近年、仕事の「効率化」がテーマの書籍や記事をたくさん目にする機会が増えてきてましたね。いかに仕事の効率化を図れるかは、働き方改革やパラレルキャリアを実践する上でも重要なテーマになりそうです。

とはいえ、書籍や記事を見ても、自分の仕事内容にあてはまらないことも多いのではないでしょうか？

一般的な例や特例が、自分の働き方や仕事内容に必ずしもあてはまるとは限りません。そうすると、せっかく読んだ書籍や記事も宝の持ち腐れになるでしょう。それでもやはり、仕事の効率化が大切なことは変わりません。

そんなときは、まずはルーティンワークのムリ・ムラ・ムダを探すことから始めましょう。

いつも何気なく、当たり前のように行っているルーティンワークは、ムリ・ムラ・ムダを見逃しやすくなります。なぜなら毎日同じ方法で行っている作業なので、その方法が最善だと思いがちなのです。とはいえ、毎日作業を行っているあなたは、日々成長と進化を遂げています。そのため、あなたの成長に合わせて、その作業のゴールもまた変わってきているかもしれません。
つまり仕事の作業効率を上げるには、まずはルーティンワークを見直すことこそが近道なのです。

ここでは、ルーティンワークに潜むムリ・ムラ・ムダの見つけ方を紹介します。

ムリ・ムラ・ムダを見つけ生産性を上げよう

ルーティンワークは、何かの集計や経理、リサーチなど人によってさまざまです。そんな中に潜むムリ・ムラ・ムダを見つけ、常に作業効率をあげる近道を見つけ出すことで、時間の貯金がたまります。その貯金は、別の作業に充てることもできますし、早く帰ることもできるでしょう。そんな時間の貯蓄が大切なのです。

ルーティンワークのムリ・ムラ・ムダを見つける方法は、以外に簡単なものばかり。私がよく取り入れるのは、2つの方法です。

・第三者に意見を聞く
・ゴールの再確認をする

たったこれだけです。

ルーティンワークの作業方法を自分で模索するのは、なかなか難しいもの。一定の頻度で毎回行っているからこそ、それが最善の方法に思えてしまいます。
だからこそ、他の方に意見をもらうことが大切です。「〇〇をするために、△△の作業を××の方法でおこなっているんだけど、あなたならどうやってする？」こう聞くだけです。

その際、何のために行っている作業かを伝えることが大切です。毎日の作業は、作業を行うことが目的ではなく、「何かのため」＝「ゴール」に向かうための方法でしかありません。作業過程が大切なわけではなく、あくまでも結果を出すためのゴールに着目することこそが重要です。そのことを伝えず、方法だけ伝えてしまえば、とんちんかんな答えや方法が山のように返ってきて、この質疑応答の時間そのものがムダになってしまいます。

そのため必ずゴールを伝えたうえで、方法の助言をもらうようにしましょう。第三者の意見は、新しい発想を与えてくれますよ。

そしてゴールの再確認も大切です。これは毎回聞くことはできませんが、1ヵ月や3ヵ月に1度は再確認するようにしましょう。意外と以前は必要だったデータも、日時がたつごとにいらなくなっているものです。さらに新しいデータが必要になっていたりもします。事前に確認することで、再計画を立てやすく、ムリ・ムラ・ムダを省き最善の方法を生み出すことができるでしょう。

毎日のルーティンワークに、定期的にこの2つの方法を取り入れてみてください。そうすることで、時間の貯金が増え、毎日の業務効率がグッと上がり、プライベートと仕事の時間が豊かになるはずですよ。

さいごに

世の中には、仕事の効率化や時短に関するノウハウがあふれています。もちろん、この記事もそうです。探せば探すほど、様々な考え方や手法に触れることができて、次から次へと新しい手法を試したくなります。 しかし一番大切なのは、これらの手法はみな「手段」であり、「目的」ではないということを忘れないでください。それを意識するだけで、効果がずいぶんと違ってきますよ。