シェアードサービスとは、グループ企業内で行なっている人事・総務・経理・営業事務などの間接業務を統一する取り組みのことです。
この記事では、シェアードサービスの概要や導入のメリット・デメリットについて解説いたします。
目次
シェアードサービスとは
シェアードサービスとは、グループ企業ごとに個別で設置している間接部門を、1つの部署（シェアードサービスセンター）に集約させる取り組みのことです。
主に人事・総務・経理・情報システム・事務などの部門が対象になります。
シェアードサービスセンターは、親会社がもつ1つの部門として設置されるケースもあれば、独立した1つの企業として設立されることもあります。
各社に分立していた間接部門を集約することで、グループ全体でコストの削減やナレッジの蓄積、業務効率化などを図ることが可能です。
BPOとの違い
シェアードサービスと類似したキーワードとして「BPO（Business Process Outsourcing）」が挙げられます。
BPOとは、企業内における特定の業務を外部にアウトソーシングすることです。シェアードサービスと同様に、BPOでもコスト削減や業務効率化といった効果を期待できます。
通常、シェアードサービスでは社内（グループ内）に業務を依頼しますが、BPOでは外部のアウトソーシングサービスに発注するのが一般的です。
| シェアードサービス | BPO | |
| 概要 | 複数のグループ企業内の間接部門を 1つの部門に集約させる |
特定の業務を外部に委託する |
| 業務担当者 | 社内の人材 | 外部リソース |
| 目的 | コスト削減・業務効率化 | |
シェアードサービスの対象になる部門や業務
シェアードサービスでは、主に下記部署の業務が対象になります。
- 総務・人事部門
- 財務・経理部門
- 情報システム部門
- 事務部門
- コールセンター部門 など
総務・人事部門
総務や人事部門では、下記のような業務が対象になります。
- 給与や賞与の計算
- 社会保険や福利厚生の手続き
- 備品や消耗品の管理
- 社内便や社内メールの対応業務
- 会議室の予約 など
これらの業務をシェアードサービスセンターに集約することで、各グループ企業のメンバーは採用や育成といった、より本来的な業務に注力することができます。
財務・経理部門
財務・経理部門では、下記のような業務が対象になります。
- 経費精算
- 入金・支払処理
- 債務処理 など
これらの定型業務がシェアードサービスの対象になります。一方で、年間予算の策定や内部監査のような専門性の高い業務は、各グループのメンバーが担当することになります。
情報システム部門
情報システム部門では、下記のような業務が対象になります。
- PCやサーバーなどのIT機器の管理
- 社内外からのお問い合わせ対応
一方で、年々重要性が高まりつつあるセキュリティ対策の検討や、緊急時のシステムトラブル対応などは各グループのメンバーが対応するケースが多いでしょう。
シェアードサービスを導入するメリット
シェアードサービスを導入することで、下記のようなメリットを期待できます。
- 管理費や人件費のコスト削減につながる
- 業務品質を向上できる
- 人材を有効活用できる
- ナレッジの蓄積と共有ができる
人件費や管理費のコスト削減につながる
シェアードサービスを導入することで、各グループ企業で発生していた人件費や管理費といったコストを削減することができます。
人的リソースや管理システムを集約することで、業務の標準化や効率化を図ることが可能になります。その結果、人件費や管理費の削減はもちろん、残業時間の削減や、退職者減少に伴う新規採用コストの削減など、副次的にさまざまなメリットをもたらします。
業務品質を向上できる
シェアードサービスの導入により、各グループ企業に点在しているナレッジを共有できるため、業務品質の向上を期待できます。
個々のメンバーが業務の専門性を高めるにスキルアップに励んだり、業務効率化のために工夫を凝らしたりすることで、それぞれが得たノウハウをチーム内で共有し合うことができます。
また、業務改善に取り組む際には、シェアードサービスセンターのなかで行えばひとつの部署で完結するため、迅速に対応することができます。
人材を有効活用できる
シェアードサービスを導入することで、特定企業に人材が偏ることを防ぎ、人手不足の解消にもつながります。
とくにグループ企業ごとに繁忙期と閑散期が異なる場合には、業務量の平準化を図ることができます。繁忙に伴う残業時間や、閑散に伴う待機時間を防ぐことで、通年で安定した稼働を実現することができるでしょう。
シェアードサービスを導入するデメリット（懸念点）
シェアードサービスを導入することで、下記のようなデメリット（懸念点）が想定されます。
- 導入にはコストや時間がかかる
- 社員のモチベーションが低下する可能性がある
- 社内で担当者が不在になることで、かえって不便になる可能性もある
導入にはコストがかかる
シェアードサービスを導入するには、一時的に費用や時間などのコストが必要になります。
とくに多数のグループ企業が存在する場合には、メンバーやシステムごと移行する大規模なプロジェクトになります。
また、各グループ企業で発生している業務内容やビジネスフローを整理するには、かなりの労力がかかります。新しいフローを構築するにあたって、システムやツールの見直しも必要になり、さらに費用や時間がかかることも想定されるでしょう。
社員のモチベーションが低下する可能性がある
各グループに所属していた社員が異動することで、それぞれのモチベーションが低下する可能性があります。
仮に以前と近しい業務内容に取り組む場合でも、業務フローや職場環境が全く異なることで、ストレスを感じてしまうメンバーも出てくるでしょう。
事前にメンバーの希望をヒアリングしたり、シェアードサービスを導入することによるメリットを伝えたりなど、メンバーの気持ちに寄り添うことも重要です。
社内で担当者が不在になることで、かえって不便になる可能性もある
各グループ企業にいた担当者が、シェアードサービスセンターに集約されることで不在になり、かえって連携が取りづらくなる可能性も考えられます。
とくに導入初期やイレギュラーなトラブルが発生した場合には、すぐにコミュニケーションがとれず、不便が生じることもあるでしょう。
事前にトラブル発生時の連絡先や連携フローなどを設計して、周知しておくことが重要です。
シェアードサービスを導入するプロセス
シェアードサービスを導入する際には、下記のプロセスに沿って進めてましょう。
- 各グループ企業の課題を把握する
- 集約する部門や業務内容を決定する
- 具体的な体制・フロー・ツールを構築する
各グループ企業の課題を把握する
シェアードサービスを導入する際には、まずは社内（グループ内）の課題を把握することから始める必要があります。
具体的には、各グループ企業・各部門で下記の項目を整理します。
- 各部門での業務内容
- 使用しているシステム、ツール
- 業務フロー
- 担当者
- 業務ごとにかかる工数や時間
上記項目を把握したうえで、下記のポイントを確認します。
- 重複している作業がないか
- 業務負荷がかかりすぎている作業がないか
- ヒューマンエラーが発生している作業がないか
「どの部門で・何に・どれくらい時間をかけているのか」を把握し、業務集約できる可能性を模索してみましょう。
集約する部門や業務内容を決定する
各グループ企業・各部門での課題が明らかになり、業務集約できる可能性がある場合には、具体的に導入する部門や業務内容を決定していきます。
このときに「商習慣や企業文化の違いから何か問題は発生しないだろうか」といった、懸念点も洗い出しておくとよいでしょう。起こりうるリスクは事前にすべて洗い出し、それぞれ対策を検討しておく必要があります。
具体的な体制・フロー・ツールを構築する
導入する部門や業務内容が決まったら、具体的なメンバー体制やビジネスフロー、利用するツールなどを選定していきましょう。
グループ内に別会社として発足させる場合には、法人設立としてさまざまな手続きが必要になります。設立までに必要な手続きをすべて洗い出し、スケジュールを逆算して見積もりましょう。
また、業務で使用しているツールがグループ企業ごとに異なる場合には、いずれかのツールに統合する、もしくは新しいツールを導入する必要があります。必要な機能・利便性・費用など、さまざまな観点でツールを比較して、検討してみてください。
まとめ
シェアードサービスとは、グループ企業内における人事・総務・営業・事務といった間接部門の業務を集約する取り組みのことです。
シェアードサービスを導入する際には、まずは現状を把握してから課題を洗い出し、業務集約の可否を検討する必要があります。
また、実際に業務集約をした後にも、PDCAを回して業務標準化や業務効率化に取り組み続けることが重要です。
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時間をかけ過ぎているタスクについては、原因を特定して改善を図ることで、チーム全体で業務効率化を実現することが可能です。
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