効率を上げる時間管理術8選！作業効率アップに役立つツールもチェック

「作業効率を上げたいけど時間管理術とか難しそう…」なんて思っていませんか？確かに、時間を上手く使えていないと感じている人からすると、時間管理はハードルが高く見えますよね。しかし、コツを押さえれば時間管理術は習慣化できるものです。

今回は、効率を上げる時間管理術を8つご紹介します。時間管理術をサポートするTimeCrowdの活用法も併せて公開。本記事をきっかけに時間管理の苦手意識を払拭して、作業効率をアップするコツを身につけましょう。

1 時間管理術とは
2 効率を上げる時間管理術　8選
3 時間管理術をサポートするTimeCrowdの活用法
4 時間管理術を取り入れて仕事もプライベートも充実させよう

時間管理術とは

「時間管理」とは、一般的には以下のような意味で使われます。

約束の時間や期限を把握して守るための取り組み
自分の時間の使い方を把握してコントロールすること

時間は有限であり、人と約束したときや仕事の納期を守ることは重要です。また、期限を守るためにも時間の使い方を把握して、集中できるように時間をコントロールすることが必要になってきます。そのため、時間管理術が仕事においてもプライベートにおいても重要視されている傾向があるのです。

効率を上げる時間管理術　8選

時間管理術は、コツを押さえておけば継続することは難しくありません。これから効率を上げる時間管理術をご紹介するので、参考にしてみてください。

1日のスケジュールに余裕を持たせる

1日のスケジュールを組むときは、余裕を持って組むのが時間管理を行うコツです。スケジュールに余裕がないと突発的な仕事に対応できず、予定が狂ってしまいます。予定が狂ったことで残業が発生したり、プライベートが削られたりと負担が増える可能性は高いです。

1日のスケジュールは、2～3割は余裕を持たせておくと時間管理を上手くこなせます。長期的な作業も、1日単位では余裕を持って取り組んでいきましょう。

スケジュールは1つで管理する

スケジュールを管理するときは、1つにまとめておきましょう。複数のアイテムでスケジュールを管理していると、約束を忘れたり時間を間違えたりしやすいです。

スケジュール帳やメモ、アプリなど予定を管理するアイテムは多く存在しますが、時間管理を上手くこなすためには、スケジュールは1つにまとめておいてください。

朝活をする

朝活を取り入れることも、時間管理には有効です。1日の始まりにおける時間の使い方で、その日の過ごし方や進捗状況は大きく変わるもの。たとえば休みの日、1日のはじまりからダラダラ過ごしていると、その日は1日中ダラダラ過ごしてしまうことが多いはずです。

反対に1日のはじまりに余裕を持って充実した時間を過ごすことができれば、その日は効率よく動ける可能性が高まります。読書をしたり、体を動かしたりなど、自分が有意義に過ごせる習慣を朝に取り入れてみてください。

メッセージのやり取りは単語登録などで時短

メールやチャットなどのメッセージのやり取りは、単語登録機能を活用しましょう。よく使う文章を単語登録しておけば、大幅な時短が見込めます。

スマホで返信をするときは、音声入力を使うことも時短に繋がり、時間に余裕を生むことが可能です。とくにメールやチャットなどでやり取りをすることが多い人なら効率をアップでき、時間の使い方をコントロールしやすくなるでしょう。

スキマ時間も活用する

スキマ時間も活用することは、時間管理を行う上で大事です。時間管理を上手くこなしている人は、移動時間や予定と予定の空いた時間などを、有効活用しています。

たとえば、電車移動中にメールのチェックを行っておけば、社内では業務に集中することが可能です。スキマ時間を上手く使うことが、時間の使い方にも影響します。

通勤時間や家事の合間など、スキマ時間は意外と多いので時間を見つけて活用してみましょう。

高性能家電を取り入れる

高性能家電は、時間管理に大いに役立ちます。たとえば、乾燥器付き洗濯機を利用すれば、干す時間を気にせず洗濯することが可能です。ロボット掃除機に掃除を任せておけば、掃除の時間を仕事やプライベートに割り振ることができます。

高性能家電を取り入れることで家事の効率が上がれば、仕事やプライベートの時間管理もしやすくなるのです。とくに家事の負担がネックと感じている人は、時間管理に大きなリターンが見込めることでしょう。

断れる人間になる

作業を頼まれたときや飲み会に誘われたときなど、断りにくいと感じる人は多いかもしれません。しかし、無茶な頼みや乗り気でない誘いを断れる人間になることで、大いに時間管理がしやすくなります。

時間をコントロールするなら、単純にスケジュールを組むだけでなく自分のキャパを把握して、必要以上の仕事や予定を詰め込まない考えも必要です。そもそも、キャパを超える作業量やスケジュールであれば、時間の使い方をコントロールしてもこなせるはずがありません。

無理なときは無理と断れるようになれば、次第に自分の大事なことに時間をかけられるようになります。

費やした時間を記録する

時間管理を行うには、費やした時間を記録することも大事です。自分が何にどれだけ時間を費やしたかを記録し、把握することで改善点が見えやすくなります。そこで無駄な作業が見つかれば改善を試みましょう。

「時間を記録→改善」を繰り返していくうちに時間の使い方が上手になり、時間管理も難なくこなすことが可能です。時間管理に悩んでいる人は、費やした時間を記録する習慣をつけて自分の時間の使い方を見直してみましょう。

時間管理術をサポートするTimeCrowdの活用法

先述した通り、費やした時間を記録することは時間管理に有効です。その時間を記録するのにおすすめなのが、TimeCrowdという時間管理ツール。チームでの作業で時間を記録することができます。ここでは、時間管理術をサポートするTimeCrowdの活用法をご紹介します。

時間を記録する

TimeCrowdなら、時間の記録が簡単ステップでできます。「タスクの時間を記録して見える化」に特化したツールなので、基本の操作はいたってシンプル。

chrome拡張を使えば、開いているWebページ名や連携しているツールのタスク名をそのまま記録できます。文字入力不要なのが嬉しいポイント。また、ブラウザはもちろんスマホアプリから記録も可能で、効率よく時間の記録が叶います。

見える化する

TimeCrowdは、時間の記録から見える化もスムーズにできます。記録したデータは、チームや期間など自分が確認したい選択肢を選んで、グラフ化することが可能です。

CSVエクスポート機能を使用することにより、全データの取得もできます。自分の費やした時間を記録して分析するまでスムーズです。グラフは色分けできるので、自分が何にどれだけ時間を使ったのかが一目瞭然。時間管理術に苦手意識がある人でも、簡単に時間管理を始められます。

時間管理術を取り入れて仕事もプライベートも充実させよう

時間管理術は、自分にとって大切な物事に集中できるようになるために必要なことです。時間管理術のコツを押さえれば、仕事の効率をアップして、プライベートの時間も充実します。

そのためには、自分の時間の使い方を記録して分析するのも大事です。TimeCrowdを活用すれば、時間の記録から見える化まで簡単ステップでスムーズ。チーム利用で2週間は無料で全機能が試せるので、時間を記録する習慣をつけるためにもまずは気軽にはじめてみてはいかがでしょうか。