「仕事でやるべきタスクが多すぎて、優先順位が決められない…」
「目の前のタスクに追われて、なかなか成果があがらない…」
このような悩みを持つ方におすすめしたいのが時間管理のマトリックスというフレームワークです。
この記事では時間管理のマトリックスとは何か、4種類のタスクの分け方やそれぞれの具体例について解説します。「効率的に時間を使い、生産性の高い仕事を行いたい」と考えている方はぜひ本記事を参考にしてください。
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目次
時間管理のマトリックスとは
まず、時間管理のマトリックスとは何かといった概要について解説します。
時間管理のマトリックスとはタスクの優先度を判断するフレームワーク
時間管理のマトリックスとは、やらなければならないタスクの優先度を判断するためのフレームワークです。緊急度と重要度という2つの軸を使ってタスクの分類を行うため、「緊急度と重要度のマトリックス」と呼ばれることもあります。
ビジネスパーソンは日々仕事をするなかで、新たなタスクが増えていくものです。その中でも優先度の高いToDoから順番に対応していくことが、生産性を高めるためにはとても重要です。そのような優先度の判断を行ううえで、考え方の基本として活用できる時間管理のマトリックスはとても役立ちます。時間管理のマトリックスは、ビジネスパーソンがビジネスの基礎として覚えておくべきフレームワークと言えるでしょう。
時間管理のマトリックスを提唱したのは誰？
時間管理のマトリックスは、スティーブン・R・コヴィー氏が『7つの習慣』という著作の中で提唱しました。
『7つの習慣』は、世界的に人気の高い自己啓発本のベストセラーです。成功者の方々を観測することで見出した重要な習慣が、『7つの習慣』としてわかりやすくまとめられています。小手先のテクニックではなく、誠実さや謙虚さといった人格を磨くことが成功するための道であると説いていることが、『7つの習慣』の興味深い点と言えるでしょう。この記事を読み、時間管理のマトリックスの重要性を理解したあとに、ぜひ読んでいただきたい一冊です。
時間管理のマトリックスを利用するメリット
時間管理のマトリックスには「不要なタスクを見極められる」「リソースの分配が適切に行える」といったメリットがあります。
仕事では、つい緊急度でタスクの優先度を判断してしまいがちです。納期の短い差し迫ったタスクがあれば、それに気を取られてしまうことも多いでしょう。そこに重要度という異なる軸を作ります。たとえば緊急度が低く、重要度も低ければ、やらなくてもよいタスクと判断ができます。また、緊急度は高くても、ビジネスインパクトの低い（重要度が低い）ものであれば、じつはやらなくてよい可能性も考えられます。
時間管理のマトリックスを利用することで、より俯瞰した目線から「やるべきタスク」と「やらなくてよいタスク」の判断が可能になります。
さらに、タスクの優先順位が明確になれば、それぞれのタスクに必要なリソースを考慮して集中して取り組めます。判断に対する迷いがなくなれば、マルチタスクによる生産性の低下を防ぐこともできるでしょう。集中してタスクに取り組むことで、短時間で高いパフォーマンスを発揮し、生産性の向上も期待できます。
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時間管理のマトリックスの「緊急度」と「重要度」
時間管理のマトリックスの軸となる「緊急度」と「重要度」の基本的な考え方について解説します。
タスクの緊急度の考え方
時間管理のマトリックスにおける「タスクの緊急度」とは、文字通り「すぐに対応する必要があるか」という観点で判断します。短納期で対応が必要なタスクであれば、緊急度が高いと判断できるでしょう。一方で、納期に余裕のあるタスクであれば、緊急度が低いと判断できます。
タスクの重要度の考え方
時間管理のマトリックスにおける「タスクの重要度」は、その物事のインパクトの大きさで判断します。仕事であれば、プロジェクトやビジネスの成功への貢献度の大きさで判断するとよいでしょう。重要度が高いタスクは正確に見極めて対応しなければ、利益や作業効率の低下につながるといった大きな影響を与える可能性があります。
時間管理のマトリックスでの4種類のタスクの分け方と例
次に「緊急度」と「重要度」からタスクを4象限に分ける方法と、それぞれの具体例について解説します。
第一領域：問題・課題の領域
時間管理のマトリックスにおける第一領域は、緊急度も重要度も高い優先して対応が必要な領域です。クライアントからのクレーム対応や期日が迫っているタスクといった、すぐに実行するべき活動が含まれます。
▼問題/課題の領域のタスク例
- 納期が迫っているプロジェクト
- 重要な会議
- クライアント向けの提案書作成
- クレームなどのトラブル対応
第二領域：質の高い領域
時間管理のマトリックスにおえる第二領域は、緊急度は低いけれど重要度は高い領域です。言い換えれば、すぐに対応しなくてもよいが、将来的な成果やビジネスの根幹に与える影響が大きい領域と言えるでしょう。
第二領域のタスクは、緊急性が低いため後回しになりやすい傾向があります。ただし、長期的な目線で見たときに多くの時間を費やすと効果が高いのは、この第二領域の活動です。第二領域のタスクにフォーカスすることで、高いパフォーマンスの発揮に繋がり、結果として第一領域のタスクを減らせるなどのさまざまな効果が期待できます。
優先順位を明確にし、スケジュールを組んで確実に対応するべき活動が第二領域に該当するのです。
▼質の高い領域のタスク例
- 新規事業の計画
- 人材育成
- 技術開発
- 顧客開拓
- ビジネスのリスクヘッジ
- 人脈づくり
- 物事の準備
- 業務改善
- 成長のためのインプット
第三領域：見せかけの領域
時間管理のマトリックスの第三領域は、緊急度は高いけれど重要度が低い領域です。重要度という軸がない場合には、この第三領域を重要だと勘違いして対応するケースが少なくありません。しかし、第三領域に多くの時間を割いても、生産性が上がる可能性は低いです。第三領域のタスクについてはやらないという判断や、発生を防ぐといったアプローチを取ることが重要になります。
▼見せかけの領域のタスク例
- 重要ではない電話連絡
- 意味や目的のない会議
- 不要な相談
- 中身のない報告書の作成
第四領域：ムダな領域
時間管理のマトリックスにおける第四領域は、緊急度も重要度も低い領域です。ざっくりと言ってしまうと、将来的な成果は見込めない時間のムダ使いとも言えるタスクがこの領域に該当します。
第一領域のタスクの対応にずっと追われていると、第四領域に逃げたくなることがあります。第一領域に対応しているつもりでも、ついつい第四領域の活動に時間を割いていないかを客観視することも大切です。
▼ムダな領域のタスク例
- うわさ話などの雑談
- 無意味な電話、メール
- 何もしない待ち時間
- 過剰な休憩
時間管理のマトリックスを活用して仕事の生産性を上げるには？
実際に、時間管理のマトリックスを活用して仕事の生産性を上げるためのポイントについて解説します。
インプットとアウトプットの観点を持つ
インプットとアウトプットの観点を持ち、タスクに取り組みましょう。
時間管理のマトリックスによってタスクの種類分けを行うことで、インプットに対してどのようなアウトプットが期待できるかをある程度予測することができます。
たとえば、第三領域と第四領域はインプットに対するアウトプットはほぼ見込めません。そのようなアウトプットが少ない領域に割く時間をまず減らしましょう。そして、大きなアウトプットにつながる第二領域に時間をかけられれば、将来的な生産性の向上につながります。
時間管理のマトリックスを活用してタスクの優先度を決める際には、インプットとアウトプットの観点をしっかりと持つことが大切です。
時間の使い方を把握して最適な行動を取る
時間管理のマトリックスは、現状の時間の使い方を把握して、今後の最適な行動を検討するうえでも効果的です。
ルーティーンワークも含めて、対応したタスクの振り返りを行い、時間管理のマトリックスに当てはめます。そして「それぞれの領域にどれだけの時間を使っているのか」を客観的に把握してみましょう。仮に第三領域や第四領域に多くの時間を使っている場合、第一領域や第二領域にリソースを当てるだけで大幅な生産性の向上が見込めます。
時間の使い方を可視化するには、時間管理ツールの利用がおすすめです。
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また、GoogleカレンダーやOutlookカレンダーと連携することで、予定していたスケジュールをもとに自動で打刻を行うことも可能です。
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タスクの優先順位を的確に判断して生産性を高めよう
時間管理のマトリックスは、タスクの優先順位を的確に判断するうえで大きく役立ちます。また、やらないタスクを見極められることも大きなメリットと言えます。ぜひ時間のマトリックスを活用して、第一領域・第二領域に該当するタスクに集中し、生産性の向上を実現しましょう。
▼時間管理の方法について、下記の記事では具体的な4STEPで解説しています
