デジタル時代において「企業の競争力を高める」目的として、昨今ではDX（デジタルトランスフォーメーション）が注目を集めてきました。
そもそもDXとはITツールなどを活用してビジネスに変容をもたらすことです。経済産業省では下記のような定義がされています。
企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること。
出典：経済産業省
本記事では「なぜDXが業務効率化に繋がるのか」その理由や、社内で実現するための具体的な手順やアイデアをご紹介いたします。
目次
DXが業務効率化に繋がる理由
DXが業務効率化に繋がる理由は主に3つあります。
作業スピードが向上するため
DXの取り組みとしてITツールを導入することで、ムダな作業が削減されて業務スピードが向上します。
たとえばRPA技術を活用して受注処理や請求処理などの事務作業を自動化することや、ペーパーレス化ツールを導入して社内決裁や契約の電子化を行うことなどが具体例として挙げられます。
業務上のミスが削減されるため
DXを通して自動化や簡易化がされた業務では、ミスが発生しにくくなります。そのため二度手間や修正などにかかる時間的コストを未然に防ぐことができるでしょう。
とくにプロジェクト型の業務では、ひとつのミスが全体の進捗を止めてしまうケースがあります。たとえばWeb開発やWeb制作などを代表とした受託納品型の現場では、DXによる業務効率化はもはや必須だと言えるでしょう。
社員の意識が高まるため
全社的にDXを普及させることで、社員一人ひとりが自分の業務を見直すようになります。「この業務は本当に必要なのだろうか」「もう少し工夫をすれば時間短縮できるのではないか」など、個人の業務において創意工夫を図るようになるでしょう。
業務効率化を実現するためには社員一人ひとりの意識を高めることが重要です。DXへの取り組みはその大きなきっかけとなります。
DXで業務効率化を実現する手順
DXで業務効率化を実現する手順をご紹介します。
闇雲にDXを推進するだけでは業務効率化が実現できるわけではないため注意が必要です。
業務を可視化する
「業務上の課題がどこにあるのか」その手がかりを探るためには業務可視化を行いましょう。一般的に行われるのは、各部門に属する従業員からヒアリング調査を行うことです。業務スケジュールを聞き、何の業務に時間がかかっているのかを把握することから始めましょう。
「大規模な組織でヒアリングをするのが難しい」もしくは「もっと正確に業務状況を把握したい」という場合は、業務可視化ツールを活用することもおすすめです。
TimeCrowdでは、どの業務に何時間かけているのかを従業員ごと・組織ごとに把握することができます。
ダッシュボード機能を活用すれば、グラフからひと目で業務状況を確認できます。各従業員には業務開始時に打刻をしてもらう必要はありますが、ブラウザ・Chrome拡張機能・アプリ上からワンクリックでできるため負担はかかりません。
時間管理ツール「TimeCrowd」の資料をダウンロード▼おすすめの業務可視化ツールは下記記事をご参照ください
課題を特定する
業務が可視化できたら、次は取り組むべき課題を特定しましょう。洗い出した業務のなかで「緊急度」と「重要度」の高いものが対象となります。
何を課題と設定するかで取り組むべき施策も異なります。得られる効果も変わってくるため、課題は見違えないよう慎重に設定しましょう。
解決策を検討・実施する
課題が特定できたら解決策を検討します。たとえば経費申請や休暇申請などの事務手続きに時間がかかり、本質的な業務に影響が出ている場合はITツールを導入するのが良いでしょう。
実際にITツールを導入する際には、形骸化を防ぐために下記3点に注意が必要です。
- 従業員に導入の目的を説明する
- 誰でも理解できるようなマニュアルを用意する
- 導入後は従業員にヒアリングをして問題点がないか確認をする
また、ITツールによっては期限つきで無料トライアルを実施している場合もあります。操作性に問題がないことを確認するために、現場の従業員も含めて一度トライアル期間を挟んでおくと良いでしょう。
▼業務効率化に役立つおすすめのITツールは下記記事をご参照ください
DXによる業務効率化のアイデア
DXによる業務効率化のアイデアをご紹介します。
RPA
RPAを導入することで定型業務を自動化することが可能です。とくにデータ入力などの、繰り返し行われる単純作業はRPAに任せることで業務時間を大幅に削減できるでしょう。
具体的な実施方法としてはRPAツールの導入が一般的です。WinActorであればプログラミング言語を使用しないため、非エンジニアでも簡単に利用できます。
出典：WinActor
NTTグループが提供しており、高い操作性や安心のサポート体制から現在では国内で約7,000社から導入されています。最初の30日間は無料でご利用いただけるので、ぜひお試しください。
▼料金
- トライアルライセンス：0円（30日間）
- 有償トライアルサービス：190,000円（60日間）
- フル機能版ライセンス：908,000円/年
- 実行版ライセンス：248,000円/年
ペーパーレス
ペーパーレスを社内に普及させることで、そもそも紙書類に依存したムダな業務が発生しづらくなります。
紙の書類では作成・印刷・郵送に手間がかかりますが、電子化すればその心配はありません。ペーパーレス化ツールを導入すれば社内にある紙の書類を一斉になくせるでしょう。
シヤチハタクラウドであれば社内決裁や社外契約に伴う押印業務を電子化することができます。従来の申請（承認）プロセスを変えずにそのまま電子化ができるため、導入ハードルが比較的低いといえるでしょう。
出典：シヤチハタクラウド
▼料金
- 1ユーザーあたり110円/月
※別途オプションあり
コミュニケーション
従来オフィスで行っていたコミュニケーションも、DXを通じて業務効率化に役立てることができます。たとえば社内の連絡手段をSlackなどのITツールに変更するだけで、コミュニケーションが活発になり情報連携がスムーズになるでしょう。
出典：Slack
▼料金
- フリー：0円
- プロ：1ユーザーあたり850円/月
- ビジネスプラス：1ユーザーあたり1,600円/月
- Enterprise Grid：お問い合わせ
また、業務に関するマニュアルやナレッジを蓄積するためにはStockのような情報共有ツールがおすすめです。
出典：Stock
テキストとして情報を残しておくことで、業務に関する疑問が生じた際にすぐに解消できるでしょう。教育コストの削減にも繋がるため、業務効率化をより一層進められるはずです。
▼料金
- フリー：0円
- ビジネス5：1,980円/月
- ビジネス10：3,480円/月
- ビジネス20：6,480円/月
- ビジネス30：11,400円/月
▼業務効率化のアイデア事例は下記記事をご参照ください
DXで業務効率化を実現した企業事例
キリンホールディングス株式会社・IR室では、3ヶ月に1度行われる決算発表に向けて、決算情報に関するインプットや投資家向けのイベント開催など、さまざまな業務に取り組まれています。少人数で取り組んでいることから、一人ひとりが常に多くの業務を抱えており、業務効率化を図ろうにも「テレワークで誰が・いつ・何をしているのかが把握できない」という状況でした。
そこで、業務可視化ツールであるTimeCrowdを導入します。どの業務に何時間かけられているのかを管理者が把握できるようになったことで「このミーティングに時間をかけすぎなのではないか」「この業務は本当に彼が担当するべきなのか」など、業務効率化を進めるためのアイデアが出てくるようになりました。結果的に現在では、社員がより価値創造に繋がる業務に専念できるようになったようです。
▼キリンホールディングス様の事例はこちらからご確認ください
DXで業務効率化に取り組む際の注意点
社内でDXに取り組む際は下記ポイントに注意が必要です。
DXを目的にしない
ITを活用することだけが全てではありません。DXに取り組むこと自体が目的となり「ITツールを導入したけど形骸化してしまった…」というケースも実際には多いでしょう。まずは何を実現したいのか、目的を明確にしたうえで解決策を検討してください。
社員のITスキルを高める
社員のITスキルが低ければDXに取り組むことは難しいでしょう。「ITツールを使いこなせない」「そもそもパソコンに触るのが苦手」という社員が多ければ、別途研修を開くなど対策が必要となります。
まずは小さなチームで開始する
ITツールをいきなり全社で導入すると、予期せぬトラブルに見舞われます。まずは特定の部署で少人数から取り組み、ある程度の課題を解消したうえで全社展開を進めましょう。展開する際には、操作マニュアルやサポートメンバーの共有も忘れずに行ってください。
まとめ｜DXを通じて業務効率化に取り組もう
DXへの取り組みは業務効率化に繋がります。とくに紙書類の仕事が多いなど、ITツールの介在余地がある企業はぜひ検討してみると良いでしょう。
しかし、本記事でご紹介したようにDXに取り組むこと自体が目的となっては本末転倒です。IT活用はあくまでも業務効率化を実現するための一手段と捉えて、目的を見失わないように注意をしましょう。
▼業務効率化の目標設定の仕方については下記記事でご紹介しているので、ぜひ参考にしてください
