業務の遂行には、さまざまなコストが発生します。
時間もまたコストの1つです。時間的コストがかさむことで、肉体的・精神的・経済的コストなどのさまざまな負担につながります。
この記事では、時間的コストが増える原因について解説します。時間的コストを軽減するアイデアについてもご紹介していますので、ぜひ参考にしてください。
目次
時間的コストとは
時間的コストとは、業務にかかる時間（とくに非効率な業務にかかる時間）のことを意味します。
たとえばプロジェクトの遅延によって発生する待ち時間や、ミスに対応するための修正時間といった、本来発生するべきでなかった業務時間のことを表すケースが多いです。
このような時間が発生することで、長時間労働が常態化し、従業員は疲労が溜まり肉体的負担も増加します。また、精神的な負担にもなり、モチベーションの低下にもつながりかねません。
また、人件費や光熱費といった経済的コストがかさむなど、あらゆるコストの増加につながる点に注意が必要です。
時間的コストが注目されている背景
時間的コストを把握するには、ただ勤務時間を計測すればいいというわけではありません。
「業務時間が適正かどうか」「無駄な作業や非効率な業務フローによって余計な時間的コストが発生していないかどうか」といった観点から、業務実態やプロセス、フローなどを洗い出す必要があります。
前述のように、時間的コストは他のさまざまなコストにもつながるため、問題の洗い出しと課題の把握を正確に行うことが重要です。
また、時間的コストに関連する言葉に「人時生産性」があります。人時生産性とは、従業員1人が1時間あたりにどれだけ成果を上げられるかを示す指標です。生産性を上げられずに時間的コストだけがかさむと人時生産性が低くなるため、収益性を高めるためには業務改善が必要となります。
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時間的コストが増える原因
時間的コストが増える下記の原因について解説します。
- 非効率な業務フロー
- 業務の属人化
- 不適切な業務ツール
非効率な業務フロー
時間的コストが増える原因の1つに、非効率な業務フローがあります。
業務フローが非効率なままでは、余分な作業が発生し、作業時間が伸びてしまいます。無駄な時間的コストがかさむ原因となるため注意が必要です。
たとえば「確認や承認のプロセスが多すぎていないか」「情報の共有不足によるミスや差し戻しなどで業務が非効率になっていないか」などを確認する必要があります。
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業務の属人化
業務の属人化も時間的コストがかさむ原因となります。
業務が属人化すると、特定の従業員しかその作業を行うことができません。繁忙期などで業務量が増えた場合には、手分けしても処理することができないでしょう。作業が遅延して業務時間が伸びてしまうと、時間的コストが増える可能性があります。
また、その従業員が休んだり退職したりした場合、代わりの担当者が不在だと業務が滞ることも考えられます。代わりの担当者を配置するにも、新たな時間的コストや採用コストが発生し、さらにコストが増える可能性があるため注意が必要です。
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不適切な業務ツール
現在導入している業務ツールが現場の実態にそぐわない場合、時間的コストがかさむ原因となります。
不適切な業務ツールとは「機能が不足している（または多すぎて使いづらい）」「操作が難しい」「動作が遅い」といったツールのことです。業務を効率よく行えないツールを使っていると、かえって時間的コストの増加につながります。
時間的コストが増えることによるデメリット
時間的コストが増えることで発生する、下記のデメリットについて解説します。
- 納期遅延につながる
- 業務品質が低下する
- 経済的コストがかさむ
- 従業員のモチベーションが低下する
納期遅延につながる
時間的コストが増えると、納期までに作業が終わらずスケジュールが遅延する可能性があります。
納期が遅れるとプロジェクトの経費がかさみ収益率が低くなるだけでなく、顧客からの信頼も低下するといったさまざまなリスクにつながるため、注意が必要です。
業務品質が低下する
時間的コストが増えた場合、無理に納期に合わせようとすると、業務品質が低下する可能性があります。時間的コストから派生した肉体的コストや精神的コストが原因となり、業務品質が低下するおそれがあるため注意が必要です。
また、業務品質が低下すると生産物の品質が落ちたり、リカバリーのためのコストがかさんだりして、新たなコストにつながる可能性もあります。
経済的コストがかさむ
時間的コストが増えると、残業時間が増えたり休日出勤が発生したりすることで人件費がかさみます。また、オフィスの光熱費も増えるため、経済的コストがかさむ原因となります。
従業員のモチベーションが低下する
時間的コストが増えると、長時間労働が常態化し、肉体的・精神的コストにつながります。肉体的・精神的コストがかさむと従業員のモチベーションが低下し、生産性や業務品質も低下する可能性があります。
また、休職者や退職者が増加する可能性もあるため、注意が必要です。
時間的コストを管理する方法
各タスクの所要時間を計測することで、「誰が・どの業務に・どれくらい時間をかけているのか」を可視化することができます。
所要時間の計測によって時間がかかりすぎているタスクを特定できたら、問題点を分析し改善施策を立案・実行します。
また、各タスクの所要時間を可視化することで、従業員自身も時間的コストを意識できるようになり、組織全体のタイムパフォーマンスの向上が期待できます。
タスクの所要時間を計測するには、TimeCrowdの活用がおすすめです。
TimeCrowdはタスクの開始時と終了時にワンクリックで打刻をするだけで、作業時間を簡単に計測できるツールです。
計測したデータは自動でグラフ化されるため、入力や管理の負担をかけることなく所要時間の可視化を行うことができます。
▼（例）TimeCrowdのレポート画面
Google カレンダーやOutlook カレンダーと連携をすれば、予定していたスケジュールをもとに自動で打刻することも可能です。従業員ごとに時間単価を設定すれば、プロジェクトごとの人件費を自動で算出することもできます。
累計4,000社以上の企業様でご利用いただいた実績から、各社の業務環境に合わせたカスタマイズが可能です。少しでもご興味のある方は、下記のサービス資料から詳細な機能・料金プランをご確認ください。
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時間的コストを改善するアイデア
時間的コストを改善する下記のアイデアを紹介します。
- 業務プロセス・フローを見直す
- マニュアルを整備する
- 業務ツールを導入する・見直す
- 従業員のスキルアップを図る
業務プロセス・フローを見直す
業務プロセスやフローが非効率な場合、時間的コストがかさんでいる可能性があります。
下記の観点から、まずは現状を見直してみましょう。
- 無駄なプロセスがあるか
- 省略できるプロセスがあるか
- 自動化できるプロセスがあるか
- ミスが多く発生するプロセスがあるか
- リソースが不足しているプロセスがあるか
- 時間がかかりすぎているプロセスがあるか
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マニュアルを整備する
マニュアルが不十分なままでは、確認作業が多く発生することで、時間的コストがかさむ可能性があります。
そのため、日頃からマニュアルを整備して最新の情報をまとめておくことが重要です。
マニュアルを整備することで、新入社員が入社してきた際にも、教育に関する時間的コストを抑えることができます。
業務管理ツールを導入する・見直す
業務管理ツールを導入していない場合、課題が不明確で、作業が非効率になる可能性があります。
タスク管理や工数管理ツール、販売管理や人事管理ツールといった業務管理に役立つツールを活用し、業務効率化を積極的に進めていきましょう。
また、既存の業務ツールが現場の実態と合わない場合には、見直しを行うことも方法のひとつです。
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従業員のスキルアップを図る
従業員のスキルが業務に追いついていない場合、作業時間が増えてしまうため、時間的コストがかさむ原因となります。
研修をはじめとしたスキルアップの施策を図り、作業の処理速度を高めることも1つの方法です。
また、従業員が持つスキルと業務内容を一致させることで、業務を効率よく進められるようになります。このような人員配置を見直すことも方法のひとつです。
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時間的コストを管理する際の注意点
時間的コストを管理する際には、下記のポイントに気をつけましょう。
- 従業員の負担にならない方法で管理する
- 客観的なデータをもとに改善を行う
- 改善施策の実施のためのコストが必要
従業員の負担にならない方法で管理する
時間的コストを可視化・管理する際には、一つひとつの作業で時間を計測する必要があります。使いづらいツールで計測を行なっている場合、かえって従業員の負担になる恐れもあるため注意が必要です。
TimeCrowdのようなシンプルなツールを活用することで、「誰が・どの業務に・どれくらい時間をかけているのか」を簡単に把握することができます。
タスクの開始時と終了時にワンクリックで打刻をするだけの簡単な操作のため、エクセルなどで管理を行うよりも管理工数を抑えることが可能です。
▼実際に、レバレジーズ株式会社では管理工数を約60%削減することに成功しました
また、Google カレンダーやOutlook カレンダーなどの外部ツールと連携することで、スケジュールをもとに自動で打刻をすることもできます。従業員に負担をかけずに時間管理を導入できるため、本来の目的である業務効率化や業務改善に向けた動きに集中することができます。
TimeCrowdのサービス内容について、少しでもご興味のある方は下記の資料から詳細をご確認ください。
時間管理ツール「TimeCrowd」の資料をダウンロード収益性の可視化と人的リソース配分の工夫を行った事例
株式会社カラダノート様では、メンバーが複数のプロジェクトを兼任することが多く、「誰がどのプロジェクトに、どれくらい時間をかけているのか」が見えづらいといった課題がありました。
そこで、時間管理ツールである「TimeCrowd」を導入し、メンバーのプロジェクトごと・業務ごとの時間を計測し、時間的コストの可視化に務めました。
その結果、無駄な業務の発見・改善につなげられたほか、プロジェクトごとの収益性と人件費の配分も確認できるようになったそうです。
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工数データからボトルネックを特定し業務改善に取り組んだ事例
GMOペパボ株式会社様では、従来までGoogleスプレッドシートで工数管理を行っていましたが、管理に時間がかかることに課題を感じられていました。
そこで、シンプルな操作性の時間管理ツール「TimeCrowd」を導入したところ、時間の入力や管理にかかるコストを削減することができました。
また、業務状況をリアルタイムで把握できるようになったため、業務効率化のボトルネックとなる原因をすぐに特定して、業務改善に着手できるようになりました。
▼事例詳細はこちら
客観的なデータをもとに改善を行う
時間的コストを計測して改善施策を立案する際には、客観的なデータをもとに改善を行うことが重要です。
改善目標を立てる際には「残業を減らす」といった曖昧な目標ではなく、「残業時間を◯◯時間減らす」といった、客観的かつ具体的な目標を立てるようにしましょう。
改善施策の実施のためのコストが必要
時間的コストを改善するためには、時間的コストの可視化、課題の分析、改善施策の立案・実行といった、さまざまなコストが必要となります。
そのため、すぐに時間的コストが解消できるわけではありません。むしろ、最初は時間やお金などのコストをかける必要があります。
一度に大掛かりな改善を行うのではなく、業務全体への影響が少ない範囲から、少しずつ改善を行うのがおすすめです。
時間管理を行い時間的コストを軽減しよう
無駄な業務フローや非効率な業務プロセスは、時間的コストが増加する原因となります。また、業務時間が増加することで、光熱費や人件費といった経済的コストや従業員の疲労につながる肉体的・精神的コストの増加につながります。
時間的コストを改善するには、まずは現状から把握する必要があります。時間管理ツールや工数管理ツールを活用して、業務にかけている時間を可視化することが重要です。
TimeCrowdは、簡単な操作で時間データの入力や管理が行えるツールです。
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最初の2週間は無料のトライアル期間でご利用いただけます。操作性が気になる方は、下記のフォームからお気軽にお申し込みください。
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