製造業を営むポバール興業株式会社様では、技術部門における検査業務や日々の予定管理にTimeCrowdをご利用いただいています。従来はExcelで管理・集計していた業務時間を、共通のカテゴリで記録できるようにしたことで、時間のかかっている作業やメンバーごとの業務の偏りを把握しやすくなりました。
今回は、技術部技術課・課長の岡田様に、導入の背景、日々の活用方法、そして業務改善への活かし方を伺いました。製造現場に近い技術部門や、間接業務の可視化に取り組む方は、ぜひ参考にしてください。
■プロフィール
ポバール興業株式会社
技術部技術課 課長
岡田 元貴様
■TimeCrowd導入前の課題
- Excelでの予定・作業時間の管理と、月次集計に手間がかかっていた
- 作業区分の捉え方が人によって異なり、集計結果をそろえることが難しかった
- 業務の偏りや、改善効果の大きい作業を、感覚だけでなくチーム全体で把握したかった
■TimeCrowd導入後の効果
- 月次の集計作業を約2時間削減
- 共通カテゴリで記録・集計できるようになり、作業時間の比較がしやすくなった
- レポートから時間のかかっている業務を把握し、改善テーマの優先順位を検討しやすくなった
- メンバーごとの業務の偏りを可視化し、役割分担や指導の判断材料にできるようになった
Excelでの管理・集計にかかる負荷を減らしたかった
──最初に、TimeCrowdを導入された背景を教えてください。
技術部門では、週単位の予定や、検査業務にかかった時間をExcelで管理・集計していました。ただ、月ごとに「どの作業にどれだけ時間がかかっているか」をまとめるには手間がかかります。また、作業の区分や集計の仕方も人によって異なるため、もっと効率よく、共通の基準で管理できる方法を探していました。
検査にかかる時間も、定期的に集計していました。「自動で集計できる方法はないか」と考え、タイムトラッキングツールを探し始めたのがきっかけです。
──数あるツールのなかで、TimeCrowdを選ばれた理由は何でしたか？
複数のツールを試したなかで、TimeCrowdは画面や言葉がわかりやすく、現場で使うイメージを持ちやすかったことが大きかったです。日本語で自然に使えることは、日常的に利用するメンバーにとって重要でした。
また、社内のシステム導入を進めるうえでも、同程度の条件であれば国内のサービスの方が説明しやすく、導入のハードルを下げやすいと感じました。
共通カテゴリで記録し、時間のかかる業務をすぐに把握
──現在は、どのようにTimeCrowdを活用されていますか？
技術部門の複数チームで利用しています。主に、検査業務を含む日々の予定と作業結果を記録するために使っています。
厳密な打刻だけを目的にするのではなく、「何時から何時まで何をする予定か」をあらかじめ入力し、終わった後に結果に合わせて更新する運用です。大枠のスケジュールを見ながら、空いた時間に別途管理しているタスクを進めています。
──導入後、特に変化を感じた点を教えてください。
大きいのは、集計が簡単になったことです。期間を指定すれば、作業時間をすぐに集計し、時間のかかっている順に確認できます。インタビュー時点では、Excelで行っていた月次集計にかかる作業を、月あたり約2時間削減できたという実感も伺いました。
たとえば検査業務では、時間がかかっている作業を把握できれば、「この検査は、もう少し改善できないか」と検討できます。たまに発生する負荷の高い作業に目が向きがちですが、毎日行う作業を少しずつ短縮する方が、全体では大きな改善につながる場合もあります。データがあることで、どこから改善すべきかを判断しやすくなりました。
カテゴリも、あらかじめ大枠を統一できる点が便利です。たとえば移動時間や細かな周辺業務を人ごとに別々の名称で記録しても、管理側では共通の大分類として確認できます。集計の前に「この区分をどうまとめるか」を毎回調整する手間が減りました。
業務の偏りを可視化し、役割分担や指導の判断材料に
──時間の集計データは、どのような場面で活用されていますか？
技術部門では、仕事がうまく回っていないときに、何が原因なのかを確認するために使っています。たとえば、特定のテーマに時間が偏っていて、問い合わせ対応に十分な時間を割けていないこともあります。
以前は、「この人はこういう傾向がある」といった感覚で捉える部分もありました。TimeCrowdでチーム全体を集計すると、どの業務に偏りがあるかが見えやすくなります。得意なメンバーに難易度の高い案件を任せるなど、役割分担を考える際にも活用できます。
人事評価に集計結果を直接使っているわけではありませんが、目標の達成状況を振り返る際や、日々のフィードバック・指導を行う際の判断材料になっています。
今後は、予定と実績の比較や他ツールとの連携にも期待
──今後、TimeCrowdに期待することを教えてください。
現在の運用では、予定を入力した後に実績へ更新しているため、予定と結果を並べて比較できると、より活用の幅が広がると感じています。計画に対して実績がどの程度ずれたのかを把握できれば、スケジュールの見直しにもつなげやすくなります。
また、Microsoft Plannerなど、日常的に利用しているツールとの連携にも期待しています。タスク管理と時間管理がつながれば、入力の手間を抑えながら、より一貫した業務管理ができると考えています。
編集後記
ポバール興業様では、時間を記録すること自体を目的にするのではなく、業務改善や役割分担の判断に活かすためにTimeCrowdをご利用いただいています。
とくに技術部門や間接業務では、現場の実態が個人の経験や感覚に寄りやすい側面があります。「誰が・どの業務に・どれくらい時間をかけているか」を共通の形式で記録できれば、改善すべき業務の優先順位や、チーム内の業務配分について、事実に基づいて対話しやすくなります。
TimeCrowdは、日々の業務時間を記録・集計し、業務の可視化と改善活動を支援します。自社の業務に合わせた活用方法をご検討の際は、お気軽にご相談ください。
