企業にとって重要な経営資源である「ヒト」。プロジェクトや各部署のゴールを達成するためには、必要な人材を適切に配置し、生産性や業務効率を改善していくことが重要になります。
本記事では、要員管理の基礎知識から、実施するメリットや具体的な手順について解説します。
要員管理とは
要員管理とは、プロジェクトの目標やゴールを達成するために必要な「スキル」や「経験」を保有する人材を管理することを意味します。
要員管理の「要員」とは、物事のために必要な人員のことを指します。要員管理を実行するためには、各要員の保有するスキルを正しく把握し、適材適所に配置することが求められます。
要員管理を正しく行えないと、プロジェクトの遂行において人員不足やスキル不足が発生し、プロジェクトの遅延や失敗を招く原因となります。
人員計画との違い
要員管理とよく混同される言葉に「人員計画」があります。
一般的に、人員計画とは「どのような人材を採用するのか」といった定性的な人材配置について計画されるのに対して、要員管理では「◯◯のスキルや経験を持つ人材を、□□部署に△△人アサインする」といった具体的、且つ定量的な計画がされることが多いです。
※明確な定義はないため、各企業や部署によって言葉のニュアンスは変わります
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要員管理を実施する4つのメリット
要員管理を実施することは、企業にどのようなメリットをもたらすのでしょうか。
適材適所への人材配置ができる
要員管理では、個々の従業員が保有するスキル・経験・志向などを適切に把握することから始まります。
そのため、メンバーの適性を理解したうえで、適切なポジションでの人材配置を可能にします。
生産性向上や業務効率化につながる
個々の適性を把握できないと、従業員が苦手意識を持つタスクや不得意なタスクを長時間行わせることになり、生産性が低下してしまいます。
適材適所への人員配置を実現することで、従業員のパフォーマンスを最大化し、組織全体の生産性向上や業務改善を期待できるでしょう。
従業員の離職率の低下や働く意欲を改善できる
適性を把握することで、従業員がやりたい業務や得意な業務に注力することができ、離職を防いだり、モチベーションを維持したりすることが可能になります。
とくに昨今では、どの業界でも人手不足が叫ばれているため、離職の防止はプロジェクトや企業経営の成功には欠かせないことだといえるでしょう。
人件費を削減できる
要員管理を実施することで、適切な人数で業務を遂行できるようになり、人件費の削減につながります。
人的コストは企業の支出の中で大きな割合をしめます。人的コストを削減し、設備投資や商品開発などに投資をすることで、企業の競争力を高めることができます。
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要員管理を実施する手順
要員管理を実施する手順について解説します。
要員管理のステップは、大きく分けて以下の4つです。
- 現状の把握
- 要員計画の立案
- 適材適所への人材配置
- 分析と要員計画の改善
STEP1：現状の把握
プロジェクトや部署・部門・営業所ごとに現状で「どのようなスキルや適性の人材が不足しているのか」「人員に関してどのような課題が起きているのか」を把握します。
現状の把握を行う際には、トップダウンで行うのではなく、必ず現場担当者にヒアリングをして把握するようにしましょう。
STEP2：要員計画の立案
現状を把握できたら、具体的な要員計画を立案していきます。
要員計画の立案では、以下のポイントを決めていきます。
- どのポジションにどのような人材を配置するのか
- 従業員のスキルや志向性の把握
- 異動や引き継ぎのスケジュール
要員管理を実施する際には、新人を受け入れる際のフォローアップが必要になります。各部署の管理者から理解を得る必要があるでしょう。
STEP3：適材適所への人材配置
計画ができたら、実際に人材配置を行います。
従業員にとっては新しい環境に移ることになるため、モチベーションを低下させないためには「なぜ異動を決定したのか」という背景を丁寧に説明することが求められます。
また、異動先の責任者に対して、従業員の保有するスキルや適性を説明して、教育やマネジメントを行いやすい環境を整えることに努めましょう。
STEP4：分析と要員計画の改善
要員管理は、従業員を異動させたら終わりではありません。STEP1で調査した“現状の課題”が解決されたのかを分析する必要があります。
「異動した従業員の適性が想定とは違う」「新しい環境に適応できていない」という懸念点も考えられるため、現場へのヒアリングを定期的に実施し、従業員のパフォーマンスを最大限に発揮できているのかを分析しましょう。
分析の結果、STEP1の課題が解決されていなければ、また改めて要員計画を立て直して人員の配置を行います。
要員管理に役立つツール
要員管理を実施する際には、各部署やプロジェクトが求めている人材を可視化することや、従業員の適性を見極めることが大切です。
ここでは要員管理に役立つツールを紹介します。
TimeCrowd
時間管理ツール「TimeCrowd」では「誰が・どの業務に・どれくらいの時間をかけているのか」「どのプロジェクト（部署）にどれくらい時間（人件費）がかかっているのか」をダッシュボードからすぐに把握することができます。
メンバーごとの稼働状況をリアルタイムで把握できるため、プロジェクト（部署）ごとのキャパシティを把握することが可能です。もし特定のメンバーや部署にタスクが偏っていれば、他のプロジェクト（部署）から、時間に余裕のあるメンバーをアサインして調整することができます。
また、メンバーごとの稼働実績から得意な業務を見極めることにも役立ちます。たとえば「メンバーA（仮称）はタスクBの作業ペースが速い」ということがわかれば、そのコツを共有してもらったり、メンバーAにはタスクBを多めに依頼したりなど、組織全体で業務の効率化を図ることができるでしょう。
稼働時間の計測は、各メンバーがタスクの開始時と終了時にワンクリックで打刻をするだけのシンプルな操作性で、運用に負担のかからない点が特徴です。
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工数管理ツール「TimeCrowd」の資料をダウンロード要員管理の注意点
要員管理を実施する際に、担当者が注意するべき点について解説します。
従業員に十分な説明を行い、理解を得る
要員管理には、人材の採用や異動がつきものです。そのため、事前にその目的や意図を従業員に対して十分に説明し、理解を得る必要があります。
また、異動が行われる場合には、早い段階で異動先の部署へ通達をします。
この際にも「なぜ要員管理を実施するのか」「どのような人材がアサインされるのか」を丁寧に説明しましょう。
また、異動後にすぐに業務をキャッチアップできるようにマニュアルの整備を進めておくように促すことも重要です。
定期的に要員計画の見直しを行う
経営計画やプロジェクトの状況によって、人員の過不足は常に発生します。
そのため、要員計画は立てたら終わりではなく、定期的な見直しが必要になるでしょう。
また、要員管理の結果は短期的に現れるものではありません。適材適所への配置を行なった場合でも、従業員が新しい環境に慣れてパフォーマンスを発揮するまでには時間がかかる可能性が考えられます。
短期的に成果を見るのではなく、中長期的に観察していくことが必要です。
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TimeCrowdは、国内3,500社以上の企業で利用される時間管理ツールです。
使い方は簡単で、タスク名を入力してスタートボタンを押すだけ。「誰が・何の業務に・どれくらいの時間をかけているのか」をリアルタイムで確認することができます。
プロジェクトの管理者は、従業員の稼働状況を確認して「タスクの偏りが発生していないか」「人員が不足していないか」を把握し、メンバーの調整を行うことが可能です。
また、チームや部署全体の稼働状況を分析することで「新たに人員補充が必要なのか」「どのような人員が必要なのか」を判断することができるでしょう。
詳細な機能や料金プランは下記のサービス資料よりご確認ください。
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