業務が属人化していたり、業務の内容や量、分担を把握できていないと、業務配分が偏ってしまいがちです。業務配分が偏ると、プロジェクトが遅延したり、メンバーの生産性やモチベーションが低下したりといったさまざまなトラブルが起こる可能性があります。
本記事では、業務配分が偏る原因やリスク、業務配分の偏りを改善するメリットや具体的な方法について解説します。管理職やプロジェクトマネジャーなど、メンバーの業務管理を行うポジションの方はぜひ参考にしてください。
業務配分の偏りが発生する理由
業務配分の偏りは、下記のような理由で発生します。
- 業務が属人化している
- 業務量を把握していない
- コミュニケーションが不十分
業務が属人化している
業務が属人化していると、業務配分に偏りが発生しやすくなります。
とくに社歴の長いメンバーや、特定の業務に強いメンバーがいる場合、そのメンバーに業務が集中しがちです。
業務が標準化されていないと、特定の社員でないとその業務を回せなくなる恐れがあります。その結果、業務配分に偏りが発生し、常に忙しいメンバーとあまり仕事がないメンバーが生まれ、業務量にムラが生じることが常態化してしまうため注意が必要です。
▼業務属人化の原因やリスクについては下記の記事を参考にしてください
業務量を把握していない
業務量を正確に把握していないことも、業務配分に偏りが生じる原因のひとつです。
業務量やプロジェクトに必要なタスクを正確に把握していないと、最初から誤った業務配分でプロジェクトをスタートさせてしまいます。また、プロジェクトが遅延しそうになると、社歴の長いメンバーや仕事のできるメンバーに業務が集中し、業務配分に偏りが生じます。
プロジェクトをスタートする前に、WBSを作成するなどして、業務量やタスクを正確に把握することが重要です。
▼WBSの作成方法については下記の記事を参考にしてください
コミュニケーションが不十分
チーム内でのコミュニケーションが不十分で「誰が・どのような業務をしているのか」がわからず、業務配分の偏りに気づけない場合もあります。
また、自分のキャパシティを超えていても、安心してフォローを頼めない環境では業務配分の偏りは解消されません。業務内容を可視化して分担しやすくしたり、コミュニケーションを活性化して相談やフォローがしやすい環境づくりをしたりすることも重要です。
「誰が・どの業務に・どれくらい時間をかけているのか」をリアルタイムで可視化
工数管理ツールTimeCrowdでは、タスクの開始時と終了時にワンクリックで打刻をするだけで「誰が・どの業務に・どれくらい時間をかけているのか」をリアルタイムで可視化することができます。
「特定のメンバーに業務が偏り過ぎていないか」を確認し、異常があった場合はすぐに改善に向けて取り組むことが可能です。少しでもご興味のある方は、下記のサービス資料から詳細な機能や料金プランをご確認ください。
業務配分の偏りによって生じるリスク
業務配分が偏っていても「プロジェクトを問題なく回せているから問題ない」と判断してしまうケースもあるでしょう。
しかし、そのまま放置していると、下記のようなトラブルを招く恐れがあります。
- プロジェクトが遅延する
- 生産性が低下する
- 人材流出につながる
プロジェクトが遅延する
業務配分に偏りがあると、プロジェクトが遅延する可能性があります。
たとえば、多くの業務を抱えているメンバーが業務を捌ききれずに休職してしまうと、そこでプロジェクトが停滞してしまいます。また、特定の業務が属人化している場合も同様に、他のメンバーでフォローできなくなり、業務が回らなくなる恐れがあります。
プロジェクトが遅延すると、想定以上に人件費がかかったり、顧客との信頼関係が失われたりといったリスクが生じるため注意が必要です。
生産性が低下する
特定のメンバーに業務が集中していると、疲労が蓄積して生産性が低下してしまいます。また、仕事があまり割り振られないメンバーはモチベーションが低下してしまうでしょう。
業務が属人化していると、他のメンバーがスキルを身につける機会がなくなり、長期的に見たときにチームや組織の生産性が低下してしまう恐れがあるため注意が必要です。
人材流出につながる
特定のメンバーに業務が偏ったり、あまり仕事をもらえないメンバーがいたりすると、休職や離職といった人材流出につながってしまいます。
人材流出が続くと、業務配分の偏りがより深刻化する恐れがあります。また「企業の競争力が落ちる」「新しいメンバーの採用教育コストが嵩む」といったリスクにも注意が必要です。
各メンバーの適性や希望などをある程度反映しながら、適切な業務配分を行うことが重要です。
業務配分の偏りを改善する方法
業務配分の偏りを改善するには、業務内容や配分、担当者などを正確に把握して可視化することが重要です。また、スキルやプロセスを属人化させないための取り組みも重要となります。
業務配分の偏りを改善するための、下記の方法について解説します。
- 業務量を可視化する
- 業務分担表を作成する
- マニュアルを整備する
- 適切なITツールを使用する
業務量を可視化する
業務配分の偏りを改善するには、現状の業務配分や、メンバーの業務量をリアルタイムで把握する必要があります。
工数管理ツールTimeCrowdを活用することで、タスクの開始時と終了時にワンクリックで打刻をするだけで「誰が・どの業務に・どれくらい時間をかけているのか」を簡単に記録できます。また、Google カレンダーやOutlookカレンダーと連携することで、予定していたスケジュールをもとにタスク内容を自動で入力することも可能です。
▼（例）TimeCrowdのレポート画面
タスクごと・メンバーごとの稼働状況から「時間のかかりすぎている業務はないか」「特定のメンバーにタスクが依存していないか」などを確認できます。異常があればすぐに改善に向けた動きができるため、業務効率の向上やワークライフバランスの向上など、マネジメントにおけるさまざまな効果が期待できます。
累計4,000社以上の企業様でご利用いただいた実績から、各社の業務環境に合わせたカスタマイズが可能です。少しでもご興味のある方は、下記のサービス資料から詳細な機能や料金プランをご確認ください。
工数管理ツール「TimeCrowd」の資料をダウンロード業務分担表を作成する
業務分担が不透明な場合は、業務分担表を作成して可視化するのがおすすめです。
業務の配分や担当者をひと目で確認できるため、業務量の偏りを解消できるほか、タスクの抜け漏れを防ぐことにもつながります。また、責任者や担当者が明確になるため、進捗確認や相談がしやすくなる点もメリットです。
コミュニケーションの活性化にもつながるため、組織やチームの風通しがよくなることも期待できるでしょう。
▼業務分担表を作成するメリットや具体的な作り方については、下記の記事を参考にしてください
マニュアルを整備する
業務が属人化している場合には、他のメンバーでも業務に取り組めるようなマニュアルを整備することが重要です。
担当者が業務を捌ききれなくなったり、急に休んだりした際にも、他のメンバーがフォローできるような体制にしておきましょう。マニュアルを整備することで、新しいメンバーが入ってきたときも教育コストをかけ過ぎることなく独り立ちさせられるため、組織力の強化にも役立ちます。
また、マニュアルの整備だけでなく、業務におけるナレッジやチップスの共有も重要です。このような情報はクラウドストレージなどを活用して、誰でもアクセスができる状態にしておくのが理想的です。
適切なITツールを使用する
アナログな手作業に頼っていると、業務の品質にばらつきが生じてしまい、業務配分の偏りにつながります。
まずは現状の業務状況から課題を特定し、デジタル化する部分と手作業でも問題ない部分を整理してみましょう。また、この際に現在使用しているITツールの見直しを図ることもおすすめです。現場の実態に即していないITツールを使用していると、アナログな場合と同じく、もしくはそれ以上にボトルネックとなる可能性があります。
適切なITツールを使用することで、業務がスムーズになり、業務配分の偏りも自然と解消されます。ITツールのメリット・デメリットをそれぞれ把握したうえで、現場に適したものを使用するようにしましょう。
▼社内のDXにおすすめのITツールについては、下記の記事を参考にしてください
TimeCrowdで各メンバーの業務量を把握しよう
業務配分の偏りは、業務が属人化していたり、業務内容・業務量を正確に把握していないことで起こります。チーム全体の業務量を可視化し、分担を見直すことで、業務効率の向上、引いてはモチベーションの向上や生産性の向上などにつながります。
「誰が・どの業務に・どれくらい時間をかけているのか」を把握したい場合はTimeCrowdの活用がおすすめです。タスクの開始時と終了時にワンクリックで打刻をするだけで、メンバーごと・チームごとにタスクの所要時間を計測することができます。また、メンバーごとに時間単価を設定することで、プロジェクトごと・タスクごとの人件費（収支）の確認も可能です。
最初の2週間は無料のトライアル期間もご用意しています。少しでもご興味のある方は、下記のサービス資料から詳細な機能や料金プランをご確認ください。
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