「チーム内の意思疎通がうまくいかない」「退職者や休職者が増えている」など、チームマネジメントで悩みを抱えている管理職の方も多いのではないでしょうか。
とくに近年では「テレワーク」や「ハイブリットワーク」などの新しい働き方が普及し始めたことにより、旧来とは異なるチームマネジメントが現場では求められているでしょう。
そこで本記事では、チームマネジメントの基礎知識や必要になる能力、そして成功に導くためのポイントについて解説いたします。
チームマネジメントとは
チームマネジメントとは、チームが掲げている目標を達成するために、メンバーのポテンシャルを最大化する取り組みのことです。
ビジネスにおいては、企業や部署が掲げている目標（例：売上）を目指し、経営陣や管理職が従業員のパフォーマンスを管理することを指します。具体的には、メンバーの育成や評価制度の設計のほか、ITツールを活用した業務効率化などが挙げられます。
従業員一人ひとりのスキルを向上させることはもちろん、目標達成に繋がる本質的な業務に専念できるような環境づくりが重要になります。
チームマネジメントに必要な能力
チームマネジメントに取り組む際には、下記の能力が必要になります。
- コミュニケーション
- タスクマネジメント
- タイムマネジメント
コミュニケーション
チームメンバーとのコミュニケーションがうまくいかないと、下記のような問題が発生します。
- 指示や期待通りの成果物を得られなくなる
- チームメンバーからの報告・連絡・相談に漏れや虚偽が発生する
- 雰囲気が悪くなり、退職者や休職者が増えてしまう
このような状況を避けるには、コミュニケーション能力のなかでも「聞く力」が強く求められます。
一般的に「コミュニケーション能力が高い人」というと「話がうまい人」を想像する人が多いでしょう。しかし、メンバーが自発的に行動するチームを作るには、彼ら・彼女らが積極的に意見を発信できるような雰囲気づくりが求められます。
常日頃から「笑顔を意識する」「感謝を伝える」「人格否定をしない」「感情的ではなく建設的な議論をする」など、心理的安全性を確保できるような立ち居振る舞いを意識してみましょう。
タスクマネジメント
「いつまでに・誰が・何をするべきか」というタスクマネジメントができていないと、下記のような問題が発生してしまいます。
- タスクの責任者が不在のため、誰も手をつけない
- 想定していたスケジュールよりも時間がかかる
- タスクの進捗を把握するために「いつまでに終わりそう？」とわざわざ確認しなければならない
このような状況を防ぐには、リーダーが目標から逆算をしてタスクを割り振り、タスクの内容と期日を明確にする必要があります。目標達成に着実に近づくような「緊急度」と「重要度」の高いタスクから優先的に割り振りましょう。メンバーごとに得意・不得意な業務は異なるので、適正や本人の意向を考慮しながらタスクを割り振ると、チーム全体のパフォーマンスを高めやすくなります。
また、タスクマネジメントは手帳や紙で行うのではなく、TrelloやAsanaなどの専用のタスク管理ツールを活用して取り組むことがおすすめです。メンバー全員がリアルタイムで「何の業務が終わっていないのか」を確認できる状況にしておくと、お互いに手を差し伸べやすくなるでしょう。
▼タスクマネジメントを実施するメリットや具体的な方法については下記記事をご参照ください
タイムマネジメント
タイムマネジメントとは、メンバーの時間の使い方を可視化し、改善に取り組むことを指します。
タイムマネジメントができていないと、業務やプロジェクトで遅延が発生した際に、ボトルネックとなったタスクを特定することが難しくなります。また、チーム内で「誰が・今・何をしているのか」を可視化できていないと、メンバー同士で疑心暗鬼になり「本当に仕事をしているのか？」という疑念をお互いに抱いてしまう原因になります。
近年では働き方改革が見直され、時間外労働の上限規制が厳しく課せられるようになりました。メンバーが限られた時間のなかで最大限のパフォーマンスを発揮する（＝タイムパフォーマンスを高める）には、もはやタイムマネジメントは欠かせないものであるといえるでしょう。
TimeCrowdは3,500社以上の企業で導入されているタイムマネジメントツールです。「誰が・いつ・何をしたのか」「どの業務に・どれくらい時間をかけたのか」をリアルタイムで可視化することができます。
タスクの開始時と終了時にワンクリックで打刻をするだけのシンプルな操作性なので、メンバーにかかる負担を最小限に抑えられます。
また、管理者はダッシュボード上のグラフから状況を確認できるため、タイムマネジメントのためのデータ集計が不要な点が特徴です。
個人ごと・チームごと・タスクカテゴリーごとに、所要時間や人件費を自動で算出できます。
「どの業務に時間がかかっているのか」を把握することで、業務改善のための参考データとして活用することが可能です。
▼実際にキリンホールディングス様はTimeCrowdを業務改善に役立てられています
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時間管理ツール「TimeCrowd」の資料をダウンロード▼タイムマネジメントを導入する手順については下記記事もあわせて参考にしてみてください
チームマネジメントを成功させる3つのポイント
チームマネジメントを成功させるには、以下の3点を意識することが重要です。
- 相手の立場になって考える
- チーム内のコミュニケーションを活性化させる
- 仕組みづくりを意識する
相手の立場になって考える
チームとして同じ目標を掲げていても、お互いに意見が一致しないこともあるでしょう。そのときには「自分の意見をどう通すのか」を考えるのではなく、まずは「なぜ相手がその発言（行動）をするのか」を想像することから始めてみてはいかがでしょうか。
たとえば管理者としては「Aというタスクを◯◯日までに終わらせてほしい」と伝えたのに、メンバーは「できません」と答えたとします。その際には「なぜですか？」と聞いたり、もしくは考えてみることから始めましょう。実際には「現場では以前依頼されたBというタスクが業務量を圧迫している」だったり「Aというタスクを遂行できる人材がいない」だったり、さまざまな事情があるものです。
もちろん、ときには管理者としての意見を通さなければならない場面もあるでしょう。しかし、一方的に意見を通してばかりではメンバーからの信頼を失い、今後のチームマネジメントに支障をきたす可能性があります。相手の立場になって想像してみることがチームマネジメントでは欠かせない基本スタンスになります。
チーム内のコミュニケーションを活性化させる
また、リーダーとメンバーの1on1のコミュニケーションだけでなく、メンバー同士のコミュニケーションを活発にさせるような取り組みをしましょう。
チーム内のコミュニケーションは活発であるほうが望ましいといえます。なぜならお互いに助けあう文化が生まれ、チーム全体のパフォーマンスが高くなるためです。とくにチームの規模が拡大していくなかでは、複数の中堅メンバーが新人メンバーに対して指導・教育を行うことになるため、いつでも連携できるような関係値をチーム内で築いておく必要があります。
定期的に食事会を開催したり、仕事以外の話題で雑談をしてみたりなどして、適切な距離感を保ちつつもコミュニケーションがとりやすい雰囲気づくりを心がけてみましょう。
仕組みづくりを意識する
先述したように、管理者が「相手の立場になって考える」ことや「チーム内のコミュニケーションを活発化させる」ことはもちろん大事なことですが、とはいえ日々の忙しい業務のなかで、これらを“意識をする”だけでは、なかなかうまくいかないというのが実情だと思います。
そのような場合には、ITツールなどの仕組みを積極的に導入して解決するのがおすすめです。
- コミュニケーションツール
→メールや会議よりも意見を述べるハードルが下がる - タスクマネジメントツール、プロジェクトマネジメントツール
→報告・連絡・相談をしやすくなる - タイムマネジメントツール
→テレワークでもタスクの進捗確認やサポートができるようになる
チームマネジメントは管理者の属人的なスキルに依存する部分もありますが、ITツールを活用すれば土壌はある程度できあがります。とくにタイムマネジメントツールに関しては、メンバーの動きを把握するという点ではチームマネジメントには欠かせないものですので、ぜひ導入を検討してみてください。
まとめ
チームマネジメントは、ビジネスの目標を達成するためには欠かせない取り組みです。
「コミュニケーション」「タスクマネジメント」「タイムマネジメント」を徹底し、メンバーのパフォーマンスを最大限高めることが求められます。また、これらは管理者が意識をするだけでなく、ITツールを活用して仕組みづくりに取り組むことも重要です。
テレワークやハイブリットワークなど、新しい働き方が今後ますます普及してくるなかで、今までとは異なるチームマネジメントが求められています。ぜひ新しいやり方を積極的に取り入れてみてください。
