業務効率化と生産性向上の違いとは?そのメリットや便利なツールを紹介します

働き方改革が叫ばれる現代において、業務効率化や生産性向上への取り組みは年々重要視されてきています。

一方で、「そもそも業務効率化ってなに?」「業務効率化と生産性向上の違いって?」というような疑問もあるかと思います。

この記事では、業務効率化と生産性向上の意味やその違い、業務効率化・生産性向上のメリットや方法、便利なツールの紹介等をしていきます。

業務効率化と生産性向上の違い

そもそも「業務効率化」と「生産性向上」はどのような意味で、どのような違いがあるのでしょうか。

業務効率化とはどんな意味?

業務効率化とは、チーム内に存在している様々なタスク時間を削減し、少ない工数・時間で成果を最大化していく取り組みのことを意味しています。

例えば、「手作業で在庫管理をし、在庫チェックに2時間かけていたものが、在庫管理ツールを使うことで30分で済むようになった。」という事例や、「商談は必ずオフラインでしていて、平均1時間の移動時間があったが、オンライン商談ツールを使うことで移動時間が0になった。」という事例は業務効率化にあたります。

ツールによって業務を単純化させることや、ムダな業務を削ったりすることが業務効率化につながることが多いです。

生産性向上とはどんな意味?

生産性向上とは、各企業における利益を最大化するために、ヒト・モノ・カネ・情報の価値を高めるための施策のことを指します。

生産性向上というと、主に「労働生産性」、つまりヒトの生産性を思い浮かべる方が多いでしょう。しかしながら、生産性は広い意味でいうと「資本生産性(設備などのモノやカネの生産性)」や「全要素生産性」などもあります。

それら全てを向上させるための取り組みを、総じて生産性向上と言います。

業務効率化と生産性向上の違い

前述したように、業務効率化とはタスク時間の削減により少ない工数で成果を最大化していく取り組み、生産性向上とは、あらゆる生産性を高めるための取り組みを指します。

その意味では、業務効率化は生産性(とりわけ労働生産性)向上に含まれる取り組みと言えます。

企業利益を追い求める過程で、より大きな視点から企業価値を高めていくための取り組みが生産性向上、ミクロな視点から労働生産性を向上させていく取り組みを業務効率化と考えると良いでしょう。

業務効率化・生産性向上の必要性・メリット

なぜ業務効率化や生産性向上をする必要があるのでしょうか。

そのメリットについて説明していきます。

働き方改革になる

業務効率化・生産性向上のメリットとしては、働き方改革に繋がることが挙げられます。

業務効率が悪いと、どうしても個人の業務時間・残業時間が増えてしまい、場合によっては法定の労働時間を超えてしまう可能性もあります。

業務効率化を進めることによって、各タスクの時間を縮小し、生産性向上により利益を確保していくことで、従業員へ十分な報酬を支払いつつ、健全な労働環境を作り、働き方改革に繋げることができます。

コスト削減になる

業務効率化・生産性向上のメリットの2つ目に、コスト削減が挙げられます。

先に述べたように、業務効率が悪いと残業時間が増え、それに伴って残業代の発生や、人手が足りない場合の採用費や賃金が増加していき、コストが増大していきます。

業務効率化・生産性向上を進めていくことで、最低限の人員・時間で業務を進め、コストを削減することができます。

競争力の強化につながる

業務効率化・生産性向上の最大のメリットがこの競争力の強化にあるといえます。

グローバル化が進む現代において、日本国内企業だけではなく、海外企業と比較した競争力の強化が必要不可欠となっています。業務効率化・生産性向上を怠り、生産性が下がっている企業は国際社会において淘汰され、生産性の高い企業のみが生き残っていくと言われています。

市場での存在感を示す上でも、業務効率化・生産性向上の取り組みは必要不可欠であると言えるでしょう。

業務効率化・生産性向上の方法

それでは、業務効率化や生産性向上には、どのような取り組みがあるのでしょうか。

ここでは特に、業務効率化(労働生産性の向上)にフォーカスして、その例を4つ説明していきます。

業務の可視化を行う

最初にブラックボックス化している業務の可視化を行うことで、「どこから改善を加えるべきか?」を明確にすることが可能です。

社内で行われている全ての業務をリストアップし、どの業務を誰が担当し、どのくらいの時間がかかっているのかを整理しましょう。

手書きやエクセルなどの表計算ツールを使用しての整理も可能ですが、業務管理ツールを利用すると、効率よく整理が可能です。

削れる業務はないか、ツールを使って単純化できる作業はないかなどを考え、スリム化していくことが、業務効率化や生産性向上につながります。

業務可視化の方法や、可視化ツールについてはこちらの記事でも詳しく紹介しています。

業務効率化(業務管理)ツール等の使用

業務効率化(業務管理)ツールなどのITツールを使うことで、大幅に業務効率化・生産性向上につながるケースがあります。各々のチームの課題に合わせて最適なツールを活用しましょう。

例えば、MTGをせずに簡単にタスク管理や進捗状況を把握したいならタスク管理ツールを、営業の成績・進捗状況の把握や、顧客の分析をしたい場合などはSFAツールを使用するなど、便利なツールが多くあります。

今や業務効率化や生産性向上のためには、ITツールの利用は必要不可欠であると言えるでしょう。

適材適所の人員配置/採用

業務効率化・生産性向上のためには、最適な部署に、最適な人材を配置することが非常に重要です。

そのためには、採用時から人材の見極めをしっかりとして、部署配属の際も慎重に検討することが重要です。

適材適所の配置ができていないと、業務効率が落ちるだけでなく、大きなミスにつながる可能性も大きくなります。

部署異動の多い大企業や、離職・入社が多い企業は特に、この適材適所の人材配置には注意したいところです。

アウトソーシングの利用

全ての業務を自社内で行うのではなく、時にはアウトソーシングを利用することも業務効率化・生産性向上のためには必要です。

自社に知見のない業務を始めるには、まずはそのスキルを持った方の採用、メンバーの教育、オペレーションの整備など、大きなコストと時間がかかってきます。そのコスト・時間を最低限に抑えられる手段がアウトソーシング(外注)です。

広告掲載業務の代行や、人事採用業務の代行業者など、様々なアウトソーシング業者があります。状況に合わせてこのような手段も検討すると良いでしょう。

業務効率化・生産性向上に便利なツール4選

ここまで、業務効率化・生産性向上のメリットや、その方法などをみてきましたが、これらを進めるにあたってツールの利用は必要不可欠になってきます。

ここでは、業務効率化・生産性向上のために便利なツールを4つご紹介します。

TimeCrowd

TimeCrowd:https://timecrowd.net/

費用:無料〜(有料プランは550円/月〜)

特徴:業務効率を見える化して生産性向上につなげるツール

TimeCrowdは、チームメンバーがどの業務にどのくらいの時間を使っているかを集計し、業務可視化ができるツールです。

各メンバーがどのくらい働いているのか、どの業務に何時間かけているのかを自動的にグラフ化してくれるので、チーム全体の業務効率化・生産性向上にもってこいのツールです。

業務時間の把握は業務効率化を始める最初に必要なことなので、まず最初にTimeCrowdを使用するのがおすすめです。

TimeCrowd以外の業務可視化ツールについては、こちらの記事でまとめているので、比較したい方は参考にしてみてください。

SmartHR

SmartHR:https://smarthr.jp/

費用:無料〜(有料プランは要問い合わせ)

特徴:人事・労務の業務効率化を実現し、働くすべての人の生産性向上を支えるツール

Smart HRは、人事・労務関連の業務をスマートに遂行できる業務効率化ツールです。

入社手続きや年末調整などの煩雑化しやすい業務や人事評価、給与明細の確認などもこのツール一つでできるようになる便利ツールです。

バックオフィス関連の業務効率化・生産性向上には欠かせないツールです。

Sansan

Sansan:https://jp.sansan.com/products/sansan/

費用:無料トライアル〜(有料プランは要問い合わせ)

特徴:営業・マーケティング活動に最適なデータを活用できる、営業DXサービス

Sansanは、営業やマーケティングに使用するデータを集約し、生産性向上を支援するサービスです。

顧客情報の集約がメイン機能ですが、そこからのデータ活用や、SFAとの連携によって営業やマーケティングに活用できるデータを一括に管理・分析できます。

BtoB営業を武器にする企業は是非とも導入したいシステムです。

エクセル(またはGoogleスプレッドシート)

Excel(Microsoft Office):https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/free-office-online-for-the-web

金額:0円〜

※Excel onlineの場合。通常盤Excel2021は17,904円。

特徴:汎用性が高く独自にカスタマイズして様々な面で活躍する万能ツール。

エクセルは、Microsoft Officeのツールの1つで、非常に多くの企業で導入されている汎用ツールで、すでに使用されている方も多いかと思います。

表計算機能を使って計算を単純化したり、様々なデータを一括してまとまたりすることができるため、様々なシーンでの活躍が期待できます。

業務効率化・生産性向上を考える上で、一番最初に活用を検討する便利ツールの1つです。

業務効率化・生産性向上を進める際の注意点

業務効率化・生産性向上を進めることは企業にとって非常に重要なことです。

一方で、無理に進めようとすると、思わぬ失敗を招くケースがあります。

ここでは、業務効率化・生産性向上を進める際の注意点を3つご紹介します。

社内の合意形成をとる

経営陣が業務効率化を進めようとするあまり、トップダウンで方針が決まり、現場のメンバーの負荷が高まってモチベーションの低下が起こってしまうケースが多くあります。

業務効率化や生産性向上の施策を打つ際は、必ずその業務を行う方々との合意形成をし、目標を共有した上で、進めるようにしましょう。また、その業務を行う方を業務効率化施策のリーダーに据えられれば、現場の状況もわかりつつ、高いモチベーションで業務効率化を進めることができるため、よりスムーズに進めることができるでしょう。

投資に見合うメリットがあるかをよく検討する

業務効率化・生産性向上をするためには、それなりの時間と費用をかける必要があります。

とくに、ツールを導入する際にはかなりのコストがかかる場合が多いため、その投資に見合うメリットがあるのかをしっかりと検討することが必要です。

そこに投資することによって何時間の業務効率化ができるのか、どれだけの売り上げアップが期待できるのかなど、投資をする前にしっかりと検討をしましょう。

導入したツールの利用を定着させる

業務効率化や生産性向上のためにツールを導入しても、メンバーがしっかりと使いこなせないと意味がありません。

ツール利用が定着できるように、社内のルールづけや定着支援をすることが大切です。

また、社内メンバーがシンプルで使いやすいようなツールを選んでおくのも重要なので、ツール導入時はそのデザインにも注意しましょう。

まとめ|業務効率化と生産性向上を進めるために

業務効率化や生産性向上は、企業としての継続可能性を高めるために、非常に重要な取り組みです。

本記事で載せているようなツールを駆使しながら、業務効率化・生産性向上を進めていきましょう。

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