「事務業務は目標設定を行いづらい」「目標設定をしても意味がない」と考えていませんか？
事務職は直接部門とは異なり、数値での目標が立てづらい傾向にありますが、経営目標と関連づけて目標設定を行うことで生産性向上やコスト削減のメリットが期待できます。
本記事では、事務職が目標設定を行うメリットやポイント、具体的な目標の例について解説します。事務職の業務改善に役立つツールもご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。
事務職の目標設定を行うメリット
事務職は、営業や製造といった売上に直結する「直接部門」とは異なり「間接部門」と呼ばれます。
間接部門では目標設定を行うことが難しいと考えられがちですが、しっかりと策定することでコストの削減や生産性の向上、働き方の改善といった多くのメリットが期待できます。
コスト削減
事務職の目標設定を行うことで、コストの削減につながります。
たとえば、業務効率化を実現することで残業時間を減らすことができます。その結果、人件費やオフィスの光熱費といったコストの削減が実現できるようになるでしょう。また、アナログ業務をデジタル化することで、印刷費の削減にもつながります。
生産性向上
事務職の目標設定は、生産性の向上にもつながります。
たとえば業務フローの見直しを行うことで、業務の効率化が進みます。その結果、ミスや手戻りを減らせるため、業務スピードの向上が期待できるでしょう。
関連部署との連携もスムーズになり、全社的な生産性の向上にもつながります。
働き方の改善
事務業務の効率化やミスの削減などを目標にすることで、残業時間を減らすことができ、働き方の改善にもつながります。
デジタル化を進めることで、テレワークを導入したり、時短勤務やフレックス制を導入したりといった多様な働き方を実現できることもメリットのひとつです。
モチベーション向上
業務の効率化や残業時間の削減、多様な働き方の導入は、従業員のモチベーションの向上につながります。
また、目標を立てて達成に向けて施策を実行することで、張り合いが生まれ、さらにモチベーションが向上することも期待できるでしょう。
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事務職の目標設定を行うポイント
事務の目標設定を行う際には「SMARTの法則」を取り入れるのがおすすめです。
- Specific：具体的な目標
- Measurable：測定可能な目標
- Achievable：達成可能な目標
- Related：経営目標に関連する目標
- Time-bound：目標達成の期限
Specific：具体的な目標
目標が抽象的だったり曖昧だったりすると、達成のための施策が立てづらくなり、試作実行後の評価が行いづらくなります。
そのため、目標設定を行う際にはできるだけ具体的（Specific）な目標を立てることが重要です。
- 来期中に稟議のツールを紙の書類からデジタルツールに変える
- 四半期中に簿記やMOSなどの資格を取得する
上記のように、具体的な目標を設定してみましょう。「何を・いつまでに・どれくらい」行うのか、達成の基準を具体的に立てるのがポイントです。
Measurable：測定可能な目標
目標が測定できない場合、施策を実行しても「実際に達成したかどうか」を判断できず、適切な評価を行うことができません。
そのため「ミスを減らす」や「業務を効率化する」といった曖昧な目標ではなく、「ミスを◯%減らす」や「残業時間を◯時間減らす」といった、数値で測定できる（Measurable）目標を立てることが重要です。
そうすることで、改善施策が立てやすくなり、達成のためのモチベーションが向上するといった効果も期待できます。
Achievable：達成可能な目標
達成できそうにない目標を立ててしまうと、目標を立てるメリットが得られなくなるほか、モチベーションの低下にもつながります。
そのため、努力をすれば達成可能なレベル（Achievable）の目標を立てるのがポイントです。
たとえば「ミスをゼロにする」「残業時間をゼロにする」といった目標を立ててしまうと、イレギュラーの発生によって達成できない可能性もあります。「ミスを◯%減らす」や「残業時間を◯時間減らす」といった、達成できる可能性のある目標を設定するのがポイントです。
Related：経営目標に関連する目標
事務職の目標を設定する際には、経営目標に関連した（Related）ものを設定することが重要です。
たとえば、当期の経営目標が「利益を増やす」ことであれば、事務職は業務効率化によってコストを削減することで、利益率の向上に貢献できます。また、SDGsを掲げている場合には、印刷費や光熱費といったコストを削減することで会社の目標達成に貢献できます。
このように、経営目標に関連した目標設定を行うことで、独りよがりな目標になることを防ぐことができます。また、各従業員が「会社に貢献している」という実感を得られるため、モチベーションの向上にもつながるでしょう。
Time-bound：目標達成の期限
目標達成の期限を設定しておかないと、施策が後回しになる恐れがあります。
「四半期中」「今年度中」といった具体的な期限（Time-bound）を設定し、期日から逆算してどのような目標や施策を立てるべきかを考えることが重要です。
期日を設定することで、施策を実行するスケジュールが立てやすくなります。
事務職の目標設定における具体例
事務職の目標設定における具体例をご紹介します。
- 業務フローの改善
- 業務の効率化
- ミスや手戻りの削減
- 業務のデジタル化
- 時間外労働の削減
- 備品や消耗品などのコスト削減
業務フローの改善
業務フローを見直すことで、業務上で「ムリ・ムダ・ムラ」が発生していないかをチェックすることができます。非効率なフローや無駄なフローがある場合には、改善目標を立てて下記のような施策を立案します。
- チェックリストを作成してセルフチェックの質を高める
- マニュアルを改善してメンバーによる業務の質のムラを減らす
- 稟議や決裁フローを見直して効率化を図る
- メールやチャットなどでやりとりを残して伝達ミスを減らす
このような施策を、可能であれば事務職のメンバーにも企画/進行してもらい、主体性を持って業務フローの改善に取り組んでもらいましょう。
▼業務フローの改善に向けた具体的な取り組みについては、下記の記事を参考にしてください
業務の効率化
時間がかかり過ぎている業務がある場合には、効率化の目標を立てて改善施策を立案します。また、改善すべき業務を特定するためには、現状の業務状況を正確に把握する必要があります。
まずはTimeCrowdのような時間管理ツールを導入し「どの業務に・どれくらい時間をかけているのか」を把握することから始めましょう。
TimeCrowdでは、タスクの開始時と終了時にワンクリックで打刻をするだけで「誰が・どの業務に・どれくらい時間をかけているのか」を計測し、リアルタイムで可視化することができます。
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Google カレンダーやOutlook カレンダーなどの外部ツールと連携をすれば、タスク内容を反映し、自動で打刻することも可能です。従業員と管理者の双方が導入負担を最小限に抑えたうえで、時間管理を取り入れることができます。
また、時間管理を行うことで客観的なデータをもとにした業務的なフィードバックを行えるほか、従業員が日々の業務で目標を持ちながら取り組むことができるようになります。
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ミスや手戻りの削減
ミスや手戻りが多く発生している業務がある場合には、プロセスの見直しを行います。
たとえば下記のような原因と施策が想定されます。
- データが散らばっていてミスが発生するため、データを一箇所にまとめる
- 業務の項目が多過ぎる場合には、カテゴリー分けをするなどして整理する
- メンバーのスキルが追いついていない場合には、マニュアルの整備や研修などを行う
まずはミスや手戻りが多く発生している業務を特定し、上記のような方法で解決ができないかをメンバーと一緒に考えて実行していきましょう。
業務のデジタル化
業務のデジタル化を進めることで、全体的なミスの軽減や時間の短縮につながります。
また、すでにデジタルツールを導入している場合でも「業務の実態にあっていない」もしくは「使いづらい」と感じるのであれば、別のツールに切り替えることも選択肢のひとつです。
業務のデジタル化については、具体的に下記のような施策を取ることができます。
- 紙の書類を廃止し、稟議システムや決済システムを導入する
- メールでのコミュニケーションをチャットツールに変更する
- タスク管理ツールを導入する
- 資料をPDF化してクラウドに保存する
- RPAツールを導入し、定型作業を自動化する
これらの施策は、ITの分野に明るいシステム関連部署と連携を取りながら進行するのがおすすめです。
▼デジタル化のアイデアや企業事例については、下記の記事を参考にしてください
時間外労働の削減
時間外労働の削減を目標に、業務の効率化やミスの軽減に取り組むこともひとつの方法です。
時間外労働を削減するには、先述したようなデジタル化やミスや手戻りの削減などを通じて、業務効率化を図ることが求められます。
- 効率化やデジタル化を通じて業務時間を短縮する
- シフト制を導入して夜間・早朝の業務に対応する
- 業務を営業日中に終わらせるよう施策を立て、休日出勤を減らす
備品や消耗品などのコスト削減
備品や消耗品にコストがかかっている場合には、そのコストを削減することも目標として設定できます。
具体例として、下記のような施策が挙げられます。
- ペーパーレス化をすすめてコピー用紙の費用や印刷費を削減する
- 備品の発注を低価格の仕入れ先に統一する
- オフィス用品はレンタルやリースを活用する
- 残業時間を減らし水道光熱費の削減につとめる
目標の設定には時間管理による現状の把握が必要
事務職で目標を設定し、施策を実行することで、生産性やモチベーションの向上、コストの削減といった効果が期待できます。目標を設定する際には「SMARTの法則」を意識し、できるだけ具体的な目標を立てるのがポイントです。
また、目標を立てる際には「具体的にどの業務がボトルネックになっているのか」を特定する必要があります。タスクごとの所要時間を把握するには、TimeCrowdのような時間管理ツールを取り入れるのがおすすめです。タスクの開始時と終了時にワンクリックで打刻をするだけで「誰が・どの業務に・どれくらい時間をかけているのか」を簡単に可視化することができます。
目標を立てるには、まずは現状を正確に把握することが重要です。TimeCrowdを活用した時間管理に少しでもご興味のある方は、下記のサービス資料から詳細な機能や料金プランをご確認ください。
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