プロジェクト管理をうまく進めるためには、下記のようなものを見える化することが重要です。
- スケジュール
- タスク
- コミュニケーション
- リソース など
本記事では、プロジェクト管理における「見える化」の重要性や具体的な方法について解説いたします。プロジェクト管理に課題を抱える責任者・経営者の方はぜひ参考にしてみてください。
目次
プロジェクト管理を「見える化」するメリット
プロジェクト管理についてさまざまなデータを「見える化」することで、以下のようなメリットが期待できます。
- タスクを適切に割り振れる
- コスト管理がしやすくなる
- 業務の効率を高められる
タスクを適切に割り振れる
メンバーが抱えるタスクの量や進捗状況を「見える化」することで、特定の人にタスクが偏ることを防ぎます。
それぞれのタスクにかかる所要時間やプロセスを「見える化」することで、タスクの数だけでなくボリューム（作業量）も考慮して割り振ることができるでしょう。
また、タスクに関してだけでなく、メンバーのスキルも「見える化」しておくことが重要です。タスクの量やボリュームが適切でも、スキルと見合っていなければ想定通りにプロジェクトを進めることはできません。メンバーそれぞれがどの業務が得意であるのかを日頃から把握しておくようにしましょう。
コスト管理がしやすくなる
人件費、原材料費といった諸経費のコストを「見える化」することで、コスト管理がしやすくなり、プロジェクトの赤字を防ぐことにつながります。
とくにシステム開発・デザイン制作・コンサルティングなどのビジネスでは、コストの大部分を占める人件費の管理が欠かせません。できるだけリアルタイムで確認できるような仕組みづくりが必要になります。
業務の効率を高められる
プロジェクト管理を「見える化」して各タスクの所要時間を明確にすることで、進捗上の問題や非効率なタスクをすぐに特定することができます。
ボトルネックとなる部分を特定して改善することで、業務効率を高められるでしょう。また、メンバーそれぞれの作業内容を「見える化」することで、業務の属人化を防ぐことができます。担当者が不在の時や他のタスクで手が空いてない際にも、他の人が対応できるので、結果的に業務効率化につながる可能性があるでしょう。
プロジェクト管理を「見える化」する方法
プロジェクト管理を「見える化」するには、以下の方法があります。
- Excelで進捗を可視化する
- ツールを導入する
「見える化」をする際にはツールを活用するのがおすすめです。Excelを利用して「見える化」することもできますし、専用のツールを使うことでより効率的に実現できます。
Excelで進捗を可視化する
プロジェクトの進捗状況をExcelで管理するには、ガントチャートの導入がおすすめです。
Microsoftの公式サイトでガントチャートのテンプレートが公開されているので、こちらを活用して気軽に始めることができます。
出典：Microsoft
▼ガントチャートの作り方や活用方法については以下の記事も参考にしてください
ツールを導入する
Excelやスプレッドシートでもプロジェクト管理はできますが、タスク内容・進捗状況・コミュニケーションなどをリアルタイムで管理することは難しく、プロジェクト管理に特化しているツールのほうが機能が充実していて使いやすいという特徴があります。
おすすめはBacklogやAsanaなどのプロジェクト管理ツールです。プロジェクトの状況をひと目で確認できるので「管理をする」ための工数を削減することができます。
▼おすすめのプロジェクト管理ツールは下記記事を参考にしてください
また、プロジェクト内で「誰が・いつ・何をしているか」や「どの業務にどれくらい時間をかけているのか」を管理したい場合には、TimeCrowdの導入がおすすめです。
TimeCrowdは、タスクの開始時と終了時にワンクリックで打刻をするだけで時間管理ができるツールです。
事前にメンバーごとの時間単価を設定することで、プロジェクトごと・タスクごとの人件費を算出することができます。
3,500社以上の企業様で導入されており、とくにシステム開発・デザイン制作・コンサルティングなどのプロジェクト型ビジネスの企業様、大規模プロジェクトを推進する大手企業様からご利用いただいています。
詳しい機能や料金プランにご興味のある方は下記資料よりご確認ください。
時間管理ツール「TimeCrowd」の資料をダウンロード▼TimeCrowdでプロジェクト管理を見える化した企業様の事例はこちらからご確認ください
プロジェクト管理を「見える化」する際のポイント
プロジェクト管理を「見える化」する際には、以下のポイントが重要となります。
- フォーマットやルールを統一する
- 全体に共有して課題を解決する
フォーマットやルールを統一する
とくに人数の多いプロジェクトでは、フォーマットやルールは統一化する必要があります。
たとえば工数管理のデータ入力のフォーマットがバラバラでは、データの管理に手間がかかってしまい、管理すること自体に工数が発生してしまうでしょう。
プロジェクト管理の導入初期から徹底しておくことで、プロジェクトが大規模になっても運用に負担のかからない仕組みを整えられます。
全体に共有して課題を解決する
「見える化」したデータは、できるだけプロジェクトメンバー全員に共有するようにしましょう。
データから得た気づきや学びは、個人レベルではなく組織全体で話し合うことで、より課題の解決につながりやすくなります。
▼ボトルネックとなる業務が見つかった際には、下記の記事を参考に業務効率化や工数削減の施策に取り組んでみてください
まとめ：「見える化」の第一歩としてTimeCrowdがおすすめ
プロジェクト管理の「見える化」とは、タスク・スケジュール・人員リソースなどをプロジェクトメンバー全員が把握できる状況にすることです。
実際に可視化したデータをもとに、プロジェクト管理におけるボトルネックを特定し、業務効率化に役立てることができます。
「見える化」の第一歩には、TimeCrowdの導入がおすすめです。タスクの開始時と終了時に打刻をするだけのシンプルな操作性なので、プロジェクトメンバーの負担を大きくかけることなく導入することができます。
最初の2週間は無料でご利用いただけますので、少しでも興味のある方はお気軽にお試しください。
詳細な機能や料金プランは下記資料よりご確認いただけます。
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