「仕事に集中できない」という悩みは、ビジネスパーソンであれば誰もが経験するといっても過言ではありません。
そんな方におすすめなのが、世界中で実践されている時間管理術「ポモドーロ・テクニック」です。
本記事では、ポモドーロ・テクニックの手順やおすすめアプリ、成果を出すコツなどを解説します。
ポモドーロ・テクニックとは
ポモドーロ・テクニックとは、イタリアの起業家および作家のフランチェスコ・シリロ氏が考案した時間管理術です。
「25分間の作業」と「5分間の休憩」を1つのセット（1ポモドーロ）として繰り返し、4セット（約2時間）ごとに長めの休憩を取るというシンプルな方法です。
ポモドーロ・テクニックの手順
ここからは、実際にポモドーロ・テクニックを行う時の4つのステップについて解説します。
Step1：タスクのゴールを設定する
最初にすべきことは、各セットでどこまで終わらせるのかゴールを決めることです。
その日にやるべきタスクを洗い出し、それを「25分サイズ」に分解します。その際は、「1ポモドーロ目：資料構成案作成」「2ポモドーロ目：導入文執筆」といったように具体的に決めておきましょう。
分解したタスクは忘れないよう、カレンダーアプリやToDoリストに記載しておきます。
サイクルを回す前にあらかじめタスクごとのゴールを決めることで、より集中して作業に取り組めるでしょう。
Step2：25分集中して作業する
タイマーを25分にセットし作業を開始します。
この間、スマホの通知は極力切り、Slackやメールも見ないようにします。
もし作業中に他にやることを思い出しても、メモだけ残してすぐ作業に戻り、25分間はそのタスクだけに集中しましょう。タイマーが鳴ったら作業を止め、最後にどこまで進んだか進捗を記録しておきます。
Step3：5分休憩する
25分が経過したら、仮に作業が途中だったとしても5分休憩します。
この休憩は「脳を休める」ために使うのがポイントです。ゲームやSNSなどの行動は脳を疲れさせ、5分で止めることが難しいため避けましょう。
おすすめの休憩内容は以下の通りです。
- 目を瞑ってリラックスする
- 水やコーヒーを飲む
- 散歩をする
- 軽い運動やストレッチをする
- 音楽を聴く
- 家事をする（テレワークの場合）
Step4：25分→5分を繰り返す
Step2とStep3をまとめて1ポモドーロとして、複数回繰り返しましょう。
疲れを溜めないために、4回（4ポモドーロ）に1回は、20～30分程度の休憩を入れることも必要です。
1日の終わりには、記録した進捗を見て「予定通り進んだか」「見積もりとズレはなかったか」を振り返ります。
ポモドーロ・テクニックの効果
ポモドーロ・テクニックを実践することで得られる主な効果は以下の3つです。
1. 集中力を維持できる
ポモドーロ・テクニックによって、集中力が高まる効果があります。
特に業務開始のタイミングで実践することがおすすめです。
やるべきタスクが明確かつ、制限時間があることで「締め切り効果」が生まれ、作業の間延びを防ぐことができます。
また、休憩時間が決まっているため、作業中にいつ休むか考える必要がなくなり、タスクだけに集中できる環境をつくりやすくなるでしょう。
2. 作業時間の予測精度が上がる
ポモドーロ・テクニックを繰り返すうちに、「提案書作成には◯ポモドーロ」「データ集計には△ポモドーロ」といった予測を立てやすくなります。
精度が上がれば、自分がどのタスクにどれくらいの時間がかかるのかを正しく把握できるようになるため、無理な計画を立てて挫折してしまうことも減るでしょう。
3. モチベーションを維持しやすくなる
タスクを細かく分けるため、単純にタスクを完了する回数が増えます。1つのタスクが終わる度に達成感が得られるため、成功体験を積み重ねることができるでしょう。
これは仕事に対するモチベーション向上や、タスクの先延ばし防止にもつながります。4ポモドーロを完了することで、長い休憩が取れるルールもモチベーション維持のきっかけとなります。
ポモドーロ・テクニックにおすすめのアプリ3選
ポモドーロ・テクニックは、キッチンタイマーや通常のタイマーアプリでも実践できますが、専用アプリがよりおすすめです。ここでは、ポモドーロ・テクニックの実践に便利なアプリを3つ紹介します。
Pomodoro Tomato
Windowsユーザーにおすすめのシンプルなアプリです。作業と休憩の時間を自分に合う時間にカスタマイズできるため、「50分作業＋10分休憩」といったアレンジも可能です。
休憩中にリラックスできる音楽を流せる機能や、各タスクに費やした時間や完了したサイクルの数を確認できる機能もあり、使い勝手が良いのが特徴です。
Microsoft Store：Pomodoro Tomato
Be Focused
Mac/iPhoneユーザーに人気の高いアプリです。25分の作業時間が終了すると、自動で5分間の休憩タイマーがスタートする設定になっています。
その日にやるタスクのリストアップができる点が特徴です。タスクの優先順位付けや進捗管理も本アプリ1つで完結できます。
App Store：Be Focused – 仕事と勉強用のポモドーロタイマー
Focus To-Do
高機能なToDoリストが付いており、タスクの管理だけでなく、アプリ内でタスクの細分化もできます。スマホやPCなど複数のデバイスで同期したい人に特におすすめです。
さらに、期日やリマインダーの設定が可能。詳細なレポート機能で日々の活動を記録・分析できるため振り返りにも最適です。
ポモドーロ・テクニックで成果を出すコツ
ポモドーロ・テクニックはただ行うだけでは効果を実感できない場合もあります。その際は以下のコツを意識してみましょう。
効果検証を行う
ポモドーロ・テクニックの効果を高めるには、実際の工数記録をもとに振り返ることがポイントです。アプリと同時に時間管理ツールを併用し、タスクごとの正確な時間を記録しましょう。
「2ポモドーロの予定が4ポモドーロかかってしまった」といった見積もりと実際の時間のズレを可視化することで、25分サイズのタスク分解の精度が上がります。
途中で割り込みがあったら最初からやり直す
ポモドーロ・テクニックをしている途中で電話対応や急な相談があり、作業が中断してしまうこともあります。その場合はタイマーをリセットして、25分を最初からやり直しましょう。
一度作業を中断すると、集中した状態に戻るのに20分ほどかかるといわれており、その間に1セットが終わる可能性があるためです。
まずは1日中ではなく時間を限定して実施する
いきなり始業から終業までポモドーロ・テクニックを導入すると、3日坊主になって形骸化しがちです。
まずは「午前中だけ」や「この資料を作り終えるまで」といったように、時間を限定して実施することが導入時のコツです。慣れてきたらポモドーロのセットを増やしていきましょう。
まとめ
ポモドーロ・テクニックは、「25分集中＋5分休憩」を繰り返すことで、集中力を維持しながら生産性を最大化するメソッドです。
個人のメリットとして、集中して業務に取り組みやすくなることや、タイマーさえあれば始められる手軽さが挙げられます。
企業においても、タスクごとにかかる時間の見積もり精度が上がり、プロジェクト全体のスケジュール遅延の防止に役立つでしょう。
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ぜひ今日から、紹介した手順でアプリやツールを使って、実践してみましょう。
TimeCrowdは国内で4万人以上に使用されている時間管理ツールです。
時間管理に特化されたシンプルな操作性が特徴の一つで、タスク名を入力してスタート・ストップボタンを押すだけで、タスクの時間管理を実現できます。
TimeCrowdを活用するとそれぞれのタスクにどれだけの時間をかけたのか確認できるため、ポモドーロ・テクニックの効果を検証するには最適なツールです。
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