「仕事の時間管理ができなくて困っている」
「時間管理の方法を見直したい」
「リモートワークのときの時間管理が難しい」
仕事を効率的に進めるには、時間管理が欠かせません。特にチームで仕事をする場合、1人が遅れることで、全体の進捗に影響を与えてしまうケースもあります。
本記事では、時間管理の方法を4つのステップに分けて解説しています。時間管理のコツも紹介していますので、ぜひ参考にしてください。
時間管理の必要性
効率よく作業を進めるには、時間管理（タイムマネジメント）が欠かせません。
特にビジネスの現場では時間の使い方が仕事の成果に直結するケースもあるため、ビジネスパーソンにとって必須のスキルであるともいえるでしょう。
時間管理ができないとタスク量の見積もりができなかったり、納期の目安が甘かったりして、仕事の進捗に悪影響を与える可能性もあるのです。
時間管理の方法とコツを理解して、ビジネスやプライベートに取り入れてみてください。
時間管理の方法【4ステップ】
具体的な時間管理の方法を紹介します。
時間管理は、以下の4つのステップで進めましょう。
- タスクを洗い出す
- 優先順位を付ける
- タスクごとに情報を整理する
- スケジュールに反映させる
それぞれ詳しく解説します。
①タスクを洗い出す
時間管理の1つ目のステップは、全てのタスクを洗い出すことです。頭の中だけでなく、必ずメモ帳やツールを用いて洗い出すようにしましょう。
時間管理が苦手な人の特徴の1つに、取り組むべきタスクを把握していないことが挙げられます。タスクを把握していないため、時間が足りなくなったり、途中でタスクを思い出して予定が狂ってしまったりといったトラブルに発展してしまうことがあるのです。
時間管理にはタスク量の把握が欠かせません。タスクに付随して発生する細かな業務まで洗い出せると、精度の高いスケジュールを組むことができます。
タスクの洗い出しをする際は、主に以下の2種類に分けましょう。
- 日時の決まっているタスク
- 日時の決まっていないタスク
日時の決まっているタスクは、社内ミーティングや営業のアポイントメントなどで、おおよその所要時間と実施日時が決まっているため、時間の管理がしやすいタスクといえます。
一方、日時の決まっていないタスクは、資料作成や事務処理などのタスクで、締め切りは決まっていますが、いつどの業務を行うかは自分で管理しなければいけません。
また、複数人で取り組むタスクの場合は、誰がいつどのタスクを担当するのかが分かるよう、可視化する必要があります。
②優先順位を付ける
タスクの洗い出しができたら、それぞれのタスクに優先度を付けましょう。
優先度を付けないと、納期に遅れたり、重要度の高い仕事に取り組めなかったりといった事態に陥る可能性もあります。
優先順位は「緊急度」と「重要度」を基準に付けます。以下の表と一覧を参考にしてください。
- A：緊急度が高く重要度も高いタスク（トラブル対応や期限の近い重要案件など）
- B：緊急度は低いが重要度の高いタスク（目標達成に繋がる仕事など）
- C：緊急度は高いが重要度の低いタスク（突発的な仕事、メール対応など）
- D：緊急度が低く重要度も低いタスク（雑務や締め切りに余裕のある事務処理など）
タスクの緊急度は締め切りから判断できるので簡単といえますが、重要度に関しては判断が難しいと感じる人が多いかもしれません。重要度の判断は基本、社内やチームの方針に従います。迷った場合は上司に確認しておくと、トラブルを防ぐことができるでしょう。
③タスクごとに情報を整理する
優先順位が決まったら、タスクごとに情報を整理します。
情報とは、以下のようなものです。
- 締め切り
- 作業フロー
- 所要時間
- 共同作業者やチェック担当者
締め切りは「◯月◯日まで」という形で、具体的に設定します。「◯月中旬まで」「週末まで」といった曖昧な形にするのは避けましょう。
作業フローは、仕事を完了させるまでに必要なプロセスをまとめたものです。プロセスを可視化して、それぞれの所要時間を設定しましょう。
複数人で取り組むタスクの場合は、共同作業者やチェック担当者も確認しておきましょう。例えば自分の作業を他の人に確認してもらう場合、チェック中は次の工程に進めないため、チェックにかかる期間も事前に確認しておきます。
④スケジュールに反映させる
タスクの情報整理が完了したら、実際にスケジュールに反映させましょう。
スケジュールに反映させた結果、時間が足りないことが分かった場合は、優先度の低いタスクを後回しにするか、早めに上司やチームメンバーに相談するようにしましょう。
スケジュールに反映したら、途中で進捗状況を確認します。事前に見積もった時間よりも遅れていないか、あるいは早く終わっているか確認することで、次のタスク管理の精度を高められるでしょう。
スケジュールに反映した後に、急ぎの仕事が入ることも考えられます。その際は、緊急度と重要度をチェックした上で、再度スケジュールを組み直すようにしましょう。
効果的に時間管理を行うコツ
効果的に時間管理を行うコツとして、以下のようなものが挙げられます。
- 時間管理をする目的を再認識する
- 時間管理ツールを導入する
- バッファを持たせる
- 効率を意識してスケジュールを組む
- 心理的安全性を確保する
それぞれ詳しく解説します。
時間管理をする目的を再認識する
時間管理をする目的を再認識することです。一般的に人は目的が無いとモチベーションを保つのが難しいといわれていますので、まずは目的をはっきりさせましょう。
例えばビジネスで時間管理をする目的は納期を守り、顧客や社内メンバーからの信頼を得ること。プライベートで時間管理する目的は、自分の趣味の時間を確保することなどです。
時間管理ツールを導入する
時間管理の精度を高めるには、ツールを導入するのがおすすめです。
エクセルなどを使用して自分で時間管理することも可能ですが、記録や管理自体に時間を取られてしまっては本末転倒です。
タスクやスケジュールを管理できるツールを導入することで、正確かつ簡単に仕事の時間管理が可能になります。
チームでの作業など、複数人でタスクに取り組む場合も、ツールを使うとスムーズに時間管理できるでしょう。
時間管理にはTimeCrowd（タイムクラウド）がおすすめ。
TimeCrowdは、時間管理に特化したシンプルなツールです。ブラウザ、スマートフォンアプリ、Chrome拡張機能からワンクリックで打刻できるため、運用が形骸化しません。
「誰が」「いつ」「何を」したかがひと目で確認できるため、チームで活用すれば、生産性向上にもつながります。
自分の作業記録を振り返ることで、時間管理のPDCAを回して作業効率アップを目指すことも可能です。無料でトライアルできますので、ぜひ一度お試しください。
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バッファを持たせる
思わぬトラブルや、急な仕事が入って進捗が遅れることを考慮し、バッファ（時間的なゆとり）を持たせてスケジュールを組みましょう。
具体的には想定作業時間を長めに取るか、スケジュールの中に空白の時間を設けておくかの2つの方法があります。
効率を意識してスケジュールを組む
効率を意識してスケジュールを組むことです。
タスクに取り組む順序によって、作業効率に差が出ることがあります。同じ作業をまとめて行うなど、作業効率の上がるスケジュールの組み方を意識してみてください。
午前中は仕事のパフォーマンスが高いといわれているため、重要度の高い仕事を午前中に行ってもよいでしょう。
また、いわゆる「やる気スイッチ」を入れるために、1日の最初は簡単に達成できるタスクを行うのもおすすめです。
心理的安全性を確保する
心理的安全性を確保することです。
進捗に遅れが発生した際、「怒られるかもしれない」と報告をためらった経験はないでしょうか。
作業の遅延を報告しなかったことが原因で、大きなトラブルに発展する可能性もあります。
このような事態を防ぐには、ネガティブな報告をしやすいよう、社内やチームの心理的安全性を確保することが大切です。
日頃から、トラブルに対して怒るのではなく、原因と解決方法を話し合うようなコミュニケーションを取り、信頼関係を築くようにしましょう。
時間管理方法を仕組み化して生産性を高めよう
本記事では時間管理の方法と、効果的に時間管理を行うコツを紹介しました。
時間管理は、以下のステップで進めるとよいでしょう。
- タスクを洗い出す
- 優先順位を付ける
- タスクごとに情報を整理する
- スケジュールに反映させる
効果的に時間管理を行うには、以下のコツを意識してみてください。
- 時間管理をする目的を再認識する
- 時間管理ツールを導入する
- バッファを持たせる
- 効率を意識してスケジュールを組む
- 心理的安全性を確保する
手順と方法を理解しツールを導入すれば、時間管理を行うことができます。仕事の生産性向上に役立ちますので、ぜひ取り入れてみてください。
