは、起こりうる状態を1行ずつ用意したテスト用のデータを作ることです。完了・工数超過・期限切れ・未着手・予定工数0・終了日が空欄といった行を並べ、判定列の表示を1行ずつ確かめます。例1の数式が未着手を拾えないことも、未着手の行があって初めて見つかるものです。月をまたぐタスクを入れておけば、例2の集計が開始日基準になっている点も同時に確認できます。

共有したあとのファイルの扱いを決める
社内で共有すると、コピーが複製されて複数のファイルに分裂したり、編集権限を持つ人が数式のセルを上書きして壊れたりします。編集できる範囲を保護するか、入力用のシートと集計用のシートを分けるといった対応が必要になります。

工数管理ツールを自作する3つのメリット

自作には次のメリットがあります。それぞれ、成立する条件も添えます。

導入コスト・月額費用をゼロに抑えられる — 新しい契約が不要です。ただしこれは、作る人と運用する人の時間を費用に計上しない場合に成り立ちます。
自社独自の管理項目に合わせて自由にカスタマイズできる — 列を足せば対応できます。ただし自由に直せる状態が続くのは、作った人が在籍していて、手を入れる時間を確保できる間です。
既存の使い慣れた操作性でスモールスタートできる — 説明なしで使い始められます。ただし人数が少なく、管理項目が頻繁に変わらない場合に限られます。

いずれも、条件が満たされている限りは自作が合理的な選択になります。次の章では、この条件が崩れるとどこに負荷が出るのかを見ていきます。