仕事を始める前に、ToDoリストを作成してから取り組んだことはないでしょうか。
ToDoリストを活用すればタスクの抜け漏れを防ぐことが可能です。また、スケジュールを立てる際にも役立ちます。
本記事ではToDoリストの作り方や、ToDoリストを活用したタスク管理のポイント、おすすめのToDoリストツール・アプリを紹介しています。
ToDoリストを活用して業務効率をアップしたい人や、チームの生産性を向上させたい方はぜひ参考にしてください。
目次
ToDoリストとは
ToDoリストとはその名の通り、ToDo（やること）をリスト化したものです。
ToDoリストを作成することで、何をするべきかが明確になり、作業の抜け漏れを防止することができます。
やるべきことを一覧化できるため、作業の優先順位を付けやすくなります。また、しなくてもよいことを判断しやすくなるため、業務の効率化にも繋がるでしょう。
ToDoリストを活用するメリット
ToDoリストを活用すると、以下のようなメリットが得られるでしょう。
- ToDoの抜け漏れを防止できる
- 優先順位を付けられる
- スケジュールが立てやすくなる
- やるべきことが可視化される
それぞれ詳しく解説します。
ToDoの抜け漏れを防止できる
ToDoリストを作成することで、タスクの抜け漏れを防止することができます。
毎日やるべきことが決まっていれば、作業に抜け漏れが出ることはほとんどないかもしれません。しかし、ルーティン作業の多い仕事であっても、突発的な業務が発生することがあるはずです。
そんなときにToDoリストを作成しておけば、作業の抜け漏れを事前に防止することができるのです。
大事なポイントは、ToDoが発生したらすぐにリストに書き出すこと。覚えておこうと頭の中に留めようとしても、どうしても忘れてしまうことはあるため、紙やツールに追加して忘れないようにしましょう。
優先順位を付けられる
ToDoリストがあれば、仕事の優先順位を付けやすくなります。
やるべきことが増えれば増えるほど、頭の中に留めておくのが難しくなり、何から手を付ければよいかがわからなくなってしまうでしょう。
下記のような分類でToDoを書き出せば、優先順位をつけて業務に取り組むことができます。
- すぐに着手すべきタスク
- 来週までに終わらせるべきタスク
- 後回しでも問題ないタスク
また、ToDoに優先順位を付ける場合はツールやアプリを活用するのがおすすめです。ToDoの順番を入れ替えたり、緊急度を表すタグを付けたりすることで簡単に優先度を設定できます。
スケジュールが立てやすくなる
ToDoリストを作成すると、スケジュールを立てる際にも役立ちます。
ToDoリストを作成し、それぞれのタスクを終えるのに必要な工数や所要時間を見積もっておけば、いつ何をすべきか予定を立てやすくなります。
トラブルが発生して予定通りに作業が進まなかったとしても、作業の全体像を把握できているため、予定の立て直しもしやすくなるでしょう。
やるべきことが可視化される
ToDoリストを作成することで、やるべきことが可視化されます。
頭の中だけでToDoを管理していると、やるべきことが増えたときに抜け漏れが発生してしまうことがあります。
また、ToDoが複数のチャットツールやメールなどに分散している場合も、抜け漏れが起きたり、何から手を付ければよいかわからなくなったりするでしょう。
ToDoリストを作成してToDoを一元管理すればやるべきことが可視化されるので、業務の進捗状況を把握でき、取り組むべき仕事の順序を整理しやすくなります。
業務が増えた場合やトラブルが起きた場合も、一元管理していれば冷静に対処できるでしょう。
ToDoリストの作り方【4ステップ】
ToDoリストの作り方を、次の4つのステップに沿って解説します。
- ToDoをリストアップする
- 分類する
- 優先度を決める
- 期限を設定する
①ToDoをリストアップする
まずは、全てのToDoをリストアップします。
抜け漏れがないように、覚えているものだけでなく、カレンダーやメール、チャットツールなど、普段使用しているツールも全て確認しておきましょう。
ToDoをリストアップする際のポイントは、具体的かつ終わったかどうかをはっきりと判断できること。
例えば「請求書」ではなく「A社宛の請求書発行」であったり、「デザインの勉強」ではなく「デザインのテキストを5P読む」など、何をやるべきかがはっきりとわかるように書き出しましょう。
また、リストアップしたToDoがすぐに終わりそうにないToDoの場合は、細分化するのがおすすめです。
「B社に資料を作成して説明」というToDoであれば、
- B社担当者にヒアリング
- 資料作成
- 部長チェック
- ミーティング日程調整
- B社に説明
というように、ToDoを細分化するとよいでしょう。
②分類する
ToDoをリストアップしたら、ジャンルごとに分類します。
ToDoが雑然と並んでいる状態では、優先順位を決めたり、目的のToDoを探し出したりするのが難しいでしょう。
ToDoリストは以下のような単位別にToDoをジャンル分けするのがおすすめです。
- クライアント
- プロジェクト
- チーム
ジャンル別にToDoを分類しておけば、ToDoリストの管理がしやすくなり、業務の効率化につながります。
③優先度を決める
ToDoをジャンル別に分類したら、優先度を決めます。
優先度は緊急度と重要度に基づいて、以下の4つに分類しましょう。
- A：緊急度も重要度も高い
- B：緊急度は低いが重要度は高い
- C：緊急度は高いが重要度は低い
- D：緊急度も重要度も低い
▼優先順位のつけ方は下記記事もご参照ください
④期限を設定する
ToDoの優先度を決めたら、期限を設定します。
優先度に基づき、所要時間を含めてスケジュールに反映させましょう。
具体的には「◯月◯日の◯時◯分〜◯時◯分まで」というように、できるだけ細かく設定するのがポイント。いつ何をやるべきかをスケジュールに落とし込むことで、漠然としたToDoが、締め切りのあるタスクへと変化します。
ToDoをスケジュールに詰め込み過ぎると、トラブルが発生した場合などに対応できなくなってしまいます。作業ごとに余分に時間を設けるか、1日のうち一定の時間をバッファとして設定するなど、余裕を持たせるようにしましょう。
ToDoリストでタスク管理する際のポイント
ToDoリストを用いてタスク管理をする際は、以下のポイントに気をつけましょう。
- ToDoを細分化する
- リストを定期的に振り返る
- すぐにToDoを確認できるようにする
それぞれ詳しく解説します。
ToDoを細分化する
ToDoの単位が大き過ぎると、進捗状況を正確に把握できません。
誰が見てもアクションに移せるよう、ToDoは細分化してリスト化しておきましょう。
リストを定期的に振り返る
ToDoリストを作成して実行したら、定期的に振り返るようにしましょう。
ToDoの期限や優先度が適切だったか振り返ることで、ToDoリストの見直しを行い、リストの精度を高めることができます。
すぐにToDoを確認できるようにする
ToDoリストはすぐに確認できるようにしておきましょう。
ToDoを確認するのに時間がかかってしまっては、目的の1つである業務効率化が遠ざかってしまいます。
手書きでノートやコピー用紙を使って管理することも可能ですが、いつも持ち歩かなくてはいけません。
エクセルで管理する場合は、ファイルを開く手間が発生してしまいます。
一方、ToDoを管理するアプリを常駐させておけば、すぐにToDoリストを確認でき、スマートフォンアプリ対応であれば場所を選ばずToDoを確認できます。
おすすめのToDoリストツール・アプリ
おすすめのToDoリストツール・アプリを紹介します。
Asana
出典：チームの仕事、プロジェクト、タスクをオンラインで管理 • Asana
Asana（アサナ）は、チームでのタスク管理を効率化できるツールです。
タスクにはサブタスクを設定でき、それぞれに期限やユーザーを割り当てることができるため、作業の抜け漏れを防止できます。
ツール上でメッセージのやり取りもできるため、チャットツールやメールを組み合わせず、単体でプロジェクトを完結させられます。
Jooto
出典：Jooto – 無料から使えるタスク・プロジェクト管理ツール
Jooto（ジョートー）はカンバン方式でタスクを管理できるツールです。
カンバン方式によって、チーム全体で個人のタスクを共有しながらプロジェクトを進められます。
ドラッグ・アンド・ドロップなど、シンプルな操作で直感的にタスクを管理することができます。
Trello
出典：どこにいてもチームのプロジェクトを管理 | Trello
Trello（トレロ）は、カンバン方式でタスクを管理できるツールです。
ドラッグ・アンド・ドロップ操作で直感的にタスクを管理でき、SlackやGithubなど外部ツールとの連携も充実しています。
工数集計や生産性の測定などにも活用可能です。
時間管理ツールの併用が効果的
ToDoリストでタスク管理をする際に、時間管理ツールを併用するとさらに業務を効率化することができます。
出典：時間管理ツールTimeCrowd – タイムクラウドはチームでの時間を共有し生産性を高めるためのテレワーク対応時間管理ツールです。
TimeCrowd（タイムクラウド）は、国内4万人以上に使われている時間管理ツールで、ブラウザやChrome拡張機能の他、iPhoneアプリやAndroidアプリにも対応しています。
時間管理に特化して作られているので、操作方法はシンプル。タスク名を入力してスタートボタンを押すだけなので、無理せず続けられるでしょう。
「何の業務に」「どれぐらいの時間をかけたのか」を確認できるため、PDCAを回すことが可能。ToDoリストの精度を高めることができます。
個人やチームのToDo管理や時間管理を効率化したい方は試してみてください。
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ToDoリストでタスクの抜け漏れを防ごう
本記事はToDoリストの作り方や活用するメリット、タスク管理をする際のポイントなどを紹介しました。
業務効率アップやチームの生産性向上に、ToDoリストを活用してみてください。
