仕事を見える化する方法とは?おすすめのツールやExcelで管理する方法も紹介

経営者や管理職の方は、テレワークのなかで各メンバーのが「いつ」「何を」しているのか分からず、困っている方もいるでしょう。

本記事では、仕事を見える化させる方法をご紹介いたします。おすすめのツールもご紹介するので、ぜひ参考にしてください。

仕事の見える化とは

とくに中〜大規模の組織では、各メンバーが何をしているのかわからず、業務に支障が生じてはいませんか?これは、いわゆる「ブラックボックス化」と呼ばれる現象で、放置しておくと下記のようなトラブルが生じてしまいます。

  • ◯◯の業務について確認したいけど、誰がどのように対応しているのかわからない
  • Aさんが急遽休みになったけど、代わりに何を対応したらよいのかわからない
  • Bさんはテレワークになると全然連絡が取れないけど本当に仕事をしているのだろうか

こうしたトラブルを防ぐためにも「いつ」「誰が」「何を」しているのかを把握する「仕事の見える化」が必要なのです。とくに最近では、テレワークの普及によって、各メンバーが実際に仕事をしている姿を見れないため、ますますニーズが高まってきています。

▶ブラックボックス化についてはこちらの記事でも解説しているので、ご確認ください

仕事の見える化を行うメリット

仕事の見える化を行うメリットは下記の4つあります。

  • サボりを防げる
  • 業務効率化のボトルネックを特定できる
  • 業務の属人化を防げる
  • 適切な人事評価につながる

それぞれのメリットについて詳しくご紹介いたします。

サボりを防げる

テレワーク中に連絡が遅いメンバーがいると「サボっているのではないか?」と疑ってしまうことはありませんか。実際にテレワークの環境で、サボりは増えていると言われており、マイナビの調査によると74%%の人がテレワークの業務中にサボった経験があるようです。

仕事の見える化を行うと、今何をしているのか、ひと目で確認できるためサボりの防止につながるはずです。もちろん絶対にサボりを防げるわけではありませんが、少なくとも抑止力にはなるでしょう。

業務効率化のボトルネックを特定できる

とくに管理職の方が、各メンバーの仕事状況を把握できないと、なかなか業務を効率化することができません。組織内のどこにボトルネックがあるのか把握できないと、そもそも何を改善すれば良いのかわからないためです。

仕事の見える化を行うことで「じつはAさんが事務処理に長い時間をかけていた」「同じ業務をAさんとBさんが重複して行っていた」などの問題点が見つかります。業務効率化を行いたい場合には、まず各メンバーの仕事を見える化するとスムーズに進められるでしょう。

業務の属人化を防げる

とくにテレワークの場合は、特定のメンバーに業務が集中してしまうケースがよく見られます。オフィスでは同僚と一緒に作業ができますが、テレワークだとついつい一人で業務を進めてしまいますよね。

このような状況が続くと、業務が属人化してしまいます。もし業務を担当していたメンバーが退職や休職をしてしまった場合に、他のメンバーでは対処できないといった事態にも繋がりかねません。できる限り仕事の見える化を行い、業務の属人化をなくしましょう。

適切な人事評価につながる

ビジネスでは結果(数字)が大事と言われますが、それだけを見て評価をするのは危険です。直接数字では表せない「縁の下の力持ち」のような役割を果たしている社員を軽視して良いはずがありません。しかし、とくにテレワークのなかでは、裏方の業務をしている方の偉大さを忘れがちです。こうしたメンバーの業務を正確に把握することで、適切な人事評価にもつながるでしょう。

仕事を見える化する方法

ここまでで、仕事を見える化するメリットはご理解いただけたでしょう。しかし、具体的にどのように見える化するのか、疑問に思う方はいませんか?

具体的な方法としては大きく下記の2つが挙げられます。

  • ツールやアプリを利用する
  • Excelで管理する

それぞれメリット・デメリットがありますので、詳しく解説いたします。

ツールやアプリを利用する

ツールやアプリを利用すれば、手軽に仕事の見える化を実現できます。操作性が高く、誰でも簡単に使えるため、ツールが形骸化する心配もないでしょう。しかし、ほとんどのツールは有料なので、予算を確保しなければならない点にはご注意ください。

TimeCrowd

出典:TimeCrowd

最もおすすめのツールは「TimeCrowd」です。稼働状況のリアルタイム共有やレポート機能、チャットツールとの連携も可能で、法人向けプランでは1ユーザーあたり月額880円(税込)で利用できます。

導入数は累計2,000社以上で、PASONAやKUBOTAなどの大手企業から、地方中小企業、ベンチャー企業にまで導入されています。

導入企業の声を一部ご紹介いたします。

■キリンホールディングス

誰が何にどれくらいの業務時間を掛けているのか、また、それぞれの業務のピーク時期はいつなのか「業務時間の見える化」をして、データを分析した上で「業務改善」するために、TimeCrowdを活用しています。

また、TimeCrowdは過去を分析するだけでなく、これまで集めたデータを活用し、”未来の予測”にも使える可能性を秘めたツールでもあります。コスト的にもリーズナブルで、たとえ使える予算がすでに決まっている期中であっても、予算的な導入のハードルが低いのが嬉しいですね。

引用:https://timecrowd.net/blog/case-kirinholdings/

■GVA法律事務所

2020年2月頃からテレワークを始めたのですが、TimeCrowdを導入していたことにより、各弁護士の業務を可視化することができました。例えば、ある弁護士が法的リサーチ業務に必要以上に時間が掛かっていることがTimeCrowdによって分かりました。どうやら、その弁護士は本質とは関係ないところまで調べていたようだったので「クライアントを待たせないように、適切な範囲のリサーチにとどめましょう」というようなアドバイスをしました。本人も「確かに時間使いすぎですね」と分かってくれたようです。

引用:https://timecrowd.net/blog/case-gva/

各社、TimeCrowdで「仕事の見える化」をすることで、さまざまなメリットを感じているようです。

▶他の事例も確認したい方はこちらからご確認ください

TimeCrowdの特徴としては、操作がシンプルな点が挙げられます。管理者は「誰が」「いつ」「何を」しているのか、ひと目で確認できますし、メンバーはブラウザやアプリからワンクリックで打刻をして簡単に業務管理を行えます。

少しでも興味のある方は、こちらから資料ダウンロードをして詳細をご確認ください。

AssetViewTele

出典:AssetViewTele

AssetViewTeleは、社員ごとの時間の使い方を把握できるツールです。各社員の作業予定と実績を照らし合わせることで、時間管理の実態について適切なフィードバックができます。

一人ひとりのタイムマネジメントスキルを向上させることで、テレワークでもチーム全体の生産性を上げられるでしょう。

MITERAS

出典:MITERAS

MITERASは、PCの利用状況をもとに適切な仕事実態を可視化できるツールです。PCの行動履歴から、誰が・いつ・どのアプリケーションを利用していたのか、1分ごとに洗い出せます。いつでも確認できることから、従業員のサボりを防ぐ抑止力となるでしょう。

また、労働時間を客観的に把握することで、隠れたサービス残業も検知できるため、従業員の過労も防ぐことができます。

▶仕事を見える化できるツールはこちらでも解説していますので、ご確認ください

エクセルで管理する

ツールを導入するにはお金がかかります。もし予算が割けない場合には、エクセルで管理するのもおすすめです。Google スプレッドシートなどのクラウドツールを利用すれば、共同編集もできるので、リアルタイムで今・誰が・何をしているのか確認することができます。

しかし、各メンバーに毎回記入してもらう必要があるので負担がかかるほか、最悪の場合には形骸化してしまう可能性も考えられます。小規模のチームであれば形骸化は防げそうですが、中規模以上、もしくは全社的に導入したい場合には多少費用を払ってでもツールの導入を検討しましょう。

仕事を見える化する際の注意点

仕事の見える化は、マネジメント層にとってはメリットが大きいものです。とくにテレワークのなかでは、もはや必須と言っても過言ではありません。

しかし現場メンバーの視点から見ると、いかがでしょうか……?

監視のような印象を与えてしまう恐れもありますよね。もちろん就業時間中のサボりは良くありません。しかし、誰もが数分ぐらいは息抜きをするはずです。

仕事の見える化を厳密に行いすぎると、この息抜きの時間でさえも「誰かに見られているのでは?」と思い、気が抜けなくなります。かえって生産性を低下させてしまう懸念も考えられるでしょう。

仕事の見える化を行う際には、できるだけ監視の要素を排除することが重要です。たとえば、ツールを導入する際には「なぜツール導入するのか」を従業員に丁寧に説明しましょう。「業務効率化のボトルネックを特定したい」「特定のメンバーに不可がかかってないか確認したい」などの理由なら、納得感を持ってもらえる可能性が高いでしょう。

また、そもそも監視となるツールを導入しないという手段もあります。たとえば、先程紹介した「TimeCrowd」であれば、従業員のパソコンの行動履歴は取得しません。各メンバーが自ら申告した打刻をもとに仕事の見える化を行うため、性善説にもとづいたツールとなっています。このようなツールを導入すれば、従業員に不要な心配をかけずに仕事の見える化を行うことができるでしょう。

仕事の見える化で、組織の生産性を上げよう

とくに今後、テレワークをメインに組織運営を考えている経営者・管理職の方は、改めて組織の在り方を考えてみてはいかがでしょうか。

「オフィスで当たり前にできていたことが、テレワークではできない」

これは2020年、2021年であれば大した問題ではありませんでした。なぜならテレワークは一時的なものであり、あと数ヶ月、数年したら元に戻るだろうと信じられたからです。

しかし、現実はいかがでしょうか。いつ元の生活に戻れるか分かりませんよね。しかも従業員はテレワークに慣れてしまったので、オフィスに出社すると決まれば離職者も出てしまうかもしれません。

そう考えると、これからはテレワークと出社を掛け合わせたハイブリットな働き方が求められるのでは?と筆者は考えています。少なくともオフィスでも、テレワークでも変わらない環境整備を進めるのが賢明ではないかと思います。

まずはテレワーク最大の問題であるブラックボックス化の解消から行ってみてはいかがでしょうか。少しでも興味のある方がいれば、本日紹介した「TimeCrowd」を試して、仕事の見える化を進めてみてください。登録から2週間は無料で試せるので、ぜひ一度体験することをおすすめします。

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