テレワークのメリットを最大に活かすためには、導入によって生じる問題点を解決しなければなりません。実務上で起こる問題、法律上の問題があるため、現在のルールを見直して、改善すべき点があればルール改訂を行いましょう。
この記事では、テレワークのルールを改善する必要性と、ルール化したい内容を項目別に解説します。現行ルールと比較して、テレワークのための運用ルールを決めましょう。
テレワークのルールを整備する必要性
テレワークの導入により、社内に多様な働き方をする人が出てきます。オフィスワーカー向けのルールでは対応できないこともあるため、大きく2つの点からテレワークのルールを整備する必要があります。
実務上の必要性
社内の業務すべてがテレワークとなる企業はほぼありません。テレワークを導入すると、オフィス出社する人と、テレワークをする人が混在し、業務管理に違いが出てきます。スームズなマネジメントをするためには、テレワーク向けのルールが必要なのです。
働き方の違いによる不公平感や不満をなくすためにも、テレワークのルールを整備してオフィスワーカーとの連携、チームパフォーマンスの向上を目指しましょう。
労働基準法のための必要性
総務省「テレワーク導入手順書」によると「テレワーク時にも労働基準法の労働関係法令を遵守することが必要」とされています。テレワーク導入に際して、就業規則等にはテレワーク勤務に関するルールを定める必要があるということです。
現在の就業規則にプラスして、法律上も問題のないようにルールを整備しましょう。
テレワークでルール化すべき項目を解説！
それでは早速、テレワークでルール化したい内容を、項目別に解説していきます。就業規則の変更や追加が必要になる項目ですから、現行のルールと比較してよく検討してみてください。
テレワーク対象者の選定
テレワーク対象者となるのは、家庭の事情や心身的に通勤が困難など、事情がある人のみにするのか、希望者もしくは特定の業務担当者のみにするかなどで選定します。
その際、テレワークの頻度はどのくらいか、テレワークを希望しない人はどうするか、入社歴を考慮するのかといった問題も出てくると思われるのでルールを作っておきましょう。
就業時間
テレワークであっても通常の労働時間制の適用が可能ですから、出社と同じ勤務体系であれば就業規則の変更は必要ありません。
ただしテレワーク勤務がフレックスタイム制など、就業規則に規定されていない勤務体系となる場合や、みなし労働時間制を適用する場合は就業規則にその旨を追加しましょう。
就業場所
テレワークを行うのが自宅なのかサテライトオフィスなのか、それともコワーキングスペースやカフェなどかも、就業規則にない場合はルール化して追加します。
給与・手当
テレワークによって不利益となることがないよう、在宅勤務手当の新設や通勤手当の変更などを行います。業務内容の変更があった場合も、給与変更を行う必要があります。
給与の決定をするに伴い、人事評価制度を新設する必要がある場合は、ルール化して就業規則に追加します。
情報セキュリティ
社外で社内情報を扱うので、資料の持ち出しや情報漏洩防止のための情報管理について新たにルールが必要です。テレワーク勤務のルールを作成するのであれば、就業規則にも追加しなければなりません。
健康管理
通常であれば定期健康診断を行いますが、テレワーク勤務者には別に健康診断を実施するなど、義務づけるルールを作ります。
作業管理
テレワークによる連続作業や腰痛防止の健康体操を提示し「VDT作業管理規定」を作成した場合には、就業規則に追加します。自宅にいるため、つい長時間労働になったり、不規則な勤務時間になったりしないよう、防止策の一環です。
またテレワークにおける労働災害は「私的な行為」では業務上災害にあたりません。外出時の注意事項や自宅以外の場所でのテレワークをどう扱うかなど、ルール化する必要があります。
作業環境
自宅などテレワークをする作業環境が、オフィスで行う場合と同等の作業環境になるよう基準を設けます。個人所有のIT機器やネットワーク環境がないもしくは悪い場合は、会社から支給するのか個人が整えるのか、その際の費用負担はどのようにするのかなど、細かく決めておく必要があります。ルールを新設または追加するのであれば、就業規則に書き加えましょう。
費用負担
テレワークには個人所有のパソコンや通信設備を使うことも多いでしょう。その場合の使用料や、通信回線費、仕事中の水道光熱費などの費用負担について、企業と個人どちらが負担するのか、支給されるなら限度額はいくらか、請求するにはどのようにするのかなど、細かいルール作りが必要です。
教育・研修
テレワークによってOJTの機会が減少することにより、テレワーカーを対象とした教育・研修を実施する場合は、就業規則に内容を追加する必要があります。
また、テレワーカーは会社の福利厚生を利用する機会も少なくなることから、代償措置を取る場合も就業規則に追加しなければなりません。
テレワーカーとのコミュニケーションルール
こちらは特に就業規則への変更を加える必要のないルールですが、テレワークで孤独感や疎外感が生じることのないよう、ルール化したい内容です。また、オフィス出勤者からも不公平感が出にくい効果も期待できます。
業務連絡・報告の方法
テレワークで問題になるのが、業務連絡や報告の方法です。特にマネジメント側からの「さぼっているのではないか」「作業状況が見えなくて不安」といった要素をなくすためにも、終業時に業務内容を報告させるだけでは不十分。
円滑にテレワークとオフィスワークを結ぶには、業務を見える化できるツールを活用しましょう。よく利用されているおすすめのツールは以下の通りです。
チャットツールの導入により、テレワーカーの疎外感や孤独感は薄れ、ちょっとした質問や雑談も気軽に行えるようになります。
書類・資料の管理方法
テレワークの導入に二の足を踏む企業は、書類や資料の管理方法がまだ紙の書類であることが要因のひとつです。決済に上司の印鑑が必要なため出社するなど、押印ひとつのためにテレワークのメリットを受けられないのはもったいない限り。
紙の書類や資料、決済方法を電子化し、テレワークがスムーズに行えるよう見直してみましょう。
緊急時の対応
例えばテレワーク中に災害が起こった場合の避難場所や、会社からの緊急連絡方法をどうするか、いざという時のために考えてルール化しておく必要があります。
またパソコンや通信等の不具合が起きた場合、テレワーカーの業務は停止してしまいます。この場合の業務をどうするのか、連絡先や窓口を決めておくことで対応が迅速に行えます。
テレワークのルールを整えて快適な環境を作ろう！
テレワーク導入にあたって、異なる働き方をする従業員が混在し、改めてルールを改訂することの重要さに気づかされます。
さらに実務上の観点からだけでなく、法律的な面からもルール化すべき点があるので、これまでの就業規則と比較検討しながらテレワークのルールを作っていきましょう。
これによって、テレワーカーとオフィスワーカーが公平に、気持ち良く働ける環境作りができるようになります。
