業務効率化のためにBPMツールの導入を検討している経営者や管理職の方も多いでしょう。
しかし、ツールを導入しようと思いつつも下記のような悩みを抱えていませか？
- そもそもツールを比較する時間がない…
- どんなツールを選べば良いのだろう…
このような悩みを持つ方に向けて、本記事ではおすすめのBPMツールをご紹介いたします。また、ツールを選ぶ際のポイントや合わせて導入を検討するべき「時間管理ツール」についても解説しますので、ぜひ参考にしてください。
▼「そもそもBPMとは何かわからない」という方は下記記事を参考にしてください
目次
BPMツールとは
この記事を読む方のなかには「上司や経営者からBPMツールを導入してほしい」と言われたが、そもそもBPMツールが何かわからず困っている方もいるでしょう。
BPMツールを一言で説明すると、ビジネスプロセスを管理するツールのことです。別名BPMS（ビジネスプロセスマネジメントシステム）とも呼ばれ、従来のビジネスプロセスに潜む非効率・機会損失な点を可視化し、モデリング（※1）やモニタリング（※2）といったPDCAサイクルを回すことで、ビジネスプロセスをあるべき姿へ変えていくことができます。
※1 モデリング：フローチャートなどの図を用いてビジネスプロセスを可視化すること
※2 モニタリング：新たに導入したビジネスプロセスを確認すること
BPMツールを導入することで業務の進捗状況が把握できたり、業務の属人化を防いだりといったメリットがあります。また、BPMツールによってはビジネスプロセスに沿ったタスク管理や繰り返し行われる作業の自動化なども可能です。
もちろんビジネスプロセスはExcelで管理することもできますが、BPMツールを使ったほうがビジュアル的な操作や、よりリアルタイムでの進捗確認が可能なため、ご予算に余裕があればBPMツールの導入をおすすめします。
BPMツール導入時のポイント
BPMツールを導入する際には、いくつか押さえておきたいポイントがあります。
BPMツールは全社（もしくは部署全体）を巻き込むものであり、導入時のコストも決して安くはありませんので、下記の項目は事前に必ず目を通しておきましょう。
できるだけトライアル期間のあるツールを選ぶ
世の中にBPMツールは数多く存在しており、機能面での差は正直あまり大きくありません。そのため、ツール選びで重要なのは使いやすいかどうか、という操作性にあります。しかし当然ですが、操作性は実際に利用してみないとわからないので、できるだけ最低2週間〜1ヶ月のトライアル期間のあるツールを選びましょう。
現場メンバーにも予め利用してもらう
上記に関連して、トライアル期間中には必ず現場メンバーにも利用してもらいましょう。現場メンバーが操作できないようなツールを選んでしまうと、ツール自体が形骸化してしまう恐れもあるので、ご注意ください。
導入コスト・運用コストを試算する
現実的に無理のない予算を確保したうえで、予算に見合うツールを選びましょう。また運用面でコスト（人的コストも含む）が大きくかかってしまうと、そもそも業務効率化のために導入したツールにコストがとられるという本末転倒な事態にも成りかねません。必ず導入コスト・運用コストを試算したうえでツールを選びましょう。
おすすめのBPMツール
それではさっそく、おすすめのBPMツールをご紹介いたします。
Questetra BPM Suite
Questetra BPM Suiteはクラウド型のBPMツールです。アイコンをドラッグ＆ドロップするだけで、非技術者でもノーコードでワークフローシステムを開発できます。
その他にもモニタリング・タスク管理・社内チャットなど、BPMツールとして押さえておきたい機能は基本的に備えられています。また、データ加工やPDF作成などの作業は自動化できるため、業務効率化にも繋がるでしょう。
■価格（年次支払プラン）
- Basic：1ユーザーあたり月額1,200円
- Advanced：1ユーザーあたり月額3,000円
- Professional：1ユーザーあたり月額4,800円
※それぞれストレージ容量や搭載機能が異なるので、詳細は公式HPよりご確認ください
Ranabase
出典：Ranabase
Ranabaseは運営会社の業務改善コンサルティング経験に基づいて開発されたBPMツールです。
ただワークフロー図を書くだけではなく、定期的に発信されるコンテンツやコミュニティを通じて、業務改善について継続的に学ぶことができます。また、直感的なUIで誰でも簡単に操作できるため、非技術職の現場メンバーでも安心して使えるでしょう。
■価格
- パーソナルプラン：月額1,200円（編集者1名、閲覧者5名まで）
- ビジネスプラン：年額72,000円（編集者5名、閲覧者10名まで） など
※それぞれ搭載機能が異なるので、詳細は公式HPよりご確認ください
BP Director
出典：BP Director
BP Directorはガントチャート形式で、時間軸でビジネスプロセスを把握できるBPMツールです。
他部署にまたがる業務や期日のある業務なども少し設定を行うだけで、ビジネスプロセスを簡単に構築できます。また「いつ」「誰が」「何をしたのか」リアルタイムで見える化できるので、社内業務の透明化にも繋がるでしょう。
■価格
- クラウドプラン：お問い合わせ
- オンプレミスプラン：お問い合わせ
octpath
出典：octpath
octpathはバックオフィス業務に特化したBPMツールです。たとえば入社/退社対応・備品の発注・イベントの準備など、日々の業務をマニュアル化することで、属人的な業務を減らすことができます。
また、Slackなどのチャットツールと連携させることでタスク漏れの通知を送ることもできるので、個人のタスク管理にも最適です。申し込みをすればサービスのデモを体験できるので、興味のある方は現場メンバーも含めて参加されてみてはいかがでしょうか。
■価格
- スタンダード：月額20,000円〜
intra-mart BPM
出典：intra-mart
intra-martは国内8,000社以上の企業に導入されているBPMツールです。
ビジネスプロセスの作成・システムの連携・プロセス状況の把握・タスクの管理など、基本的な機能が備えられています。また、ローコード開発で非技術者でも簡単にシステムを構築できるため現場レベルで業務効率を推進できるでしょう。
■価格
- お問い合わせ
BPMツール導入のメリット
BPMツールを導入するメリットは、ビジネスプロセスを可視化することで、隠れたボトルネックを特定して業務効率化を推進できる点です。
たとえばボトルネックの例としては「特定の部署に業務が集中している」「自動化されていないアナログな業務がある」などが挙げられます。これら非効率な実態を把握することで、次の一手が打てるため、BPMツールの導入は業務効率化の第一歩とも言えるでしょう。
また、一度ビジネスプロセスを作成するとプロセスの追加や変更がしやすくなるため、外部環境の激しい昨今においても企業として柔軟な対応が可能となります。
【重要】時間管理ツールも合わせて検討するべき
BPMツールの導入と合わせて、時間管理ツールの導入も検討しましょう。各社員が何の業務にどれくらいの時間をかけているのかを詳細まで把握することで、業務効率化をさらに推進できます。また、社員が各業務にかける時間に対して意識を向けることで、個々人の生産性も大きく向上するでしょう。
おすすめの時間管理ツールは「TimeCrowd」です。日々の業務を可視化することだけに特化したシンプルな設計で、PASONAやKUBOTAなどの大手企業から地方中小企業、ベンチャー企業まで2,000社以上の企業に導入されています。
打刻はワンクリックでできるため、社員の負担にならずツールが形骸化する心配もありません。また、ブラウザ以外にもChrome拡張機能やアプリからも打刻できるので、簡単に記録を残せます。
リアルタイムで社員の稼働状況を知れるので、テレワークでも細部まで行き届いたマネジメントができます。
レポートで社員別、業務カテゴリー別の稼働状況を確認できます。何に時間がかかっているのかを把握することで、業務効率化を進めるうえでの参考になるでしょう。
また、TimeCrowdの大きな特徴として、業務の記録が各社員に任されている点が挙げられます。
他の時間管理ツールでは、PCのログデータをもとに記録するケースが多いのですが、これでは社員に監視のような窮屈感を与えてしまう恐れもあります。もちろん正確な業務実態を把握できるというメリットもありますが、かえって社員の生産性を下げてしまう可能性もあるため、TimeCrowdのような性善説に基づいたツールを導入しましょう。
少しでもご興味のある方は、下記のサービス資料から詳細な機能や料金プランをご確認ください
時間管理ツール「TimeCrowd」の資料をダウンロード▼導入事例は下記記事からご確認ください
BPMツールを導入して業務効率化を進めよう
BPMツールを導入することで、全社的なビジネスプロセスが整理できたり、業務効率化のボトルネックを特定したりできます。ツールの形骸化を防ぐためにも、導入前には必ず現場メンバーも同席したうえで操作性を確認するようにしましょう。
また、合わせて時間管理ツール（TimeCrowd）の導入もおすすめです。社員が何の業務にどれくらいの時間をかけているのか把握することで、さらなる業務効率化に繋がるはずです。まずは2週間無料で利用できるので、少しでも興味のある方はぜひ体験してみてください。
