働き方改革やDX化の影響から、社内で業務効率化を進めたいと考える方もいるでしょう。しかし業務効率化ツールは数多くあり、どれを導入するべきか迷いますよね。本記事ではおすすめの業務効率化ツールをご紹介いたしますので、ぜひ参考にしてください。
業務効率化ツールの選び方
業務効率化ツールを導入する際には、必ず下記3つの点を確認したうえで選びましょう。
必要な機能が備えられているか
ツールを導入する前に、まずは必要な機能を洗い出してください。とくに現場メンバーが使うツールの場合は、管理者だけではなく実際に使う方からもヒアリングすることをおすすめします。
また、多機能なツールはできるだけ避けましょう。「大は小を兼ねる」という理由から魅力を感じる点はわかりますが、機能が多いと操作が複雑となり、使いこなせない可能性もあります。最悪の場合はツールが形骸化してしまう恐れもあるため、可能であればシンプルな機能のツールがおすすめです。
サポート体制は充実しているか
電話やメールを用いたサポート体制があれば導入後も安心です。とくに導入直後は社内でも混乱が生じがちなので、サポート体制が充実したツールを選びましょう。
また、海外ツールの場合は日本語のサポートがないケースもあります。対応できるメンバーが限られてしまうので、できるだけ日本語のサポートがあるか否か確認することをおすすめします。
社内システムと連携できるか
業務効率化ツールは単体で使うよりも、既存のシステムと連携したほうが利便性が向上します。導入前に社内システムと連携が可能か確認しておきましょう。
業務効率化ツールの種類
下記のようなツールが多くの企業から導入されています。
- 業務可視化ツール
- RPA（業務自動化）ツール
- コミュニケーションツール
- タスク管理・進捗管理ツール
- 名刺管理ツール
- ペーパーレス化ツール
各種類ごとにおすすめのツールは次の章でご紹介します。
▼ツールを導入する意外にも業務効率化を進める手段はあります。下記記事で紹介していますので、ぜひ参考にしてください。
おすすめの業務効率化ツール14選
おすすめの業務効率化ツールをご紹介します。
業務可視化ツール
業務効率化を実施する際には「どの業務を効率化するのか」を把握する必要があります。闇雲にすべての業務を効率化すると費用も工数もかかるので、まずは業務可視化ツールを導入して、優先的に効率化するべき業務を見つけましょう。
TimeCrowd
TimeCrowdは、誰が・いつ・何をしたのかを可視化できるツールです。レポート機能を使えば、期間を指定してチームごとに状況を確認することもできます。チーム内で必要以上に時間を費やしている業務があれば、効率化を検討することもできるでしょう。
▼実際のレポート画面
また、ボタンひとつで打刻できるシンプルな操作性が特徴です。メンバーに負担がかからないためツールが形骸化する心配もありません。導入後も社内で浸透するまでしっかりとサポートを受けられます。
TimeCrowdのご利用に少しでも興味のある方は、下記のサービス資料から詳細な機能や料金プランをご確認ください。
時間管理ツール「TimeCrowd」の資料をダウンロードまた、操作性が気になる方には無料のトライアル期間もご用意しています。下記のお申し込みフォームからお気軽にお問い合わせください。
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MITERAS
出典：MITERAS
MITERASはPCの稼働状況から従業員の勤務実態を可視化できるツールです。労働時間を客観的に把握できるので、隠れ残業を防止して働き方改革の実現にも近づくでしょう。ソフトウェアの利用状況まで確認できるので、正しいデータを細かく把握したい企業におすすめです。
▼その他にもおすすめの業務可視化ツールは下記記事でご紹介しています。
RPA（業務自動化）ツール
業務可視化ツールを使ってボトルネックとなる業務が特定できたら、次はRPAツールで自動化できないか検討しましょう。
WinActor
出典：WinActor
WinActorはNTTデータが提供するRPAツールです。環境構築は不要でインストールすればすぐに使える点が特徴で、シンプルな操作性からプログラミング知識がなくても操作できます。NTTデータの技術認定を受けた技術者からサポートも受けられるので、導入後のフォローも安心です。
Robo-Pat
出典：Robo-Pat
Robo-Patは全てのアプリケーション・ブラウザを操作できるRPAツールです。シンプルな操作性と充実したサポート体制から数多くの中小企業に導入されています。勉強会の開催などの個別サポートを通じて、ツールが社内に浸透するまで徹底的にサポートを受けられます。「繁忙期に1ヶ月だけ使いたい」などの個別ニーズにも対応可能なので、まずは気軽にお問い合わせしてみてください。
コミュニケーションツール
メールでは可読性が低く、とくに若いメンバーの間では使いづらさを感じる人もいるようです。チャット形式で連絡がとれる「社内コミュニケーションツール」であれば、業務を進めるスピードも向上するのでぜひ導入を検討しましょう。
Slack
出典：Slack
Slackは、全世界で日間アクティブユーザー数が1,000万人を超えるコミュニケーションツール。スタンプ機能やコミカルな通知音から、業務上の連絡も気軽に行える点が特徴です。
また、Slackコネクト機能を使えば社外メンバーとの連携もできます。安心安全なセキュリティ環境のなかで円滑にプロジェクトを進められるでしょう。
Chatwork
出典：Chatwork
Chatworkは国内で30万以上の企業から利用されているコミュニケーションツールです。シンプルな機能から、ITに苦手意識のある方でも安心して利用できます。また、KDDI社と提携して官公庁でも利用できるセキュリティ水準を実現しています。ユーザー数100人までは無料で利用できるため、まずは気軽にご利用ください。
タスク管理・進捗管理ツール
タスク管理・進捗管理ツールを導入すれば、タスクを登録する際に「このタスクは本当に必要なのか」と一度考える余裕が生まれるので、そもそもムダな業務が発生しにくくなります。また、担当者と期日を明確にすることで、タスクに対する責任意識も生まれるでしょう。
backlog
出典：Backlog
backlogはガントチャートやカンバンボードでタスクの進捗を確認できるツールです。マイルストーン機能を活用すれば、長期間に及ぶプロジェクトも小さく区切って管理できるため、プロジェクト管理が必要な企業に適しています。SVNとGitを使ってソースコードも管理できるので、とくにシステム開発会社におすすめです。
Trello
出典：Trello
Trelloはタスクの進捗ステータスをひと目で確認できるツールです。ドラッグ＆ドロップでタスクカードを柔軟に操作できるので、誰でも簡単に利用できます。また、Butlerを活用すればTrello内のほとんどのアクションを自動化することもできます。タスクを管理することにできるだけ工数をかけたくない企業におすすめです。
名刺管理ツール
名刺管理ツールを利用して顧客データを一元管理すれば、営業活動を効率化することができます。
Sansan
出典：Sansan
Sansanは法人向けの名刺管理ツールです。手動入力とAI技術によって名刺データを99.9%の精度で電子化することができます。全社で人脈を共有することで商談時に情報を活かせるほか、顧客に一括でメールを配信することなども可能です。
Wantedly people
Wantedly peopleは、商談で受け取った名刺を同時に10枚までデータ化できるツールです。登録した相手が転職や昇進などでプロフィール情報を更新すると、通知が届いてすぐに確認することができます。相手のプロフィールを詳細まで確認することで、会話の糸口も見い出せるでしょう。
ファイル共有ツール
ファイル共有ツールは、社内で共同編集できるデータをクラウド上に作成できるツールです。メールでファイルを送るよりも素早く社内共有できるので、業務スピードも向上します。
Googleドライブ
出典：Googleドライブ
Googleドライブを活用すれば、ドキュメントや数値データをクラウド上で共同編集することができます。また、Chromeストアで拡張機能をインストールすれば、新たな機能も実装可能です。マインドマップの「MindMeister」やOfficeファイルを編集できる「AwesomeDrive for Google Drive」など、便利な機能が数多くあります。
DocBase
出典：DocBase
DocBaseは社内の情報共有におすすめのツールです。業務マニュアルやナレッジを共有することで、特定のメンバーに業務が集中する業務属人化を防ぐことができます。ドキュメントは公開後も共同編集ができるため、情報を蓄積することで会社の資産となるでしょう。
ペーパーレス化ツール
ペーパーレス化ツールで、今まで紙で行っていた業務を電子化することで印刷や郵送（回覧）の手間がなくなります。とくに請求書や契約書の発行、経費の申請などで実現すれば管理部門の業務の負担を削減できるでしょう。
シヤチハタクラウド
出典：シヤチハタクラウド
シヤチハタクラウドは従来紙で行っていた押印業務を電子化できるツールです。今まで平均3日ほどかけていた社内決裁を30分間に短縮することもできます。テレワークのなかで押印をするためだけに出社する「はんこ出社」が不要となるため、働き方改革の普及も後押しするでしょう。
楽楽精算
出典：楽楽精算
楽楽精算は経費申請に関わる業務を電子化できるツールです。クラウド上で、いつでも・どこでも申請できるのでテレワークの推進に繋がります。また、専用のアプリから領収書を撮影すれば自動で読み込まれるため、手入力によるミスも防げます。経費申請の承認者や、経費処理をする経理担当者の業務もツールで削減されるため、全社的に業務効率化を実現できるでしょう。
業務効率化ツールを導入するメリット
業務効率化ツールを導入することで、会社と従業員双方にメリットがあります。
働き方改革の推進
無駄な業務を削減すれば、従業員は売上に繋がるような本質的な業務に時間をかけられます。また、残業時間の抑制にも繋がりるので、個人のワークライフバランスの実現にも一役買うはずです。
とくに昨今では「時間外労働の上限規制」が設けられました。基本的には1日8時間・1週間40時間を超える労働は原則認められず、仮に残業する場合でも月45時間・年360時間以内に留める必要があります。限られた時間内でパフォーマンスを向上させるためにも、業務効率化ツールは必須のものといえるでしょう。
コストの削減
業務効率化ツールを導入すれば、ムダな業務がなくなるので人件費が削減されます。また、今まで紙で行っていた業務を電子化すれば、書類の印刷代や管理代なども不要となります。コスト削減の意識が高まり、利益の出やすい企業体質になることも見込めるでしょう。
業務効率化ツールを導入して生産性を高めよう
近年ではテレワークの影響から、従業員の業務が見えなくなった（＝ブラックボックス化された）ことで、業務効率化に苦戦する企業も多い印象です。一方で、TimeCrowdのような業務可視化ツールを用いて、業務のボトルネックを特定しようと取り組む企業も数多く存在します。自社の課題を把握したうえで最適なツールを導入すれば、会社の生産性も高まるので、この記事を読む皆様もぜひ取り組まれてみてはいかがでしょうか。
