「バックオフィスの業務を効率化したいけど、何から始めればよいかわからない」と悩まれている方も多いでしょう。
本記事では、バックオフィスの業務を効率化する方法やおすすめのITツールをわかりやすく解説します。
業務のムダや属人化を解決して、より良い企業活動が行える基盤を整えたいという担当者の方はぜひ参考にしてください。
目次
バックオフィス業務を効率化するメリット
バックオフィスの効率化には、下記のような効果が期待できます。
- 企業全体の生産性向上
- 人件費をはじめとしたコスト削減
- 業務の属人化やヒューマンエラーの防止
- サービスの品質向上
- 人材の定着率向上
管理部門であるバックオフィスが積極的に業務効率化に取り組むことで、会社全体で業務効率化に取り組むきっかけに繋がるでしょう。
また、良い施策やツールがあれば、成功事例としてそのまま他部署へ横展開することができます。
業務の効率化に取り組む際には、まずは「どの業務に・どれくらい時間をかけているのか」を把握する必要があります。TimeCrowdを導入すればワンクリックで打刻をするだけで業務状況を可視化することができます。
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バックオフィスが抱える課題
バックオフィスの効率化を実現するためには、まずは「どのような課題があるのか」を把握する必要があります。
以下では、バックオフィスの部門が抱えやすい課題について解説します。
人為的なミスが発生しやすい
バックオフィスの業務では数多くの書類を扱うため、アナログな業務が多く、入力ミスや記載ミスといった人為的なミスが発生しやすいという課題があります。
正確さや集中力が求められる重要な内容も多く、業務量が多いことも人為的なミスが発生しやすくなる要因と言えるでしょう。
業務のムダが発生しやすい
バックオフィスの業務では、忙しい日々が続くことから、業務の見直しや改善を図る機会が少なくなりがちです。
フロントオフィスの業務とは異なり、売上などの目に見える成果が見えづらく、業務フローの見直しや改善は後回しになりやすいでしょう。
従来のやり方で運用を続けることで、書類の確認や承認が非効率なままだったり、不要な会議が増えてしまったりなどのムダが発生しやすくなります。
専門知識が必要で、業務が属人化しやすい
経理・財務・法務・情報システムといったバックオフィスの部門は、専門知識が必要となる場合が多く、業務が属人化しやすい傾向が見られます。
一部の担当者のみに作業手順やノウハウが集中してしまえば、業務の標準化は難しくなるでしょう。担当者の業務負担が大きくなれば、マニュアルの作成や引き継ぎのためのリソースの確保が難しくなります。
▼業務属人化の原因やリスクについては下記記事で詳しく解説していますので、あわせて参考にしてみてください
部署間の連携が多く、手間がかかる
バックオフィス部門は他部署と連携する業務が多く、業務の手間が増えてしまいがちです。
しかし、他部署への確認や承認が必要な場合に、バックオフィス部門がスムーズな連携を行えなければ、そこで業務がストップしてしまいます。
例えば人事部門では、採用活動の場面で各部署と連携を行わなければなりません。各部署の採用基準を汲み取り、適切な応募者を見つけて日程調整をし、当日の面接を手配するといったスムーズな進行が求められます。
各工程で遅れやミスが発生してしまうと大きな損害や機会損失につながるため、担当者は「やるべきこと」や「スケジュール」を事前に把握し、管理する必要があるでしょう。
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バックオフィス業務の効率化を実現するための4つの方法
バックオフィス業務の効率化を実現するための具体的な方法について解説します。
ムダな業務を削減する
バックオフィスの業務を効率化するうえで、ムダな業務の削減は欠かせません。
デジタル化や自動化を考える前に「その業務が本当に必要なのか」をよく検討しましょう。業務改善を行ううえで、基本となるのはムリ・ムダ・ムラをなくすことです。
まずは業務フローを可視化して「不要な承認フローはないか」「効果的ではない確認方法ではないか」「形骸化した作業はないか」といった業務上のムダを特定し、削減することからはじめましょう。
ITツールを活用して、デジタル化・自動化に取り組む
クラウドサービス・RPA・チャットボットといったITツールによるデジタル化や自動化は、バックオフィスの業務を効率化するうえで大きな効果が見込めます。
これまで手動で行っていた業務が定型化されていれば、RPAなどのITツールを利用して自動化が可能です。
また、紙書類で管理しているデータはペーパーレス化に取り組むことで、印刷・押印・管理の手間がなくなります。ペーパーレス化には、電子印鑑サービスやOCRといったITツールの導入がおすすめです。
▼下記記事ではデジタル化（＝DX）におすすめのITツールをご紹介していますので、あわせて参考にしてみてください
アウトソーシングを活用する
アウトソーシングの活用は、人員やノウハウが不足している場合に効果的です。
特にカスタマーサポートやデータ入力といった定形業務がアウトソーシングには最適です。また、アウトソーシング企業が持っている知見やノウハウを活かして、改善に手が回らない部署のコスト削減や業務効率化を目指すといったアプローチも考えられるでしょう。
マニュアルの整備や見直しを行う
バックオフィスの効率化を実現するうえで、マニュアルの整備や見直しは欠かせません。
マニュアルを整備することで、業務の属人化を防ぐことができます。また、業務を可視化することで、ムダな業務の削減にも役立ちます。
マニュアルの作成が難しい場合には、Teachme BizやDocbaseなどのマニュアル作成ツールを導入したり、アウトソーシング企業に手伝ってもらったりといった方法を検討しましょう。
バックオフィスの効率化におすすめのツール
バックオフィス業務の効率化におすすめのツールについて解説します。
時間管理ツール
時間管理ツールを導入することで「誰が・どの業務に・どのくらい時間をかけているか」を可視化することができます。メンバーごと・タスクごとの作業時間を可視化することで、業務効率化の糸口を見つけることができるでしょう。
▼実際にキリンホールディングス株式会社では、時間管理ツール「TimeCrowd」を導入して業務の可視化に取り組まれています。業務改善の糸口を見つけられただけではなく「チームのメンバーのコスト意識（時間感覚）が芽生えた」というメリットも感じられています。
TimeCrowdは、キリンホールディングス株式会社をはじめとする3,500社以上で導入されている時間管理ツールです。
「誰が、いつ、何をしていたのか」をレポート画面から確認できるため、業務上の課題を特定したり、タスクの配分を見直したりする際に役立ちます。
少しでもご興味のある方は下記資料より詳細をご確認ください。最初の2週間は無料でお試しいただけます。
時間管理ツール「TimeCrowd」の資料をダウンロードクラウドサービス
バックオフィス業務で利用するシステムやツールとしてクラウドサービスを導入することで、コストの削減や業務の効率化が期待できます。
クラウドサービスとは、簡単にいうとインターネットを経由して利用できるさまざまなサービスのことです。オンプレミス環境よりも柔軟な構築が可能で、社外からアクセスする際のセキュリティも確保できます。
また、Google WordspaceやMicrosoft 365といった幅広い機能を提供している「グループウェア」と呼ばれるクラウドサービスを利用すれば、ペーパーレス化や部署間のスムーズなコミュニケーションを実現できるでしょう。
その他の代表的なクラウドサービスは以下のとおりです。
- 勤怠管理
- 給与計算
- 請求書発行
- ワークフロー
- 電子契約・帳票
RPA
RPA（Robotic Process Automation）とは、AIなどを活用して定型業務を自動化するプログラムのことです。
下記のような「手順が決まっている作業」や「定期的に繰り返し行う作業」をロボットに任せることで、人為的なミスを削減したり、作業のスピードを向上させたりといった効果が見込めます。
- 請求書の作成や格納
- 会計データの転記
▼RPAの導入で効率化できる業務や、実際の導入手順については下記記事を参考にしてみてください
チャットボット
チャットボットの導入は、社内外からの問い合わせを自動化できるというメリットがあります。
バックオフィスの業務では、社外だけでなく社内からの問い合わせへの対応も発生します。それを経理・法務・人事といった各部署の担当者が対応していると、通常業務に影響を与える場合もあるでしょう。
よくある問い合わせに関してはチャットボットを活用して、AIで自動的に回答をしてもらうことで業務の負荷を削減できます。
OCR
OCR（Optical Character Recognition/Reader）とは、ペーパーレス化に役立つITツールのことです。手書きや印刷された資料をスキャナやデジタルカメラで取り込み、テキストデータへ変換することができます。
テキストデータに変換することで書類へのアクセスが容易になったり、セキュリティを強化できたりなど、業務上の負担を軽減することにつながります。
ITツールを導入してバックオフィスの効率化を実現しよう
バックオフィスの業務は専門知識が必要で、業務が属人化しやすく、業務フローの見直しが後回しになりがちです。その結果、ムダな業務が増えてしまい、人員が不足することも少なくありません。
しかし、そのような状況を変えるためには自動化やデジタル化を実現するITツールの導入が欠かせません。
クラウドサービス・RPA・チャットボット・時間管理ツールといった課題解決につながるITツールを導入して、バックオフィスの効率化を実現しましょう。
▼その他にも業務効率化に役立つITツールは下記記事でご紹介していますので、あわせて参考にしてみてください
