プロジェクトの目標達成に向けて、生産性向上を図る場合にはプロセスマネジメントが重要になります。
この記事では、プロセスマネジメントが重要である理由や取り組むメリット、実施する際のプロセスなどについて解説します。
プロセスマネジメントにおすすめのツールもご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。
目次
プロセスマネジメントとは
プロセスマネジメントとは、プロジェクトの目標達成に向けて、業務上のプロセスを可視化して進捗を管理することです。
結果や数字だけを見て判断していただけでは気がつけない改善点やボトルネックを見つけ出し、改善につなげることで利益の最大化につなげられます。
たとえば営業の場合には、ヒアリング→提案（商談）→クロージング→契約手続きといったプロセスが存在します。契約数や売上といった数字だけで判断を行うのではなく、細かいプロセスに分けて、それぞれで計画・評価を行うことが重要です。
プロセスマネジメントが重要となる理由
プロセスマネジメントが重要となる理由は、生産性向上が期待できることにあります。
プロセスを可視化して管理、評価を行うことで、改善点やボトルネックを適切に解消できるため、業務の効率化につながります。
また、各プロセスに目標を設定して達成しながら進めることで、最終的な目標達成の可能性が高まることもメリットのひとつです。生産性が向上することで、企業競争力の維持/向上につながることも重要です。
プロセスマネジメントのメリット
プロセスマネジメントによって期待できる、下記のメリットについて解説します。
- 業務効率化につながる
- 業務属人化を解消できる
- リスクを未然に防げる
- 進捗管理を行いやすくなる
- メンバーのモチベーションアップにつながる
業務効率化につながる
プロセスマネジメントを行うメリットのひとつは、業務効率化につながることです。
プロセスを可視化することで、無駄なプロセスや改善するべきポイントなどが特定しやすくなり、業務効率化につなげられます。
また、メンバー同士の連携も取りやすくなり、プロジェクトをスムーズに進行できるというメリットがあります。
▼業務効率化の具体的な方法やおすすめのツールについては、下記の記事をあわせて参考にしてください
業務属人化を解消できる
プロセスマネジメントを行うことにより、業務属人化の解消につながることもメリットです。
プロセスを可視化して、目標達成に向けた計画を立てることで、業務効率や品質が標準化され、再現性が確保できるようになります。
ベテラン社員の退職や急な欠員などに対応しやすくなるほか、新入社員の育成もスムーズに行えるため、教育コストの削減も期待できます。
▼業務属人化の原因やリスクについては、下記の記事をあわせて参考にしてください
リスクを未然に防げる
リスクの軽減につながることも、プロセスマネジメントを行うメリットです。
業務プロセスが不透明だったり、属人化していたりする場合、ミスやトラブルが発生しても気づきづらくなるという恐れがあります。
プロセスマネジメントに取り組み、業務プロセスを可視化して進捗管理を行うことで、ミスやトラブルが発生しても迅速に対処できるようになります。
トラブルが深刻化するというリスクを未然に防ぎやすくなることがメリットです。
▼プロジェクトで発生するリスクの種類や具体例については、下記の記事をあわせて参考にしてください
進捗管理を行いやすくなる
プロセスマネジメントを行うことで、各工程の進捗を管理できるため、プロジェクト全体の進捗管理を行いやすくなります。
プロセスマネジメントを行っていないと、進捗を正確に把握しづらくなり、順調に進んでいるのか遅延しているのかがわかりづらくなります。
その結果、大幅な遅延が発生したり、リカバリーが難しくなったりするため、プロセスマネジメントで各工程の進捗を把握しておくことが重要です。
▼進捗管理が必要な理由やおすすめのツールについては、下記の記事をあわせて参考にしてください
メンバーのモチベーションアップにつながる
プロセスマネジメントを行い、各プロセスで目標を設定することで、メンバーのモチベーション向上につながります。
また、プロセスマネジメントに取り組んで業務効率化が進むことで、無駄な工程の削減や長時間労働の解消にもつながります。メンバーの負担が軽減されて、モチベーションの向上も期待できるでしょう。
▼モチベーションマネジメントの手法やポイントについては、下記の記事をあわせて参考にしてください
プロセスマネジメントのステップ
プロセスマネジメントに取り組む際には、業務の可視化や標準化が必要です。
プロセスマネジメントを実施するための下記のステップについて解説します。
- 業務のプロセスを洗い出す
- フローチャートや手順書を作成する
- プロセスごとの目標を設定する
- PDCAを回しながらプロセスを実行・改善する
業務のプロセスを洗い出す
まずは、現在行っている業務とそのプロセスをすべて洗い出します。
主に下記の観点から洗い出しを行います。
- 業務名
- 業務の内容
- 担当者
- 業務を行う場所、時間
- 業務に使用するツール
- 業務における問題点
業務が属人化していたり、手順書がなかったりする場合もあるため、現場の担当者と綿密にコミュニケーションを取って洗い出しを行うことが重要です。
フローチャートや手順書を作成する
業務の洗い出しができたら、フローチャートや手順書などを作成します。
手順書を作成することで、業務の流れが可視化されて、メンバーや新入社員へのマニュアルとしても活用できるというメリットがあります。
また、業務を標準化することで、属人化を解消して他のメンバーでも対応できるようになります。
プロセスごとの目標を設定する
業務プロセスごとに目標を設定します。各プロセスに目標を設けたほうが、経営目標や事業目標の達成に向けて着実に業務を進めることができます。
また、プロセスごとの目標を設定することで、メンバーのモチベーション向上にもつながることもメリットです。業務を行ったあとに、振り返りや客観的な分析、改善点の洗い出しがしやすくなり、評価や改善が行いやすくなります。
ただし、達成する難易度が高すぎる目標を設定してしまうと、逆効果になることもあります。無理のない、負担のかかりすぎない目標を設定するのがポイントです。
PDCAを回しながらプロセスを実行・改善する
プロセスの洗い出しと手順書の作成、目標設定などができたら、実際に業務の実行に移ります。
また、非効率なプロセスや無駄なプロセスがあった場合には改善を行い、新しいプロセスで業務に取り組みます。
業務が終わったあとは振り返りを行い、目標が高すぎたり設定が不適切だったりした場合には、都度修正を行うことが重要です。また、新しいプロセスでうまくいかない場合には再度改善を行い、PDCAを回しながらプロセスマネジメントを行います。
効果測定を行う際には、TimeCrowdのような時間管理ツールを活用して、タスクごとの所用時間を計測することも1つの方法です。
TimeCrowdではタスクの開始時と終了時にワンクリックで打刻をするだけで、チーム全体で「どの業務に・どれくらい時間をかけているのか」を計測できます。累計4,000社以上の企業様で、業務効率化や生産性向上の観点からご活用いただいています。
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時間管理ツール「TimeCrowd」の資料をダウンロードプロセスマネジメントのポイントや注意点
プロセスマネジメントを行う際にポイントとなる、下記の点について解説します。
- プロセスマネジメントに不向きな業務もある
- プロセスマネジメントの目的を明確にする
- 現場と積極的にコミュニケーションを取る
- プロセスの整理には工数がかかる
- 経営層・管理層の積極的な関与が必要になる
プロセスマネジメントに不向きな業務もある
プロセスマネジメントが有効なのは、ある程度定型化されている業務です。代表的な例を挙げると、事務・経理・受発注業務・システム開発・営業・検品作業などが該当します。
逆に、イレギュラーな業務や定型化できない業務、都度プロセスが変わる業務には不向きです。すべての業務にプロセスマネジメントが有効というわけではないという点に注意が必要です。
プロセスマネジメントの目的を明確にする
プロセスマネジメントを行う際には、プロセスマネジメントの目的・目標・ゴールを明確にすることが重要です。それが明確になっていないと、業務の洗い出しや整理をしただけで終わってしまう可能性があります。
プロセスマネジメントを行った結果どうしたいのか、というゴールを設定することが重要です。プロセスマネジメントを実施した結果、ゴールの設定が不適切だと思われる場合にはゴール自体を修正することも必要です。
現場と積極的にコミュニケーションを取る
プロセスマネジメントは、経営層や管理層だけではなく、組織全体で取り組む必要があります。コミュニケーションを綿密に取り、信頼関係を築きながら進めることが重要です。
また、業務の洗い出しを行う際には、現場の担当者にしっかりとコミュニケーションを取ることが重要になります。
プロセスの整理には工数がかかる
プロセスマネジメントはすぐに実行できるものではなく、プロセスの洗い出しや整理から始める必要があります。プロセスの整理自体に工数がかかることを理解しておきましょう。
工数やリソースが必要となるため、現場に負担がかかりすぎない範囲で行うことも重要です。
経営層・管理層の積極的な関与が必要になる
プロセスマネジメントは目標を定めて取り組むため、現場に一任するのではなく、経営層や管理層が積極的に関与をし、目標達成までの道のりを管理することが重要です。
また、従業員の理解を得るためには、経営層や管理層からプロセスマネジメントの意義やメリットについてしっかりと説明をする必要があります。
プロセスマネジメントにおすすめのツール
プロセスマネジメントはExcelやスプレッドシートでも行えますが、入力や集計作業に時間がかかるため、専用のITツールを活用するのがおすすめです。
TimeCrowd
業務プロセスを可視化して改善点を洗い出すためには、TimeCrowdを活用してタスクごとの所要時間を計測することがおすすめです。
TimeCrowdを活用することで、チーム全体で「どの業務に・どれくらい時間をかけたのか」を可視化できるため、業務効率化やメンバーの評価などに役立てることができます。
時間がかかり過ぎている業務があれば、すぐに原因を探り、改善点を図ることが可能です。レポート画面はリアルタイムで更新されるため、スピード感を持って業務改善に取り組むことができます。
▼TimeCrowdのレポート画面
また、Googleカレンダー・Trello・Asana・Salesforce・kintoneなどの外部ツールとの連携も可能です。累計4,000社の導入実績をもとに徹底的なサポートを行うため、まずはお気軽にお問い合わせください。
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工数管理ツール「TimeCrowd」の資料をダウンロード 工数管理ツール「TimeCrowd」のお問い合わせiGrafx
出典：iGrafx
iGrafxは、プロセスマイニングやプロセスモデリングといった機能で、業務プロセス全体を可視化できるツールです。
プロセスマイニングでは、作業のログをもとに自動で業務プロセス図を作成します。業務分析を自動で行えるという点がメリットです。
プロセスモデリングでは、書き出した業務手順をもとに国際標準記法BPMN形式で業務プロセス図を作成します。業務属人化の解消や標準化に役立つ機能です。
その他、設計したプロセスをシミュレーションしたり、RPAの効果を測定したりといった機能でプロセスマネジメントに活用できます。
intra-mart BPM
intra-mart BPMは、業務プロセスの可視化や改善点を分析して、デジタル化や自動化を行えるツールです。
企業ごとに柔軟に業務フローを構築できるほか、ワークフローやローコード開発ツールでシステムを構築できます。業務プロセスの分析や構築、システムの連携などが可能です。
自社の運用に合わせた独自の業務フローやシステムを開発したい場合に適しています。
プロセスマネジメントに役立つツールについては、下記の記事でもご紹介しています。あわせて参考にしてみてください。
業務プロセスを把握してプロセスマネジメントを実施しよう
プロセスマネジメントを行う際には、プロセスの把握・可視化を行い、改善点を洗い出すことが重要です。
プロセスごとに設定した目標を達成しながら業務を進めることで、プロジェクトの目標到達に向けて着実な一歩を進むことができます。
また、業務プロセスの改善点を洗い出すために、プロセスごとの所要時間を計測することで、時間のかかりすぎている業務を特定しやすくなります。
所要時間の計測には、時間管理ツールであるTimeCrowdがおすすめです。
TimeCrowdは簡単な操作でタスクの所要時間を計測できるため、工数入力の負荷をかけることなく業務時間の可視化を行うことができます。
最初の2週間は無料でトライアルすることも可能です。ぜひこの機会に一度お試しください。
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