「時間管理ができない」と思い悩む人は、仕事のやり辛さも感じていませんか？予定通りに仕事がこなせなかったり、時間オーバーすることが多かったり…。しかし、誰だって時間を上手に管理して、気持ちよく仕事を進めたいと思いますよね。
そこで今回は、時間管理ができない原因をパターン化し、時間管理ができない自分を変えるコツ・活用術をご紹介します。本記事を読んで、時間管理に対する苦手意識を払拭してみてください。
時間管理ができない・苦手な人の原因
時間管理ができない人は、人それぞれに原因が違っていることも多いです。ここでは、時間管理が苦手という人の原因をパターン別にご紹介します。
パターン1．優先順位をつけていない
時間管理ができていない人は、物ごとに優先順位をつけられていない可能性があります。仕事の優先順位がわかっていないと、段取り通りに進まないことが多く、ダラダラと作業が長引いてしまうことも珍しくありません。
たとえば、以下のように仕事を進めている場合は要注意。
- 好きなことからはじめる
- 「なんとなく」で進める
- マルチタスクできるのが偉いと思っている
急ぎの仕事や後回しにできる作業の割り振りができていないと、時間内に仕事を終わらせようと動くこともできません。
優先順位づけの方法については、以下の記事でも詳しく解説しています。
パターン2．時間の大切さが理解できていない
時間の大切さが理解できていないことも、時間管理ができない原因の1つです。「時間は有限」といいますが、その言葉の意味や重みを実感できていないと、効率的に動こうとも思わないでしょう。
このパターンの人は、以下のような特徴があります。
- 時間の見積もり・管理ができない
- 時間にルーズ（仕事でもプライベートでも遅刻が多い）
1日は24時間のみで、自由な時間も仕事の時間も必ず終わりがくるもの。また、後悔するようなことがあっても巻き戻せないものでもあります。時間の大切さをしっかり理解すれば、時間管理に対する意識も変わってくるはずです。
パターン3．上司や部下、同期に相談しない
時間管理ができない・苦手という人は、上司や部下に相談せずに「自分でなんとかできる」と抱え込んでしまう傾向があります。結果、時間オーバーしたり、ミスに繋がったりしてしまうことが多いです。
また、能力以上の仕事を引き受けてしまっていることに気づけず、時間管理どころではなくなっているケースもあります。「人に頼るのが苦手」「周囲に相談するなんて…」と考えてしまい、常に仕事に追われることになります。
時間管理ができない自分を改善するコツ5選
時間管理ができない原因を明確にしたら、改善できる方法を模索してみましょう。ここでは、時間管理ができないのを改善するコツをご紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。
タスクを具体的に細かく分ける
時間管理ができない人は、タスクを具体的に、細かく分けることからはじめてみましょう。自分のやるべきことが明確になれば、どれくらいの時間がかかるかという見通しが立ちます。
「ミーティング」「Aの案件」「〇〇の報告書作成」など、一つひとつのタスクがわかるように整理してみてください。全て把握できるように、ボードやスマホのメモ帳など、1か所にまとめておくのがポイントです。
仕事に優先順位をつける
具体的に分けたタスクは、優先順位をつけるとさらに時間管理しやすくなります。優先順位が理解できていればゴールも明確になり、目的をもって作業を進められるでしょう。
「これは緊急だから優先順位を上げる」 「この案件は来週締め切りだから優先度を下げる」など、振り分けてみてください。
時間を見積もることを習慣化する
時間を見積もる癖をつけることも、時間管理に役立ちます。時間管理が苦手な人は、時間の見積もりができていないことが多いです。時間の見積もりが甘ければ、時間内に仕事を終わらせることができず、スケジュールを修正するのも難しくなってしまいます。
タスクごとに時間を見積もって、時間通りに仕事を進めてみましょう。時間の見積もりが難しいと感じる人や最初のうちは、多めに見積もっておくとチャレンジしやすいです。あらかじめ対象の作業にどれだけ時間がかかるのか計測して、データをもとに時間を見積もる方法もあります。
時間の見積もりをして、その通りに作業を進めることを習慣化すれば、次第に時間管理に対する苦手意識もなくなっていくはずです。
上司や同僚に相談する
時間管理が苦手な人は、周囲に相談して管理方法のヒントをもらってみましょう。とくに上司は、部下の仕事内容を把握していて、タスクの優先順位や進め方も知っています。
アドバイスを受ければ、時間内に仕事を終わらせられる可能性がアップするでしょう。困ったときは1人で抱え込まず、周囲に相談して解決策を探してみてください。
時間を見える化する
時間を見える化することは、時間管理に役立ちます。自分が何にどれだけの時間を使っているかがわかれば無駄に気づきやすく、改善策も見つかりやすいです。
1日のスケジュールを書き出したり、ツールを活用してグラフ化したりして、自分の活動時間を把握しましょう。ツールを使って時間を見える化する方法については、後ほどご紹介します。
時間管理しやすくするための活用術
時間管理をするには、「時間」や「やるべきこと」を把握することがポイント。把握するには頭の中よりも、ツールを使って明確にしておくのがおすすめです。これから、時間管理がしやすくなるツール活用術をご紹介するので、自分に合った方法を取り入れてみてください。
おすすめの時間管理術については以下の記事も参考にしてみてください。
ノートや付箋を使う
ノートや付箋は、タスクの書き出しや整理に使えます。たとえば、以下のように使ってみてはいかがでしょうか。
- 付箋1枚にタスク1つを書き出して、ノートに優先順位ごとに貼っていく
- タスクが終わったら付箋をはがす
- サイズ違いの付箋を用意して、「優先度が高→大きい付箋」「優先度が低い→小さい付箋」と使い分ける
ノートに張り付ける以外にも、ミニホワイトボードやカレンダーにまとめておくのも有効です。自分に合った活用法を取り入れてみましょう。
カレンダーを利用する
カレンダーを利用して、スケジュールやタスクを見える化する方法を取り入れても、時間管理しやすくなります。
Googleカレンダーなどのツールにやるべきタスクを記入して、見える化を図りましょう。過去のスケジュールを見ることもでき、時間管理の改善点を見つけたり、見積もりの目安の参考にしたりすることが可能です。
エクセルで時間管理する
エクセルが使いこなせる人は、時間管理に利用する方法も選択肢の1つです。タスクや時間見積もりを整理しつつ、見やすく管理できます。
また、エクセルのように使えるGoogleスプレッドシートも時間管理に役立てられます。オンラインで確認でき、どこからでもタスクの追加やチェックが可能です。
時間管理アプリ・ツールを使う
時間管理に特化したアプリ・ツールを使い、記録・改善・計測を行うのも一つの手段です。
今回は特におすすめのツールを3つ紹介します。その他にも多くの時間管理アプリ・ツールがあるので、様々なツールを見たい人は以下の記事も参考にしてみてください。
TimeCrowd
タイマー形式・カレンダー形式での入力が可能な時間管理ツールです。
リアルタイムで誰がどの作業をしているのかを一覧化できる機能もあり、組織での利用に特化。累計2,000社以上の企業に導入されており、テレワーク・在宅勤務のみならず、工数管理目的で活用されています。
スマートフォン・タブレットからも使えるので、外出の多い方にもおすすめです。
時間管理ツール「TimeCrowd」の資料をダウンロードToggl track
7万以上のチームに活用されているタイムトラッキングアプリ。「時間計測といえばToggl」という時間管理アプリです。
各作業の開始・停止時にタイマーを押す形式で、作業時間を計測するシンプルなツールです。こちらのツールは個人であれば無料で利用することが可能です。
(※現状日本語には対応していません)
PC、スマートフォン(iOS / Android)どちらでも使用可能です。
ATracker
作業の開始・終了時に1クリックし、時間を計測するアプリです。日次・週次での目標設定ができ、日々の目標管理にも活用できます。
アイコンや背景をカスタマイズし、自分の好みに変更できるのが特長の1つです。こちらも同じく、個人であれば無料から利用することが可能です。
(※現状日本語には対応していません)
Webブラウザ・スマートフォン(iOS / Android)から使用可能です。
時間管理ができない・苦手を改善して仕事をスムーズに
時間管理ができないと思うように仕事ができず、余裕がもてなくなってしまいます。とくにテレワークや在宅勤務の場合は、時間管理が仕事をスムーズに進めるには欠かせません。
時間管理が苦手な人は、自分の時間の使い方や対する意識を見直してみましょう。コツを掴めれば、時間管理は難しくありません。
