株式会社リクルートにて10年間HR業務に従事したのち、中米の国ベリーズへ渡り起業。その後、2019年より株式会社ニットに入り、営業を経て広報へ。「ワークライフブレンド」を語る小澤様の働き方、時間管理術は生産性向上につながる楽しい発見であふれています。

セミナー講師やイベントのファシリテーターも務めるHELP YOU広報の小澤 美佳（こざわ みか）様へお話を伺いました。

 

仕事もプライベートも一元管理し、共有することで生産性が上がる

──これまでのキャリアや現在取り組んでいる業務について教えてください。

小澤：2008年に株式会社リクルートへ入社してから10年間、HR業務などを務めてきました。その後、中米のベリーズという国に単身移住し、現地で観光の会社を立ち上げるなど活動しました。2019年に株式会社ニットに入り、営業を経て今は広報を担当しています。

株式会社ニットが運営する「HELP YOU」は、オンラインアウトソーシングサービスで、企業様の人事や経理など、事務周りを中心とした業務をオンラインで代行しています。

お客様の事業を効率化し、「餅は餅屋」で得意な人に得意なことを任せて、生産性を上げることを狙いとしています。

 

──本業もありつつ、色々な発信をされていますが、小澤さん個人としての時間管理術はどのようにされていますか。

小澤：時間の管理はGoogleをメインに活用しています。Google カレンダーは一つの画面で会社のアカウントと自分のアカウントを同時に見れる。会社のこともプライベートのことも、一つで管理できた方がやりやすいので、タスクもすべて入れて、社内のメンバーと共有しています。

でも昔は紙派でした。A5サイズの手帳にタスクを記入して、完了したら赤い線で消していくというやり方でした。

──Googleを活用する方が手帳よりも便利でしたか？

小澤：時間管理に関してはGoogleカレンダー を使っていますが、タスク管理はチームメンバー全員のタスクを一元管理した方が分かりやすいと思い、Googleスプレッドシートでのタスク一覧を週次で更新し、私のタスクと仲間のタスクをお互いに共有しています。

 

──時間管理はGoogleカレンダー 、タスクはGoogleスプレッドシートでということですね。

小澤：時間管理に関しては全て会社のGoogleカレンダー の中で管理していて、ミーティングも、個人ワークも、プライベートも全て1つのカレンダーで管理しています。

そうするとメンバーも私の予定を把握したうえで、相談などに来てくれるのでやりやすいですし、自分自身も圧倒的に生産性が良くなると感じています。「この時間にこれをやる」と、自分への宣言をしながら時間を測って作業も行っています。

したがって、保育園のお迎えや、ランチなどの公開できるプライベートな予定も同じように入れています。

 

コミュニケーションの場を3つに分けて、テーマごとに仕分けする

──ナレッジシェアなども含め、チーム全体の生産性を上げる工夫はありますか。

小澤：日々のコミュニケーション、ミーティングでのコミュニケーション、プロジェクトでのコミュニケーションをそれぞれ分けています。

日々のコミュニケーションはチャットツールであるChatworkの部屋を細かく分けていて「広報部屋」や「営業部屋」といった業務別の部屋のほか、雑談を行う「ぼそぼそ部屋」や、「韓国沼の会」「ペットワンニャンの会」「母の会」「AI研究会」のような、チャットでも雑談する環境を設けています。

ミーティングは、多くの人数が集まる会議では内容を入力しておいて、事前に確認したうえで参加するようルール付けています。

プロジェクトは「名刺を新しくするプロジェクト」「システムのバグを解消するプロジェクト」のように、部署横断で取り組む必要があるとき立ち上げるもので、そこでのコミュニケーションはBacklogを利用。プロジェクトごとに「テーマ立て」を行って推進・完了させるようにしています。

主にこの3つの方法にコミュニケーションを分けていて、それぞれ「テーマ」に分けて進めています。

時間の使い方を「見える化」して、得意なことは得意な人に任せる

──フルリモートだとタスクの進捗は追えても、各メンバーが何をやっているか、作業にどれほど時間を要したかが見えにくいと思います。その点で何か工夫していることはありますか？

小澤：社員の場合はタスクの期限を見ながら、カレンダーの中で時間を割くなどして進めます。

フリーランスは「何にどのぐらいの時間を使ったか」を記録してもらっています。一つひとつの業務を記録しながら、どうやったらそれを効率化できるか考えたり、苦手なことは別の人に任せたりなど、最適な進め方を常に模索しています。

新人教育にも言えることですが、作業に要した時間ややり方を「見える化」することが、まずはじめに必要なことだと思います。Timecrowdもそのように利用していました。

 

──なるほど。ただ、その手法は、人によってはマイクロマネジメントのように感じてしまうこともあると思います。あくまでも効率化を目的としたものだと伝えるために、工夫していることはありますか。

小澤：まさにそこがものすごく大事だと思っています。時間を測る理由は3点あります。

まず一つ目は、個人の生産性を上げることで、色んな業務を受けることができるから。

二つ目は、本人の好きなこと、得意なこと、やりたいことを実現できる時間の使い方をしてほしいから。睡眠時間を削るなどする必要はなく、本人に幸せになってもらうためです。

そして三つ目が、マネジメントの観点で、得意なことは得意な人に任せた方が全体の生産性が上がるからです。

これらはすべて見える化をしないと実現できないことです。だから「そのために時間を測っているんだよ」というコミュニケーションは大事だし、私自身のマネジメントのスタンスとしても重要だと考えています。

──おっしゃる通りだと思います。そのスタンスがあるかないかで「ただの管理」なのか、「前向きな管理」なのかが変わってきますね。

小澤：かつては営業のマネージャーだったので経験があるのですが、相手が新人であればあるほど、はじめは「何を」「どのようにやっているか」を見える化してあげる方が、成長は早いと思っています。

 

仕事とプライベートは分断せずに「ブレンド」する

──仕事とプライベートの切り替えなど、小澤さん自身が意識していることはありますか。

小澤：個人的に「ワークライフブレンド」という考え方が好きです。ワークとライフを分断するのではなく、ブレンドする。

例えば一日の作業も、メールの返信をして朝ご飯を食べて、商談をして家事をやって、みたいな感じで、ワークとライフがブレンドしている方が苦じゃないんですよね。

今はスマホで大方の仕事が対応できるので、プライベートと仕事を切り分けるよりも、やれるタイミングでやれることをやっちゃう。ブレンドした方が生産性は良いし、あえて切らないようにしています。

時間を区切るのは大事です。1時間カフェにいたとしたら、はじめの30分は仕事の思考に充てて、残りの30分は趣味のかき氷のインスタを見る、とか。

旅行をしていても、景色の良い場所で仕事をするなど、ワーケーションの考え方が好きです。

もちろん、プライベートと仕事をしっかり分けて、デジタルデトックスするのも素晴らしい考え方だと思います。

ただ、私の場合は仕事が趣味のようなもの。自己実現につながるし、社会がより良くなる活動だと捉えています。