事務職や管理部門のような非ビジネスサイドの業務では、目標を数値化するのが難しく、評価や育成にうまく結びつけづらいと感じている方も多いでしょう。
目標を数値化できない業務でも、納得感のある評価や業務改善につながる育成を行うには、正しい対処法が必要です。本記事では、目標を数値化できない業務の評価方法や具体的な方法について解説しますので、ぜひ参考にしてください。
目標の数値化が難しい（できない）業務とは
多くの企業では、従業員の公正な評価や業務改善のために目標の数値化が推進されています。売上高・契約件数・コスト削減率など、具体的な数値目標を設定することで、成果を明確に測り、達成度合いを客観的に判断することが可能になります。
しかし、なかには業務の性質上、数値目標を設定することが難しい業務も存在します。たとえば、事務作業がその代表例のひとつです。オペレーション業務だけでなく、イレギュラーな対応まで求められる現場では、さらに客観的な評価が難しくなるでしょう。
また、研究開発部門における基礎研究や、新規事業立ち上げの初期段階なども目標設定が難しい代表例として挙げられます。これらの業務は、すぐに具体的な成果に結びつくものではなく、長期的な視点での貢献や将来の可能性を追求するものだからです。その他にも、デザイナーやライターなどのクリエイティブな業務も、単に制作物の数を目標とするだけではその質や独創性を適切に評価することは困難です。
これらの業務に共通するのは「成果が目に見える形ですぐに現れない」「複数の要因が複雑に絡み合って結果が生まれる」「個人の能力や創造性が重要な要素となる」といった点です。無理に数値目標を設定しようとすると、本質的な業務の価値を見失ったり、短期的な成果に偏った行動を助長したりする可能性があるため注意が必要です。
業務の”効率性”が求められる現場では、タスクごとの所要時間を計測する工数管理ツールの活用がおすすめです。昨年や昨月と比べて「どれぐらい効率よく業務をこなせるようになったか」を確認できるため、客観的なデータに基づいた評価や育成に活用することができます。工数管理ツールTimeCrowdは累計5,500社以上の企業で導入されています。少しでもご興味のある方は下記のサービス資料から詳細をご確認ください。
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目標を数値化しないことには、いくつかのデメリットがあります。
- 正当な評価を受けづらい
- 業務改善を行いづらい
- チームワークが生まれづらい
正当な評価を受けづらい
数値化された明確な目標がない場合、従業員の貢献度を客観的に評価することが難しくなります。評価者の主観に左右されやすく、従業員は自身の働きが適切に評価されているのかどうか不安を感じやすくなります。
また、努力や成果が正当に認められないと感じることは、エンゲージメントの低下や不満につながり、離職の原因となる可能性もあります。
業務改善を行いづらい
数値目標がないと、現状の業務における課題や改善点が見えづらくなります。具体的なデータに基づいて分析や検証を行うことが難しいため、効果的な改善策を打ち出すことができません。
その結果、業務効率の向上や品質の改善が進まず、組織全体の成長を妨げる可能性があります。
チームワークがうまれづらい
共通の数値目標がない場合、チームメンバーのなかで協力して目標達成を目指す意識が希薄になりがちです。それぞれが目の前の業務を優先してしまい、連携不足やコミュニケーション不足が生じる可能性があります。
目標の数値化が難しい（できない）業務の評価方法
数値目標を設定することが難しい業務においては、別の評価方法を取り入れる必要があります。
- 正確性や効率性などの指標で評価する
- やるべきことができているかで評価する
- 360度評価を取り入れる
正確性や効率性などの指標で評価する
直接的な売上や契約件数といった数値目標が設定できない場合でも、業務上のプロセスにおける「正確性」や「効率性」が求められる場合には、それを評価の対象に加えてしまうのがよいでしょう。
たとえば、事務処理におけるミス発生率の低さや、タスク完了までの所要時間の短縮率などを測定することで、業務遂行能力を評価することができます。月ごとや四半期ごとに目標を立てて、定期的に振り返るのがおすすめです。
タスクごとの所要時間は、工数管理ツールTimeCrowdを活用することで簡単に記録することができます。タスクの開始時と終了時にワンクリックで打刻をするだけで「誰が・どの業務に・どれぐらい時間をかけているのか」が自動でレポート化されます。
▼（例）TimeCrowdのレポート画面
GoogleカレンダーやOutlookカレンダーと連携するだけで、あらかじめ登録していたスケジュールをもとに打刻を自動化することもできます。記録されたデータは自動でレポート化されるため、データを集計/加工する必要がなく、分析にかかる手間を最小限に抑えることができます。
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業務プロセスで定められた「やるべきこと」がきちんと実行されているかどうかを評価することも重要です。たとえば、定期的な報告書の提出、会議への参加状況、研修への参加姿勢などが挙げられます。
また、やるべきことが明文化されていない場合は業務の棚卸しを行うのがおすすめです。「誰が・どのような業務を担っているのか」がわかるため、現状を正しく把握することができます。
▼業務棚卸しの方法については、下記の記事を参考にしてください
360度評価を取り入れる
上司からの評価だけでなく、同僚や部下からのフィードバックを取り入れる360度評価は、多角的な視点から従業員の貢献度を把握するのに役立ちます。
コミュニケーション能力や協調性、主体性などの数値化しづらい要素についても評価できるため、日頃からどのような姿勢で業務に取り組んでいるのかを掴むことができます。ただし、導入にあたっては、評価の公平性やフィードバックの質を担保するための工夫が求められます。
目標の数値化を行う際の注意点
目標を数値化するのは有効な手段ですが、実施にあたってはいくつかの注意点があります。
- 納得感のある指標にする
- 数値化できない業務も評価する
- 定期的な振り返りを行う
安易な数値化は、従業員のモチベーションの低下や、組織全体の歪みにつながる可能性もあるため、慎重に進める必要があります。
納得感のある指標にする
数値目標を設定する際には、従業員がその目標に納得し、主体的に取り組めるようにすることが重要です。目標設定の意図や背景を丁寧に説明し、従業員の意見を聞きながら、双方向のコミュニケーションを通じて目標を共有することが望ましいです。
目標があまりにも非現実的であったり、評価基準が不明確であったりすると、従業員のモチベーションは大きく低下してしまいます。
数値化できない業務も評価する
数値目標を設定することが難しい業務についても、その重要性を認識し、適切な評価を行う必要があります。たとえば、創造的なアイデアの発案数や、チームへの貢献度、新しい知識やスキルの習得度合いなどを定性的に評価することも重要です。
数値化できる目標と数値化できない目標をバランス良く評価することで、従業員の多様な貢献を適切に捉え、組織全体の活性化につなげることができます。
定期的な振り返りを行う
設定した数値目標や評価方法が適切かどうかを定期的に見直し、必要に応じて修正を行うことが重要です。市場や組織の変化に応じて、目標や評価基準も柔軟に変化させていく必要があります。
また、目標達成の過程や結果について、上司と部下が定期的にコミュニケーションを取り、フィードバックを行うことも、従業員の成長を促すうえで不可欠です。
まとめ
目標の数値化は、従業員の評価や業務改善において有効な手段ですが、すべての業務に当てはまるわけではありません。数値化が難しい業務においては、正確性や効率性、業務遂行度などのさまざまな視点での評価を組み合わせることで、貢献度を適切に評価することが可能です。
また、数値目標を設定する際には従業員の納得感が重要です。数値化できない業務も適切に評価し、定期的な振り返りを通じて、従業員の成長を組織の発展につなげていくことが求められます。
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