在宅勤務は通勤なしに仕事ができるのでメリットも大きい働き方です。
しかしオフィスに行かない分、上司や同僚とのコミュニケーションが不足してしまうのも事実。さらには若い世代ほどコミュニケーションが苦手ということもあり、テレワークではコミュニケーションをいかに取っていくかが課題となっています。
この記事では、コミュニケーションの課題を検証し、さらに在宅勤務のコミュニケーションツールを紹介していきます。上手く活用して、円滑なコミュニケーションに役立ててください。
目次
在宅勤務のコミュニケーションは若い世代ほど苦手
まずは在宅勤務になったことで、コミュニケーションがどのように変化したのか、さまざまな調査から検証してみましょう。
在宅勤務の課題はコミュニケーション
厚生労働省の調査によると、在宅勤務になって課題と感じたことという質問に対して「従業員間でコミュニケーションが取りにくい」が第２位となりました。割合も約48.4％と、約半数の人が在宅勤務によるコミュニケーション不足を問題視していることがわかります。
コミュニケーションの手段は何？
在宅勤務でのコミュニケーション手段は何を使っているのかという調査では、以下のような結果が出ています。
- E-mail……………78.3％
- 電話………………71.0％
- Web会議…………59.3％
- チャット…………46.4％
- グループウェア…37.4%
- FAX………………4.9％
さらに、このツールを年代別に見てみると、以下の表のようになります。
これらを総合的に見ると、30代以上ではE-mailがツールの１位にはなっていますが、20代はチャットツールの方が多いということがわかります。
そして「業務に関わるコミュニケーションのしやすさ」について質問したところ、20代では「しにくい」が61.9％、30代では58.7％もいるのに対して、50〜60代は52％程度に留まっているのも注目すべき点。使っているツールと、コミュニケーションのしやすさが、年代によって違うことをもっと考慮して、在宅勤務に何を導入するのか検討する必要があります。
E-mailのデメリット
まだまだ利用率が高いE-mailですが、若い世代を中心にE-mail離れが起こっているのも確かです。E-mailしかなかった時代もありますし、正式なビジネスのやりとりには欠かせないツールではあります。
しかし、E-mailには以下のようなデメリットもあることを知り、もっとコミュニケーションを図れるツールを導入するのが、在宅勤務の課題解決となります。以下にE-mailのデメリットをあげてみました。
E-mailが読まれたかわからない
E-mailは相手から返信や電話などが来ない限り、相手に伝わったかどうか確認できません。通信トラブルで送信できていなかったり、相手の迷惑メールボックスに入っていたりと、何らかの問題で受け取れていない可能性もあります。
時間を気にせず送れるメリットがある反面、相手の反応にスピード感がないのがデメリットです。
時間にズレがある
リアルタイムで相手のリアクションがわかりにくいため、相手と時間を共有しにくいデメリットがあります。チームで仕事をするなら、CCやBCCが多くなり、遡って要件を確認するのが面倒になります。
このデメリットによって結束力が生まれにくく、話題を共有することが難しくなります。
送ったメールは取り消せない
１度送信ボタンを押してしまったメールは、取り消すことができません。誤った内容だったり、付け加えたいことができたとしても、再編集することができないのです。結果的に相手に失礼になってしまうことも起こりえます。
在宅勤務のコミュニケーションにはツールが必須
ここまで検証してきて、やはり在宅勤務のコミュニケーションにはE-mailや電話だけでは不十分だということがわかります。どの世代にも簡単に使えて、E-mailのデメリットをカバーできるようなツールを紹介します。
Chatwork（チャットワーク）
チャットワークは、個別やグループチャットだけでなく、Web会議システム、グループウェア、ファイル共有システムなどが使えるツールです。メールには定型的なやりとりが必要ですが、複数名で時間を共有しながらスムーズなコミュニケーションを取ることができます。
チャットだけで不十分であれば、Web会議システムで細かなニュアンスを伝えたり、ミーティングや説明など対面と同じように行えます。さらにグループウェアを利用すればチームで行う業務も、進捗状況を把握し、タスク漏れがないよう進めることも可能。
もちろん、メンバー間での軽い雑談もできるため、業務ばかりでなくコミュニケーションを図るツールとして活用できます。さらにスマホアプリもあるので、通知を受け取りやすく、レスポンスが早くなります。
slack（スラック）
ビジネス版に特化したチャットツールです。グループ作成してコミュニケーションを取るだけでなく、メンバーの成果や進捗状況がすぐにわかり、必要な情報を必要な人へ届けることができます。
在宅勤務になり、メンバーがそれぞれの自宅で仕事をする状況では、環境によって仕事の進捗が変化します。スムーズな業務の進行には、各メンバーの状況をリーダーが把握しておくことが大切ですが、slackを活用すればさまざまなコミュニケーションが実現できます。
例えば、アイデアや課題をチームで共有したり、アンケート機能を使ってリーダーが質問を投げかけてみたりすることもできます。チーム内で言いにくいことは個別で話すことも可能なので、離れていても信頼感や繋がりを深められます。
kintone（キントーン）
kintoneの最大の特徴は、自社の業務に合わせた「アプリ」を作成できる点です。部署によっても異なる業務に合わせて、ドラッグ&ドロップだけで作れます。もちろんプログラミングの知識は必要ないので、必要な機能を自由にカスタマイズし、共有することで在宅勤務でもオフィスにいるように業務が行えます。
プロジェクトごと、チームごとにコミュニケーションが可能なだけでなく、社外の人と情報共有できる「ゲストスペース」やkintoneユーザー同士で使える「ピープル」など、コミュニケーション手段を用途によって変えることができます。
さまざまな業務をサポートするサービスは100種類以上、機能拡張や連携も多様なので、自社オリジナルのシステムを開発する時間やコストも大幅にカットできます。
TimeCrowdと連携してさらなるコミュニケーションを！
TimeCrowdは、メンバーの作業時間を記録して共有し、効率よく業務を管理・進行できるツールです。今回紹介したツールとの連携で、さらにコミュニケーションが取りやすく、業務がスムーズになります。
Chatworkと連携するには、Chromeに拡張機能を追加します。ChatworkからTimeCrowdにログインすると、そのままTimeCrowdに打刻できるようになります。別々のツールでそれぞれに打刻する必要がなく、煩わしさが軽減されます。
slackと連携するには、「Zapier」を利用してTimeCrowdの打刻やタスク編集をslackに通知することができるようになります。これによってTimeCrowdでの進捗をslackでも知ることができ、連絡漏れや呼びかけに気づきにくいことを防ぐことができます。
複数のツールを使っても、TimeCrowdで連携すればより便利にコミュニケーションが図れるようになります。
在宅勤務のコミュニケーションは若手をフォローしたツールを使おう
在宅勤務で直接メンバーと会わなくなり、コミュニケーションが不足していると感じている人は多くいます。中には孤独を感じたり、疎外感を味わったりと深刻な問題となることも。
特に20代ではメールや電話といったコミュニケーションツールが苦手なので、チームでのコミュニケーションが取りやすいTimeCrowdなどのツールを取り入れてみましょう。TimeCrowdは2週間無料で試せます。ぜひ導入の前に使ってみてください。
