従業員一人ひとりのスキルや適性を考慮したうえで、適材適所に人材配置を行うことを「人員配置」といいます。

人員配置には、配置転換の他にも採用・昇進・雇用形態の変更などの方法があります。部署の状況、従業員本人の特性や希望、会社の方針などに応じて計画を立てることが重要です。

この記事では、人材配置を行うメリットやデメリット、人材配置を行うプロセスやポイントなどについて解説します。

人員配置とは

人員配置とは、従業員一人ひとりの適性・スキル・経験などを活かせるように、担当する部署や業務の調整を行うことを意味します。

人員配置の方法には配置転換・昇進・新規採用・雇用形態の変更などがあり、従業員の希望や適性を考慮したうえで配置を決定します。

適切な人員配置を行うことで、従業員の成長を促進したり、モチベーションを向上したりすることにもつながり、結果として会社全体の生産性向上や目標達成につながります。

適切な人員配置を行うメリット

適切な人材配置を行うことで期待できる、下記のメリットについて解説します。

• 従業員の生産性やモチベーションの向上
• 企業としての競争力強化

従業員の生産性やモチベーションの向上

適切な人員配置を行うことで、従業員のスキルや適性をより活かせるようになり、生産性やモチベーションが向上するというメリットがあります。

自分のスキルや適性を活かすことで、周囲から認められている感覚や達成感を得ることができます。日々の仕事に充足感が生まれることで、プライベートも充実して心身状態がよくなり、結果としてまた仕事の調子も良くなるといった好循環が生まれます。

働きやすさにつながる部分もあり、離職率の抑制効果も期待できるでしょう。

企業としての競争力強化

人員配置による従業員のモチベーションや生産性の向上は、企業としての競争力強化につながります。

また、従業員一人ひとりの成長促進にもつながなるため、組織全体のスキルを底上げすることも可能です。

従業員一人ひとり、そして組織全体を活性化させることができれば企業としての競争力が高まります。経営資源といわれる「ヒト・モノ・カネ」のうち、最も再現性が難しい「ヒト」の部分は模倣されづらく、競合他社との差別化にもつながるでしょう。

人員配置を行うデメリット

人員配置にはメリットばかりではなく、下記のようなデメリットも存在します。

• 一時的に生産性が低下する可能性がある
• 従業員が不安を感じる場合がある

一時的に生産性が低下する可能性がある

人員配置を行った直後には、一時的に生産性が低下する可能性があります。

新しい部署や業務に就く際には、誰でも環境に慣れたり、仕事を覚えたりするために一定の期間が必要です。一時的に生産性が低下したり、成長速度が鈍化する可能性があるため、そのような点を見越したうえでの計画が求められます。

また、1つの部署でさまざまな経験やスキルを学んでいる途中で、もし他の部署に配置転換が決定した場合、成長の機会やモチベーションが失われてしまうこともあります。とくに配置転換を行う場合には、従業員の勤続年数や業務の習熟度などを考慮に入れたうえで取り組む必要があるでしょう。

従業員が不安を感じる場合がある

部署や業務を変えることで、従業員のこれまでの働き方が一変することになり、人によっては不安感を覚えることがあります。

また「希望と違う部署に配置されるかもしれない」「現在の部署で評価されていないのかもしれない」といった不安につながることも考えられます。

本人の希望をしっかりと聞く、フォロー体制を整える、配置転換の背景を説明するなどの工夫が必要です。

人員配置の種類

人員配置をするための、下記の方法について解説します。

• 新卒採用・中途採用
• 人事異動
• 昇進・昇格
• 雇用形態の変更
• 解雇

新卒採用・中途採用

採用を行い、人材を増やすことは人員配置の一環です。

優秀な人材や、会社が求める人物像に合った人材を多く確保することで、企業の競争力強化につながります。また、外部から人材が入ることで風通しがよくなり、組織が活性化することも期待できます。

各部署の状況や、会社の方針に沿って採用の方法を決めることも重要です。将来性やポテンシャルを見込んでじっくりと育成したい場合には新卒採用、即戦力を求めている場合には中途採用が適しています。

人事異動

人事異動を行い、従業員の配置転換を行うことも方法のひとつです。

従業員のスキル・経験・適性・希望などを把握して、適切な業務や部署に配置をします。人事異動には下記のような種類があります。

• 定期的にローテーションで配置転換をする
• 空いたポストに他部署の従業員を配置転換する
• 課題解決の必要に応じて特定の従業員を配置する

昇進・昇格

現在の部署や職種内での昇進や昇格も人員配置のひとつです。

成果やスキルを適切に評価し、昇進・昇格させることで従業員のモチベーション向上にもつながります。

また、リーダーやマネージャーに昇格することで、メンバークラスのポジションが空くため、そこに新しく人材を投入することができます。組織力の強化や次世代のリーダー育成につながるでしょう。

雇用形態の変更

正社員・契約社員・アルバイト・パートなどの雇用形態を、従業員の希望や実力に応じて変更するという方法もあります。

アルバイト・パート・契約社員から正社員に登用する場合もあれば、正社員から業務委託などに雇用形態を変更するケースもあるでしょう。柔軟に対応できる環境があれば、従業員のライフイベントに合った働き方を提供することが可能です。従業員のモチベーション向上にもつながります。

解雇

事業縮小や業績悪化にともなう解雇も人員配置のひとつです。

ただし、解雇の条件は法律で厳しく定められているため、慎重に検討する必要があります。やむを得ず解雇せざるを得なくなった場合には、該当の従業員に対してしっかりと説明を行い、双方が納得できるようにすることが重要です。

人員配置の最適化に必要な4つの考え方

人材配置を行う際に必要な、下記の4つの考え方について解説します。

• 定員計画
• 要員計画
• 人員計画
• 代謝計画

定員計画

定員計画とは、事業目標の達成に必要な人件費や人員を算出・計画することです。

人件費の決定は従業員の満足度やモチベーションに大きく関わるため、慎重に検討する必要があります。

要員計画

要員計画とは、現在の事業計画や部署の人員をもとに必要な人員数を算出して計画することです。定員計画と似ていますが、定員計画よりも詳細な見積もりや計画が求められます。

事業や部門の重要性や収益性に応じて、増員や外注化などを検討します。

▼要員管理の具体的な手順やメリットについては下記記事を参考にしてください

人員計画

人員計画は、従業員一人ひとりに焦点を当てた人員配置の計画です。

従業員個人のスキル・経験・希望などを考慮に入れて、配置転換や昇進・昇格・雇用形態の変更などを行います。

代謝計画

代謝計画は、人員計画を落とし込んでもなお目標とのギャップがある場合に行われます。

差分を埋められるように、採用による人員増加や配置転換など、柔軟に人員配置ができるように計画をします。代謝計画を行うためには、目標と現状の差異を正確に把握することが重要です。

人員配置を行うステップ

人員配置を行うためのステップと、各ステップにおけるポイントについて解説します。

現在の人員配置を確認する

人員配置の計画を立てる前に、部署内での現在の配置について把握や可視化を行う必要があります。

主に下記の項目について情報を収集・整理・可視化します。

• 仕事内容、部署のミッション
• 部署内で求められるスキル
• 配置人数
• メンバー
• 雇用形態

従業員の情報を可視化・整理する

部署内の従業員一人ひとりについて、下記の情報を収集・整理・可視化します。

• ポジションと、配置されているメンバー
• メンバーごとの業務内容、業務負荷
• メンバーが持っているスキル、経験
• それぞれのメンバーが持つスキル、適性

スキル・経験・適性だけでなく、業務負荷についても調査をして、過剰に負荷がかかっている場合には負荷軽減のための増員施策も検討する必要があります。

部署ごとの課題を把握する

部署の目標やミッションに対して、現状との差異を把握します。

差異がある場合は「何がボトルネックになっているのか」を調査し、課題を可視化することが重要です。

工数管理ツールTimeCrowdを活用することで「誰が・どの業務に・どれくらい時間をかけているのか」を可視化することができます。部署やプロジェクトごとに、どの業務に時間をかけているのかを特定することが可能です。

▼TimeCrowdのレポート画面

また、課題は必ずしも人員配置で解決する必要はありません。メンバーへのフォローアップや業務フローの見直しで改善できることであれば、先に解決してしまいましょう。

TimeCrowdはタスクの開始時と終了時にワンクリックで打刻をするだけで、自動で時間計測ができるツールです。Google カレンダーやOutlook カレンダーと連携をすることで、カレンダー情報をもとにした自動計測も可能です。

最初の2週間は無料でお試しいただけます。少しでもご興味のある方は下記のサービス資料から詳細な機能やプランをご確認ください。

工数管理ツール「TimeCrowd」の資料をダウンロード

従業員の希望をヒアリングする

一人ひとりの能力や経験だけでなく、従業員の希望も考慮に入れる必要があります。

希望をヒアリングし、業務内容の希望や部署異動への意欲、希望する働き方、身につけたいスキルや経験などについて調査を行いましょう。

人員配置計画の作成、シミュレーションを行う

収集した情報をもとに、人員配置の計画を立ててシミュレーションを行います。

人員配置計画では、配置後のポジションやグレードなどを計画します。また、異動前の部署が人員不足になったり、異動後の部署が人員過剰になったりしないように、全体のバランスが一定になるような調整を行うことも重要です。

人員配置の変更を実施する

計画をもとに人員配置の変更を実施します。新しい部署に定着できるように、人員配置後にも適切な教育やフォローを行うことが重要です。

配置転換をした結果、うまくいかない可能性も考えられます。従業員に対して適切なフォローをしたり、場合によっては人員配置の見直しを図るなどの柔軟な対応が必要です。

人員配置を適切に行うポイント

適切な人員配置を行うためのポイントについて解説します。

人員配置後の効果を測定する

人員配置の変更をするだけで終わるのではなく「人員配置後に課題が改善されたかどうか」「生産性が向上したかどうか」などの効果を測定することが重要です。

従業員の満足度やチームワークの向上といった定性的な効果は、ヒアリングによって情報収集します。

業務効率が向上した度合いを測りたい場合は、TimeCrowdのような従業員の稼働時間を計測できるツールを導入してビフォーアフターを計測します。

従業員が立候補できる制度を作る

会社の要請のみで人員配置の変更を行うのではなく、従業員自らが立候補できる制度を作ることも重要です。

従業員の意欲を尊重することで、能力の発揮や生産性の向上が期待できます。

制度があっても、あまりにも希望が通らないと誰も立候補しなくなってしまうため、立候補しやすい条件や環境を整えることも重要です。

従業員の希望や意見を尊重する

会社の要請によって一方的に配置転換を命じるのではなく、従業員と綿密にコミュニケーションをとったうえで、希望や意見を十分に尊重することが重要です。

希望の業務・働き方・待遇・積みたい経験・身につけたいスキルなどについてヒアリングを行います。人員配置計画の時だけでなく、日頃からコミュニケーションを取りやすい環境を作っておくことも重要です。

工数管理を行い適切な人員配置に役立てよう

人員配置を行う際には、部署の稼働状況を可視化して把握することが重要です。業務内容・プロセス・タスクを洗い出し、課題がないかを分析します。

部署の状況を把握するために重要となる取り組みが「工数管理」です。工数管理とは、タスクの完了までにかかる作業量のことで、工数管理を行うことでメンバーごとの作業負荷やボトルネックとなるタスクの特定ができます。

工数管理を行うには、タスクごとの所要時間を計測する必要があります。

工数管理はExcelやGoogle スプレッドシートなどの表計算ソフトでも行えますが、工数入力や集計に時間がかかるため、TimeCrowdのような専用の工数管理ツールの導入がおすすめです。

タスクの登録から所要時間の計測まで簡単な操作で完結します。また、取得したデータは自動的にレポート画面に可視化されます。

▼TimeCrowdのレポート画面

TimeCrowdは累計4,000社以上の企業様にご利用いただいています。

少しでもご興味のある方は下記のサービス資料から、詳細な機能やプランをご確認ください。

工数管理ツール「TimeCrowd」の資料をダウンロード