- 「やりたいことをやる時間がない。」
- 「仕事が締め切りまでに終わらない。」
- 「今日も一日ダラダラと過ごしてしまった。」
このように時間の管理方法に悩んでいませんか？時間管理が上手くできると、限られた時間を効率よく使えるので充実した毎日を過ごせます。
本記事では時間管理が上手い人の特徴や、おすすめの時間管理方法を紹介しながら、時間管理力を上げるためのヒントを探っていきます。時間管理力を身につけて、仕事や趣味で充実した日々を過ごしましょう。
時間管理が上手い人の特徴
まずは時間管理が上手い人の特徴を知り、自分にも取り入れていきましょう。時間管理が上手い人の特徴は以下の通りです。
- 業務にかかる時間を把握できている
- 優先順位を付けて重要なタスクから処理している
- スキマ時間を上手く活用している
- だらだらと悩まず行動に移している
それぞれ詳しく解説していきます。
業務にかかる時間を把握できている
時間管理が上手い人は、それぞれの業務にかかる大体の時間を把握できているため、無理のないスケジュールを作成できます。例えば、「メールチェックと返信で10分」「資料作成に1時間」などの作業時間から、今日1日のスケジュールを逆算して考え、仕事をこなしていきます。
逆に時間管理が下手な人は、業務にかかる時間を過小に見積もってしまったり、あいまいなまま業務を行ったりしている傾向があります。
優先順位を付けて重要なタスクから処理している
仕事に優先順位を付けて重要なタスクから処理をしていくのも、時間管理が上手い人の特徴です。納期が早い仕事やトラブル対応は優先的に対応するなど、気分に流されず合理的に優先順位をつけられるため、タスク処理能力が高いのです。
時間管理が下手な人は、目の前の仕事をただこなしていったり気分で仕事をしたりするので、仕事が中途半端になる傾向が見られます。
スキマ時間を上手く活用している
時間管理の上手い人は、スキマ時間を有効に活用しています。例えば、通勤時間をただボーっと過ごすのではなく、時事を確認したり勉強したりして少しの時間でも大切に過ごします。
やりたいこと・やるべきことに意識を向けているので、ちょっとした空き時間にも行動に移せます。限られた時間を有効に使うためには、スキマ時間の使い方も重要です。
だらだらと悩まず行動に移している
時間管理の上手い人は、判断力に優れ決断が速い傾向があります。タスクや意思決定を行う際に、だらだらと悩まずに行動に移せるので、仕事を抱え込みません。
迷っていることがあっても立ち止まることなく、手を動かしたり人に相談したりして解決への取り組みを行っています。報連相を意識しているため、自分で考えるべきか人に相談すべきかの判断が適切です。
時間管理力を上げるためのおすすめツール
時間管理力を上げるためには、個人での管理力を上げるのはもちろん、チーム全体でタスク管理を行うのも効果的です。チームでのタスク管理にも役立つ、時間管理力の向上につながるツールは以下の5つです。
- ホワイトボード
- カレンダー
- ビジネスチャット
- タスク管理ツール
- 時間管理ツール
それぞれの活用方法を紹介していきます。
ホワイトボード
部署内でタスクを共有する際にホワイトボードを活用すれば、担当者や進捗状況が一目で分かります。マグネットや付箋を活用して、「未完了」「進行中」「保留中」「完了」などの進捗状況をわかるようにしておきましょう。
ホワイトボードに記入するために席を離れなければならない手間はありますが、デジタルに苦手意識を持っている人でも取り組みやすい時間管理方法といえます。
カレンダー
カレンダーは時間を効率的に管理する上で有効なツールです。
パソコンから利用できるデジタルカレンダーを利用すれば、チームメンバーのスケジュールを一元管理できます。指定の日時になったらタスクをアラームで通知してくれる「リマインダー」の機能や、こなすべきタスクをリスト化できる「ToDoリスト」の機能が搭載されているものもあり、あなたにあった多様な使い方が可能です。
デジタルでのタスク管理に苦手意識を持っているのであれば、デスクに紙のカレンダーを置いてタスクを自己管理するのもおすすめです。タスクの締め切りや業務の内容を可視化しておくことで、スムーズに仕事を進められるでしょう。
ビジネスチャット
チャット機能を用いてビジネス情報のやり取りを行うビジネスチャットにも、リマインダーやToDoリストの機能があります。すでに利用しているビジネスチャットがあるのなら、タスク管理も一緒にできるので便利です。
グループチャット上で担当者や期限を設定してタスク管理できるものや、個人用のスペースで自分だけのToDoリストを作れるものもあります。
ビジネスチャットはチームと個人の両方のタスク管理に役立つでしょう。
タスク管理ツール
タスク管理に特化したツールは、内容やスケジュールといったタスク状況を効率的に整理できます。
おすすめのタスク管理ツールは「Trello」です。
出典：Trello
それぞれのタスクの割り当てができるのはもちろん、目標を設定したりカレンダーを利用したりして、チーム全体のモチベーションを高められます。また自動化機能が標準装備されており、リストの移動などの面倒な作業を自動的に行うことも可能です。
利用料金は機能によって異なりますが、1ユーザーあたりの月額料金は6ドルから17.50ドルです。（年1回支払いの場合）
- フリー…1ユーザーにつき0ドル
- スタンダード…1ユーザーにつき6ドル
- プレミアム…1ユーザーにつき12.50ドル
- エンタープライズ…1ユーザーにつき17.50ドル
気になる方は、無料で利用できるフリープランから試してみてはいかがでしょうか。
時間管理ツール
効果的に時間を管理するために、時間管理ツールを使用するのもおすすめです。時間管理ツールは、誰がどんな業務にどれだけ時間をかけているかを把握するのに役立ちます。
時間管理ツールによってチーム全体における時間の使い方が分かるので、改善点を見つけやすいでしょう。
TimeCrowd（タイムクラウド）を利用すれば、時間の使い方を簡単に記録できます。
データを「見える化」することで、効率的に時間を使えるようにPDCAを回していけるでしょう。Googleカレンダーと連携して記録したタスクを表示させたり、Chrome拡張で開いているページ名からタスクを記録したりできます。
時間管理ツール「TimeCrowd」の資料をダウンロード時間管理が上手い人になるための5ステップ
最後に、時間管理が上手い人になるための方法をステップ形式で紹介していきます。
ぜひステップ1から順に挑戦してみてください。
ステップ1：時間の使い方を記録する
まずは、毎日「何に」「どれだけの時間」をかけているかを正確に記録していきましょう。時間管理ツールでタスクを行う度に記録をすることで、忘れずに記入ができるはずです。
▼おすすめの時間管理ツール・アプリは下記記事でもご紹介していますので、ぜひ参考にしてください
ステップ2：改善できるところを探す
次に、記録した時間の使い方における傾向をつかみましょう。無駄な時間や時短できそうなところ、課題点などを見つけ、箇条書きでメモをしていきます。そして、それぞれの項目ごとに具体的な改善策を書き込んでください。
ステップ3：理想的な1日のスケジュールを作成する
ステップ2でメモした内容をもとに、理想的な1日のスケジュールを作成しましょう。スケジュール作成のポイントは、時間の使い方における課題解決を一番に考えることです。
例えば、ステップ2の段階で「仕事の取りかかりが遅い」という課題に気付いたとしましょう。そこで、仕事に取りかかりやすくするために「終業時にデスク整理を行う」といった行動をスケジュールに組みこみます。課題解決につながる具体的な行動を考えることがポイントです。
ステップ4：1日の終わりに振り返る
4つ目のステップは、1日の終わりにスケジュールの振り返りを行います。以下の点を具体的に書き出すことで、効果的な振り返りができるでしょう。
- スケジュール通りにできたか
- 無理のない内容だったか
- 良かった点
- 悪かった点
- 改善方法
良かった点を活かし、悪かった点はどのように改善できるかを考えるのが大切です。
ステップ5：反省を生かして次の日のスケジュールを作る
ステップ4の振り返りを活かして、次の日におけるスケジュールを作成しましょう。
最初のうちは1日ごとにスケジュールを作成し、その都度振り返りを行いながら、改善点を丁寧に考えていくことが大切です。慣れてきたら1週間、1ヵ月とより大きな単位でスケジュールを作成できるようになり、スケジュール管理の手間も減らせるようになるでしょう。
ツールを利用して時間管理力を上げよう
時間管理が上手い人になるためには、まず時間の使い方における現状の把握が大切です。現状を正しく理解して、改善できるように試行錯誤する過程で、時間管理力は自然と高まるでしょう。
「時間を記録するのは大変そう」と感じる方は、TimeCrowdの利用を検討してみてください。TimeCrowdであれば、ブラウザやChrome拡張からワンクリックで記録を開始できます。
蓄積したデータは、レポート機能で自動集計が可能です。業務カテゴリーごと・メンバーごとにグラフを出力できるので、視覚的にも分かりやすい状態で最適な時間管理方法を考えられます。
チーム利用の最初の2週間は無料でご利用いただけるので、ぜひお気軽にお試しください。
TimeCrowdの無料トライアルに申し込む 時間管理ツール「TimeCrowd」の資料をダウンロード▼「時間管理がどうしても苦手…」という方に向けて、下記記事で「コツ」をご紹介していますので合わせて参考にしてください
