同時に複数のタスクに取り組む“マルチタスク”は、基本的におすすめできません。集中力が分散してしまい、結果的にどちらのタスクにも専念できなくなってしまうためです。
しかし実際には、業務を進めるなかでマルチタスクを求められる場面が多いでしょう。この記事を読んでいる人のなかには、そんなマルチタスクに苦手意識を感じている人もいるのではないでしょうか。
本記事では、マルチタスクに苦手意識を感じている人に向けて、マルチタスクができない原因を解説します。また、試してほしい解決方法やコツも解説しますので、ぜひ参考にしてみてください。
目次
マルチタスクが苦手・できない原因
マルチタスクに苦手意識を感じてしまう原因を解説します。
1つのタスクにこだわりすぎる
マルチタスクでは、複数の作業を時間内に効率よく取り組まなくてはなりません。
しかし、苦手意識を感じる人のなかには、1つのタスクにこだわりすぎるあまり、必要以上に時間をかけてしまう人が多いのではないでしょうか。
もちろんタスクの品質を保つのは大切なのでケースバイケースではありますが、期日が定められているタスクでは何よりも“期日内に終わらせること”が重要です。1つのタスクにこだわりすぎて、他のタスクがおざなりになってしまっては元も子もありません。
スケジュール管理ができていない
マルチタスクでは、複数の業務で締め切りを意識する必要があります。また、それぞれの業務でかかる所要時間を事前に見積らないといけません。
しかし、日頃からスケジュール管理を徹底していないと「いつまでに・何をしたら良いのか」がわからず、右往左往してしまうでしょう。結果的にタスクの抜け漏れが発生してしまい、他の人に迷惑をかけてしまうことになります。
他のことに気を取られてしまう
そもそも人間の習性上、マルチタスクは集中力が分散してしまうのでおすすめできないものです。必要以上にタスクを抱え込んでしまうと、いくら仕事ができる人でも処理しきれなくなります。
また、タスクに取り組んでいる途中で、たとえばメールやチャットの通知を確認してしまう、他のタスクの進捗状況を気にして確認してしまうことは、集中力を削いでしまう原因となるので、できるだけ控えておきたいところです。
マルチタスクが苦手・できない人におすすめの解決方法
マルチタスクができない・苦手と感じる人は、以下の解決方法を試してみましょう。
作業をシングルタスクになるまで分解する
マルチタスクは、見方を変えれば“複数のシングルタスク”と捉えられます。
そのため、一つひとつ順番に取り組めば問題ないのではないでしょうか。事前に作業時間を決めて取り組めば、集中力が分散してしまう心配はないでしょう。
どうしても難しいと感じる人には、ポモドーロ・テクニックがおすすめです。「25分間の作業時間と、5分間の休憩時間」を1セットとして、繰り返し行うことで、目の前のタスクに集中して取り組めるようになります。
▼ポモドーロ・テクニックについては下記記事で詳細をご確認ください
チームメンバーや外注先に依頼をする
複数の仕事があるとわかっている場合は、事前にチームメンバーや外注先にタスクを依頼することも検討しましょう。
外注先に依頼をする場合には、単純作業であればクラウドワークスやランサーズなどのクラウドソーシングサイトがおすすめです。お互いに条件が合えば、継続して依頼をすることもできます。
▼外注先の管理方法については下記記事も参考にしてください
集中できる環境を整える作業
目の前のタスクに集中できる環境をつくりましょう。
たとえば「スマートフォンの通知を切る」「使用しないブラウザは閉じる」など。また、デスク周りの整理整頓もおすすめです。散らかった状態では、手に物が当たったり、落ちたりして気が散ってしまいます。
集中力を維持するためには、タスクやスケジュールだけではなく、作業環境を整理することも重要です。
タスク管理ツールを活用する
タスク管理ツールを活用すれば、タスクの内容・期日・進捗状況を可視化できます。
頭のなかでタスクを管理すると、どうしても抜け漏れが発生してしまうでしょう。また、目の前のタスクに専念するためには、他のタスクのことは一度頭から離しておきたいところです。
TrelloやJootoなどのタスク管理ツールであれば、小規模のチームは無料で使えるので、気になる人はぜひ試してみてください。
▼おすすめのタスク管理ツールについて知りたい方は、下記記事も参考にしてみてください
マルチタスクが苦手・できない人におすすめのコツ
マルチタスクができない・苦手と感じる人は、以下のテクニックを取り入れてみてください。
1×10×1システム
「なかなかタスクに着手できない」と悩む人には、1×10×1システムがおすすめです。
■1×10×1システムとは
- 「1分で終わる仕事→10分で終わる仕事→1時間で終わる仕事」の順番で、タスクに取り組むこと
小さなタスクから終わらせることで、徐々に達成感を感じながら調子を上げられます。また、大量のタスクを抱えている場合でも、まずは小さなタスクから終わらせると決めれば、着手する順番が明確になり「どのタスクから手をつけようか…」と迷うことがなくなるでしょう。
パーキングロット思考
「作業中に他のタスクを依頼されると集中が途切れてしまう」と悩む人には、パーキングロット思考がおすすめです。
■パーキングロット思考とは
- 他の仕事が入ってきたときに一度メモをして、元のタスクに戻ること
日々の業務のなかでは、他のタスクを急に依頼されることがあるでしょう。
しかし、これはマルチタスクが苦手な人にとっては混乱の原因になります。一旦、他のタスクは頭の片隅において、まずは目の前のタスクに集中をしましょう。ひとつタスクを終えたら、メモを確認して次のタスクに取りかかれば良いので、タスクの抜け漏れを防げます。
1日を4ブロックに分割する
「1日の途中で集中力が切れて怠けてしまう」と悩む人には、1日を4ブロックに分割する方法がおすすめです。
この方法では「午前を2ブロック」「午後を2ブロック」の合計4ブロックに分けて、各ブロックで事前に決めたタスクに取り組みます。
1日ごとに取り組むタスクを決めてしまうと「午後に終わらせればいいか…」と、後ろ回しにしてしまいがちですが、4ブロックに分ければ「このブロックで終わらせなければならない」という意識が働きます。
マルチタスクが苦手・できない人にはTimeCrowdがおすすめ
マルチタスクでは、タスクごとに作業時間を精度よく見積もることが重要です。タスクごとの作業時間を把握できれば、スケジュール管理を適切に行えるため、タスクの抜け漏れが発生しづらくなります。
作業時間の見積もりには、TimeCrowdの活用がおすすめです。TimeCrowdでは、ワンクリックで打刻をすれば「どのタスクに・どれくらい時間をかけたのか」を計測できます。類似タスクに取り組む際に、作業時間を見積もる参考になるでしょう。
また、計測した時間データをもとに業務効率化に取り組むことも可能です。時間のかかるタスクを洗い出して「タスクをなくす」「他の人に依頼をする」「自動化をする」など、改善策を検討できるでしょう。
打刻はブラウザ・Chrome拡張機能・モバイルアプリから行えます。個人ユーザーであれば無料で利用できるので、少しでもご興味のある人は下記よりご登録ください。Googleアカウントでログインできるので、気軽に始められます。
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