「従業員一人ひとりにコスト意識を持ってもらい、利益を増やしていきたい」
「だけど、コスト意識の話をすると、チームの雰囲気が悪くなって進まない」
このような悩みを持つ経営者・管理職の方もいらっしゃるでしょう。
企業経営においては、従業員一人ひとりにコスト意識を持たせることが重要です。一方で、コスト意識を浸透させるやり方には最大限の配慮が必要になります。
そこでこの記事では、従業員のコスト意識を高めるための具体的な方法や注意点について解説します。
従業員のモチベーションにも配慮つつ、コスト意識を高めていきたいという経営者・管理職の方は、ぜひ参考にしてください。
コスト意識とは
まずはコスト意識とは何かについてわかりやすく解説します。
コスト意識とは投資したリソースへの対価を意識すること
コスト意識とは、企業が投資したリソースに対して、それに見合う利益が得られているかを意識することです。
従業員の目線で考えれば、それは目の前のできごとにかかっているコストを常に意識する姿勢とも言えるでしょう。具体的なコストとしてはオフィスの家賃、パソコンやボールペンなどの備品代、社員やアルバイトの人件費などが挙げられます。
企業活動ではたいていのことにはコストが発生していますので、まずはその点を理解することが、コスト意識を高める第一歩につながります。
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コスト意識を高めることは利益の確保につながる
企業の利益は「売上 – 費用（コスト）」で算出されます。そのため利益を最大化させるためには、売上を最大化させるだけではなく、コストを最小化させる必要があります。
しかし、多くの場合には従業員の目標は「売上」に設定されることが多いでしょう。たとえば営業担当者であれば「契約数」、マーケティング担当者であれば「購入数」や「獲得リード数」などが挙げられます。
もちろん、これらの売上指標は重要なものですが、ただ闇雲に売上数値を追っても、想定以上にコストが発生してしまえば赤字になってしまいます。
企業が継続的な成長を遂げるためには、全従業員が売上数値を追いつつ、コストに対する意識を持つことが重要だと言えるでしょう。
従業員のコスト意識を高める方法
コスト意識を高める具体的な方法について解説します。
コスト削減の目標設定を行う
従業員のコスト意識を高めるためには、まずは目標設定が欠かせません。
漠然と「コスト意識を持ちましょう」と言われるよりも「プロジェクトを黒字化するために◯◯費を□□円まで抑える必要がある」と言われたほうが、従業員も納得感を持ちやすくなります。
コスト削減の具体的な目標を示すことは、経営陣やマネージャーだけでなく、企業全体でコスト意識を持つことにつながります。
業務工数を可視化する
コストのなかでも、大きな割合を占めるのが人件費です。とくにシステム開発・広告代理店・コンサルティングなどの受託型ビジネスでは、人件費の割合が高くなる傾向にあります。
しかし、多くの日本企業では給与体系が安定しており、なかなか自分の人件費について考えるきっかけがないという従業員の方も多いでしょう。そのため、ほとんどの従業員は「コスト意識を持ってほしい」と言われても、なかなか実感を持ちづらいのが実情です。
そこでおすすめなのが業務工数の可視化です。具体的にはTimeCrowdというツールを活用します。
TimeCrowdでは、タスクの開始時と終了時に打刻をすることで「どの業務に・どれくらい時間をかけたのか」を記録することができます。
打刻されたデータは自動で集計されます。そして、下記のようなレポート画面から、チーム・タスクごと・メンバーごとの業務状況を確認することができます。
また、従業員ごとの時間単価を事前に設定することで、タスクごと（もしくはプロジェクトごと）に発生した人件費を自動で算出することも可能です。
従業員一人ひとりが「タスク（プロジェクト）に対してどれくらいの人件費が発生しているのか」を把握することで、コストに対する意識を高めることができるでしょう。
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業務ごとに優先順位を考える
業務工数を可視化したら、業務ごとに優先順位を考えましょう。この際には「緊急度」と「重要度（売上への貢献）」の2軸から、業務を分類するのがおすすめです。
たとえば重要度（売上への貢献）が低いデータ整理の作業を、最も人件費の高い管理職の社員が行っていては費用対効果が見合いません。
このようなコスト意識の観点から、特定の従業員のリソースを割いてまで行う必要のある業務なのかを識別することが重要です。
緊急度も重要度も低い業務であれば、そもそも取り組む必要がありません。また、「緊急度」は高いが「重要度（売上への貢献）」は低い業務であれば、比較的人件費のかからない若手社員やアルバイト、クラウドソーシングへの外注なども検討すると良いでしょう。
「そもそもいま行うべきなのか」「果たして自分が行うべきなのか」といった考えを、管理者自身が持ち、そして従業員にも伝えるようにしてください。
▼「優先順位のつけ方がわからない…」という方は下記記事もあわせてご確認ください
従業員のコスト意識を高める際の注意点
コスト意識の醸成を無理やり推し進めてしまうと、かえってデメリットがあるため注意が必要です。
ムリなコスト削減には注意
ムリなコスト削減には注意をしてください。もちろん余計なコストの削減はとても大切です。しかし、コスト削減によって生産性が下がってしまえば、結果的に利益を圧迫してしまいます。
たとえば給与や福利厚生などの人件費を削減することで、従業員のモチベーションを低下させてしまうと、売上も低下してしまう恐れがあります。
また、外注費用を抑えるために業者のリプレースメントを行った結果、享受できるサービス品質が低下すれば、連絡や補填作業のために従業員の工数（＝人件費）を追加で発生させてしまうことにもなります。
このようにムリなコスト削減は生産性の低下に繋がりかねないため、注意をしましょう。
▼正しいコスト削減の進め方は下記記事で詳しく紹介していますので、あわせてご覧ください
変えるのは企業風土ではなく、コスト意識
コスト削減を企業風土にまで根付かせてしまうと、社内全体が張り詰めた空気になってしまうため注意が必要です。
もちろん企業全体でコスト意識を持つことは重要である一方で、それ自体が足かせになり事業が前に進まないということは好ましいものではないでしょう。
また、会社全体で急にコスト管理が厳しくなると「倒産してしまうのではないか」という変な噂が広がったり、働き方を窮屈に感じてしまい退職者がいきなり増加したりといった懸念も考えられます。
伝え方やさじ加減が難しいところではありますが、従業員のコスト意識を高める際には「まずは目的を共有すること」が何よりも重要です。
そして、企業風土の変化を意図するものではないことを従業員にしっかりと伝えるなど、適切なコミュニケーションを図りましょう。
コスト意識を定着させるには、業務の一環として浸透させるのがおすすめ
従業員のコストを高めるためには、日々の業務の一環として定着させることが効果的です。
TimeCrowdを活用して「それぞれが・どの業務に・どれくらい時間（＝人件費）をかけているのか」を理解してもらうことから始めましょう。
タスクごとにかけた人件費を可視化することで「より生産性を高めて働くにはどうしたらよいか」を考えるきっかけになり、従業員の主体性を促すことにもつながります。
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