仕事が忙しすぎて手が回らず、悩んでいませんか？とくに新人のときは「なかなか仕事に慣れず、タスクの期日に間に合わなかった」という経験がある方も多いのではないでしょうか。
キャパオーバーな状態が続くと、生産性が低下するほか、第三者からの信頼を損ねてしまう可能性があります。
そこで本記事では、仕事でキャパオーバーになってしまう原因や対処法について解説いたします。
仕事でキャパオーバーになりやすい人の特徴
仕事でキャパオーバーになりやすい人の特徴としては、以下のようなものが挙げられます。
- タスク管理が苦手
- 人に頼るのが苦手
- 完璧主義
それぞれ詳しく解説します。
タスク管理が苦手
タスク管理が苦手だと「どれくらいの期間で、どれくらいの仕事量をこなせばいいのか」を把握できず、気がついたらキャパオーバーになってしまうケースがあるでしょう。
手帳やパソコンのメモ帳でタスク管理をしている方も多いですが「どのタスクが・どのステータスなのか」をリアルタイムで把握できていないと、進行スピードの速いプロジェクトでは臨機応変に対応することができません。
管理が煩雑になることでタスクの抜け漏れが発生してしまい、かえってキャパオーバーになることもあるので、タスク管理ツールを活用することを検討しましょう。
人に頼るのが苦手
人に頼るのが苦手な人は、どんな仕事も自分だけでこなそうとしてしまい、キャパオーバーになってしまう可能性があります。
「他の人に頼んだら嫌がられるかもしれない」
「これくらい自分でやらないと怠けていると思われるかもしれない」
このような考えからたくさんの仕事を引き受けてしまい、キャパオーバーになってしまう人もいるでしょう。
しかし多くの場合、ビジネスではスピード（＝期日）を守ることが最優先事項として考えら場合が多く、キャパオーバーになる前に困ったときは人に頼ることや、そもそも仕事を断ることを検討する必要があります。
完璧主義な性格
完璧主義な性格の人は、仕事の質にこだわり過ぎるあまり、作業がなかなか終わらずにキャパオーバーになってしまうことがあります。
もちろん仕事の質を高めるのは大事なことですが、こだわり過ぎてもなかなか周囲からの評価は上がらずに自己満足で終わってしまう場合があるでしょう。
作業時間が余計にかかってしまうことで、次々と自分の仕事量も増えてしまうため、まずは時間内に仕事を終わらせることを目標に作業に取り組みましょう。
仕事でキャパオーバーになる原因
仕事でキャパオーバーになる主な原因は、以下の通りです。
- 仕事量が多い
- 環境が変化した
- スキル不足
それぞれ詳しく解説します。
仕事量が多い
単純に仕事量が多い場合は、定時に仕事を終えることができずに残業が続いてしまいます。
上司や会社に掛け合って仕事量を減らしてもらうか、チームメンバーに協力を仰いで手伝ってもらうかなど、何かしらの対策が必要になるでしょう。
環境が変化した
下記のような環境の変化があると、仕事の進め方やコミュニケーションの取り方が変わるため、一時的にキャパオーバーになる可能性があります。
- 転職した
- 異動で上司や同僚が変わった
- 新人教育を担当することになった
また、プライベートの環境変化で仕事のペースが乱れてしまうケースもあるでしょう。子どもが生まれたり、家族の介護が必要になったりすると生活環境が大きく変わります。
このような環境変化は避けては通れないことなので、事前に上司や同僚に相談をして仕事量を調整してもらうのが良いでしょう。
スキル不足
求められている仕事の品質やスピードに対して、自分のスキルが不足している場合にはキャパオーバーになってしまうでしょう。
スキルの不足を埋めるには、独学をして自己研鑽をしたり、周囲の人にナレッジやコツを聞いたりして、積極的にスキルを身につける姿勢が必要になります。
仕事でキャパオーバーにならない方法
仕事でキャパオーバーになる状況を防ぐには、以下のような方法を取り入れましょう。
- 時間の使い方を改善する
- タスクマネジメントを取り入れる
- 完璧主義をやめる
- 休息を取る
時間の使い方を改善する
まずは「何の業務に時間がかかっているのか」を把握することから始めましょう。時間の使い方を把握することで、キャパオーバーを未然に防げるほか、仮にキャパオーバーになったときでもすぐに原因を特定することができます。
時間の使い方を把握するには、時間管理ツールを導入するのがおすすめです。
TimeCrowdは、国内4万人以上が利用する時間管理ツールです。
タスク名を入力してスタートボタンを押すだけで「何の業務に・どれくらい時間をかけたのか」を瞬時に計測することができます。
PCブラウザからはもちろん、iPhoneアプリやAndroidアプリからでも操作できるため、インターネット環境さえあればいつでも・どこでも利用が可能です。
個人プランは無料でご利用いただけるため、少しでもご興味のある方は下記から登録をしてお試しください。
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タスクマネジメントを取り入れることで「いつまでに・何をやるべきなのか」を明確にできます。事前に期日を設定することで作業スピードの向上を期待できるほか、明らかに不可能なスケジュールの設定を防ぐことが可能です。
また、チーム全体でタスクマネジメントを取り入れることで「誰が・いま・何に取り組んでいるのか」を把握できるほか、特定のメンバーにタスクが偏っている場合にはお互いに手を差し伸べることができます。
タスクマネジメントを取り入れる際には、下記の手順で取り組みましょう。
- 必要な作業の整理
- 優先順位の決定
- スケジュールの策定
- 進捗状況の管理
まずは取り組むべき作業を洗い出し、緊急度と優先度に基づいて取り組むべき優先順位を決めます。
- A：緊急度も重要度も高い
- B：緊急度は低いが重要度は高い
- C：緊急度は高いが重要度は低い
- D：緊急度も重要度も低い
優先順位を決めたら、それぞれの作業に期日を設定してスケジュールに落とし込みます。タスクに取り組み始めた進捗を適宜確認し、必要があればスケジュールを見直しましょう。
「Trello」や「Asana」などのツールを導入すると効率的にタスク管理を行えます。タスクの細分化や期日設定、メンバーへの割り当てといった必要な機能が揃えられているため、効率的にタスクマネジメントに取り組めるでしょう。
▼おすすめのタスク管理ツールは下記記事でご紹介していますので、あわせて参考にしてください
同僚や上司に相談する
キャパオーバーになりそうであれば、無理をせずに同僚や上司などの身近な人に相談をしましょう。
自分1人で仕事を抱え込んでしまうと、徐々に仕事が蓄積し、結果として期日に間に合わなくなってしまいます。できるだけ「早めに」相談することを心がけておくと、上司も早めに部署内でリソース調整をして対処ができるでしょう。
また「相談をしても調整してもらえない」「そもそも相談がしづらい」という場合には、キャパオーバーになる前に社内の人事部門などに掛け合うこともひとつの選択肢として検討しましょう。
完璧主義をやめてみる
完璧主義な性格は、タスクの品質を保つためには欠かせない素質です。スピードや効率性が重視される昨今ですが、完璧主義な人には安心して仕事を任せられるというのもまた事実です。多くの場合、チームに一人は欠かせない存在であると言っても過言ではないでしょう。
しかし、完璧主義が過ぎるあまり期日を遅れてしまっては元も子もありません。競争の激しいビジネスの現場ではスピードは欠かせないものであるためです。最も大事なのは「期日を守ったうえで、品質を品質を高めること」でしょう。
とは言っても「では今日から完璧主義をやめる」というのも、多くの人にとって難しいことだと思います。
そんな方には、まずは下記のような点から意識してみることをおすすめします。ポイントは「完璧主義をやめる」のではなく、まずは「やめてみる」ことから始めてみることです。
- 完璧主義な性格を逆手にとって「絶対に期日内に終わらせること」を目標にすり替える
- 自分基準ではなく、他人基準で相手から何を求められているのか？を考え直す
- 完璧な成果を出すために、早い段階で周囲の協力や助けを仰ぎ、結果として一人で進めるよりも早いスピードで終わらせる
実際に、完璧主義であった筆者は上記を意識し始めてから、完璧主義という性格を強みに変えて仕事に取り組めるようになりましたので、よろしければ参考にしてみてください。
休息を取る
長時間労働が続くと疲れが溜まり、仕事の効率が悪くなる可能性があります。
ミスが増えてしまうことでタスクの修正が発生し、結果的に時間がかかってしまうというケースもあるでしょう。そのような状況を防ぐには、適度に休息を取り入れるほかありません。
しかし「休憩を取ろうとは思いつつも、ダラダラと作業をしてしまう…」という方もなかにはいるでしょう。
そのような方はポモドーロ・テクニックを取り入れてみてはいかがでしょうか。ポモドーロ・テクニックとは、25分間の作業と5分間の休憩を1セットとし、それを繰り返し行う時間管理術のことです。タイマーや、時間計測のできるITツール（TimeCrowd）などを導入して、タスクの開始時・終了時に打刻をすることを習慣づけます。
時間に意識を向けることで、自然と集中力が上がり、作業のパフォーマンスが高くなるのでおすすめです。
▼ポモドーロ・テクニックの方法については下記記事で詳しく解説していますので、あわせてご確認ください
キャパオーバーを脱する第一歩は現状を把握すること
本記事では、仕事でキャパオーバーになりやすい人の特徴や原因、キャパオーバーにならないための方法を紹介しました。キャパオーバーになってしまう人には特徴があり、状況によっては誰でもキャパオーバーになってしまう可能性があります。
キャパオーバーを脱する第一歩は現状を把握することです。まずは時間管理ツールを導入して、自分の時間の使い方を把握してみてください。
