日々の予定に追われることで「もしかしたら時間の使い方が下手かも…」と感じている方はいませんか。時間に追われると心に余裕がなくなりますし、仕事もプライベートも楽しめませんよね。しかし、意識や行動を変えることで、時間の使い方を上手にすることは可能です。
今回の記事では、時間の使い方が下手な自分から脱却する方法を解説します。また、時間の使い方が下手と感じる人におすすめの時間管理ツールも紹介します。時間の使い方を改善させたいと考えている方は、ぜひ参考にしてみてください。
時間の使い方が下手な人と上手な人の違い
「いつの間にか時間が過ぎていた」「時間のやり繰りがいつも上手くいかない」という人がいる一方で、時間を有効活用できる人もいます。まずは、時間の使い方が下手な人と上手な人の違いをチェックしてみましょう。
判断力にかける↔決断が速い
時間の使い方が下手な人は、判断力に欠けている可能性があります。食品1つ買うにも悩んだり、仕事で決断を求められてもすぐに決められなかったりなど、悩む時間によって無駄な時間を過ごしてしまいます。
一方で、時間の使い方が上手な人は、決断を求められたシーンで状況や条件を見極めつつ潔く判断をします。決断が速いからこそ、仕事でも効率よく動くことが可能です。
自分のことを理解していない↔把握している
自分の置かれた状況や能力を理解していないことも、時間の使い方が下手な人の特徴です。たとえば、任された仕事に対して、時間の使い方が下手な人は「自分がするとどれくらい時間がかかるのか」ということがわかっていません。そのため、後から「時間がない！」とあたふたしたり、期日通りに仕上げられなかったりしてしまうのです。
しかし、時間の使い方が上手な人は自分の状況や能力を把握しています。そのため、「これは時間がかかるから早めに取りかかっておこう」と考え、時間を上手くやり繰りできるのです。
優先順位がわからない↔理解し行動する
時間の使い方が下手な人は、物事の優先順位をつけられません。その時の気分で決めたり、考えることすらしなかったりします。優先順位がわかっていないので、「常に納期ギリギリに仕上げる」「気が付いたら約束の時間直前でバタバタする」といった事態に追い込まれてしまうことが多いです。
時間の使い方が上手な人は、優先順位を考える習慣が身についています。想定外の仕事が入ってきたときでも、「今あるタスクなら、これを優先して取りかかろう」と状況に合わせて判断し、行動することが可能です。
▼優先順位の付け方については、下記の記事を参考にしてください
朝起きるのが苦手↔朝活している
時間の使い方が下手な人の中には、朝起きるのが苦手な人もいます。朝起きてもぼーっとしたり、スマホやテレビをみながらダラダラしたりしがちです。
しかし、朝は集中力や記憶力を高めやすい時間帯といわれています。時間の使い方が上手な人は、朝の時間を有効活用しているからこそ、トータルで見ても時間を上手に使えるのでしょう。
ついダラダラしてしまう↔スキマ時間も有効活用する
仕事に取り掛かろうと思いながらスマホをいじってしまい「気づいたら時間が過ぎていた…」といったことに身に覚えがある人は要注意。なにかにつけてダラダラする癖がついていると、時間を上手に使えません。
時間の使い方が上手な人は、ちょっとしたスキマ時間も有効に使います。数分でもトータルすると数時間。その時間を有効に使うことができているので、仕事にもプライベートにも余裕があります。
従業員の「時間の使い方」を正しく把握できる
時間管理ツールTimeCrowdでは、タスクごとにワンクリックで打刻をするだけで「誰が・どの業務に・どれくらい時間をかけているのか」をリアルタイムで可視化できます。客観的なデータをもとに適切なフィードバックを行い、業務改善に向けた取り組みを進められます。少しでもご興味のある方は、下記のサービス資料から詳細な機能や料金プランをご確認ください。
時間の使い方が下手な自分から脱却する方法7選
「時間を上手に使いたい」と思っているなら、行動に移していきましょう。ここでは、時間を上手に使えるようになるための方法をご紹介します。自分に合った方法を見つけて、積極的に取り入れてみてください。
1日のスケジュールを立てる
時間の使い方が下手だと自分で感じているなら、1日のスケジュールを立てるところからはじめてみましょう。常に時間に追われているのは、やるべきことを把握しきれていないことが原因かもしれません。
前日や当日の朝には、1日のやるべき予定や業務を洗い出してみてください。タスクが明確になっていれば、「今日は仕事が詰まっているから効率よくやっていかないと」と意識も変わってくるでしょう。
逆算して考える習慣をつける
逆算して考える習慣をつけられれば、時間を上手に使えるようになります。たとえば、タスクの締め切りが当日15時までの場合、逆算すると「このタスクを15時に終わらせるには10時にははじめておかないと」というように、自然と時間の割り振りが見えてきます。
この習慣を身につけることができれば、時間に追われる日常を変えることが可能です。スケジュールを組む場合にも使える思考なので、ぜひ試してみてください。
行うべきことはすぐに行う
行うべきことはすぐに行うようにすると、余裕が出てくるはずです。どうしても行わないといけないことを後回しにしていると、「やらなきゃ…」と精神的負担が常にあります。さらに、時間に余裕がない中で行わなければいけないとなると大変です。
絶対に行わなければいけないことは、できるだけ早く取りかかって終わらせるようにすると、心にゆとりが生まれます。その分時間にも余裕ができ、用事や仕事もスムーズに取り組むことが可能です。
スキマ時間を使う
時間の使い方が下手な人は、スキマ時間がなにかの作業に使えないか考えてみましょう。たとえば、以下のようにスキマ時間の使い道は意外と多いです。
- 移動時間 →「スキルアップや好きなことの勉強」「読書」
- 電車の待ち時間 →「LINEやメールのチェック・返信」「ニュースやSNSのチェック」
- 予定と予定の合間の空き時間 →「細かい場所の掃除」「スケジュールの見直し「時間の使い方の改善点を分析・リサーチ」
スキマ時間にやるべきことをコツコツ行っていけば、時間を上手に使えている実感と共に自分に自信がつきます。
スマホやテレビを見る時間を決める
スマホやテレビは気軽に見られる分、見る時間が伸びてしまうことも多いです。時間を上手に使うためにも、スマホやテレビを見る時間を決めてみましょう。
「スマホは食後の30分のみ」「テレビは1日〇時間まで」と決めたら、きっちり守ります。守っていくうちに時間に余裕ができたことを実感し、時間の使い方に対する意識も変わってくるはずです。
計画通りできたか定期的に見直す
スケジュールを立てて、時間を上手に使えるように行動するなかで、見直しの時間を必ず持つようにしましょう。定期的に見直すことで、自分が計画通りできているか、もっと改善できる点はないかを確認することができます。
3日に1度や1週間など自分で設定した期間ごとに、見直す時間を取りましょう。見直しを繰り返していくうちに、時間の使い方が改善されていき、仕事に追われたり精神的余裕がなかったりすることもなくなっていくでしょう。
時間管理ツールを使う
時間を上手に使いたいなら、時間管理ツールの活用も有効です。個人で使えるツールもありますし、仕事で使う場合はチームで導入できるツールもあります。
たとえばTimeCrowdという時間管理ツールでは、タスクの開始時と終了時にワンクリックで打刻をするだけで「誰が・どの業務に・どれくらい時間をかけているのか」を記録することができます。Google カレンダーやOutlook カレンダーと連携することで、予定されていたスケジュールを反映して自動で打刻することも可能です。
記録されたデータは自動でレポート化されるため、管理者が集計を行う手間も省くことができます。
▼（例）TimeCrowdのレポート画面
時間のかかり過ぎているタスク（＝ボトルネック）を特定し、改善に向けた取り組みを行えるため、業務効率化につながる点がポイントです。また、Google Chromeの拡張機能を利用することで、Trello・Asana・Salesforceなどの外部ツールと連携し、自社の業務環境に合わせた運用が可能になります。
少しでもご興味のある方は、下記のサービス資料から詳細な機能や料金プランについてご確認ください。
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時間の使い方を変えることは、意外と難しいことではありません。自分が「何に・どれくらい時間をかけているのか」を確認して改善を行っていくことで、心に余裕が生まれます。
仕事もプライベートも充実させるためには、一度時間の使い方を見直してみましょう。
また、ビジネスの場面で「従業員に時間の使い方を見直してほしい」と考える経営者や管理者の方にはTimeCrowdの活用がおすすめです。2週間の無料トライアルもご用意していますので、少しでもご興味のある方は下記のフォームからお気軽にお問い合わせください。
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