テレワークの生産性を上げる方法5選！下がる原因から役立つツールも公開

「テレワークになって生産性が下がっている」と感じていませんか？実はそう感じるのは企業だけでなく従業員まで広がっていて、作業効率や生産性に影響している可能性があります。テレワーク導入で生産性低下を懸念するのであれば、向上させるための対策を講じることが重要です。

今回の記事では、テレワークの生産性が下がる原因に迫り、生産性をアップするための方法をご紹介します。本記事で、テレワーク下の生産性低下についての解決策のヒントを見つけてみてください。

1 テレワークで生産性は上がる？下がる？
2 テレワークにより生産性が下がる理由
3 テレワークで生産性を上げる方法5選
4 テレワークで生産性を上げるために使えるツール
5 テレワークの生産性は工夫次第でアップできる

テレワークで生産性は上がる？下がる？

パーソル総合研究所が行った調査では、テレワークの生産性について、以下のようなデータが明らかになっています。

出典：パーソル総合研究所「第四回・新型コロナウイルス対策によるテレワークへの影響に関する緊急調査」

出社時とテレワーク時を比較したとき、出社時と同等以上の生産性を答えた割合は35.2％。一方、64.7％はテレワーク時のほうが生産性が低くなったと感じています。

また、個人が感じるテレワーク時の生産性のパーセンテージの平均値は84.1％。トータルで見ても、多くのテレワーカーが「テレワークでは生産性が下がった」と感じているようです。

テレワークにより生産性が下がる理由

テレワークは出社時より生産性が下がると感じるテレワーカーは多いようですが、続いてはその理由に迫っていきましょう。NTTコムサーチが行った調査によると、生産性が低下したのは、以下のようにさまざまな理由・要因があることが明らかになっています。

出典：テレワークと会社満足度に関する調査｜NTTコムリサーチ

多くの人は生産性が低下した理由・要因を、「話せば終わることを文章にすると時間がかかる」と感じているようです。また、返事を待つ時間のロスが発生しているケースも少なくありません。

その他にもさまざまな理由・要因がテレワークの生産性に関わっています。この理由・要因を理解しておくことは、テレワーク下での生産性向上のために重要です。

テレワークで生産性を上げる方法5選

テレワークでも生産性を上げるためには、企業としてさまざまな対策を講じることが必要です。ここでは、テレワークで生産性を上げるための方法をご紹介します。

テレワークに適した勤怠管理・評価制度を整える

テレワークに適した勤怠管理や評価制度を整えることは、生産性に大きく関わってくると考えられます。テレワーク下では、従業員の働きぶりが見えないと悩む管理職側は少なくありません。しかし、従業員側も「きちんと評価されているのだろうか？」と不安になることもあるのです。

テレワークでもオフィス勤務と変わらずきちんと評価される制度が整っていないと、モチベーションが下がる従業員が出てきてしまう可能性があります。整っていないことをいいことに、隙を見てサボる部下が出てくる恐れも否定できません。

テレワークでの生産性を上げるには、ベースを整えることが重要。オフィス勤務と変わらない勤怠管理・評価制度の企業は、今一度見直してみましょう。

朝礼を取り入れる

テレワークで生産性を上げたいとお考えなら、朝礼を習慣化する方法も有効です。毎朝同じ時間に朝礼を行うことで、社員同士のコミュニケーションがスムーズになり、業務へのやる気もアップしやすいと考えられます。

テレワーク下では身近に仲間がいないことで孤独を感じ、業務へのモチベーションが下がる人も少なくありません。朝礼は社員の様子をチェックする役割だけでなく、社員同士のテンションにもいい影響を与えて、効率的に業務を進めるきっかけにもなるでしょう。

業務報告の時間を設ける

業務報告の時間を設けることも、テレワークで生産性を上げるためのポイントです。コミュニケーションを充実させるのはもちろん、メールやチャットといった文面ではわかりにくいこと・聞きにくいことも直接のやり取りで解消しやすくなります。

とくに、「話せばすぐなのに…」「返信を待つ時間がロスになる」と考える社員にとっては、質問できる時間があるとわかっていれば心強いでしょう。業務報告の時間を設けることは、一見非効率にも感じるかもしれませんが、離れて働くテレワーク下では、結果的に生産性アップに繋がる可能性が高いのです。

仕事環境を整える

仕事環境を整えることは、テレワークの生産性に大きく関わってきます。とくに在宅勤務の場合は、もともとプライベートな空間なので、仕事に適した環境が整っていない場合が多いです。

必要なビジネスツールが揃っていなかったり、スペックがいまいちだったりすれば、生産性が落ちてしまうのも自然な流れといえます。可能であれば、必要なデバイスやツールを社員に支給して、仕事環境を整えましょう。

コミュニケーションが取れる場所を設ける

社員同士が気軽にコミュニケーションをとれる場所を用意することも、テレワークの生産性アップに繋がります。テレワークの生産性が下がる原因の1つは、「コミュニケーション不足」。

オフィス勤務時よりも対面や会話する機会がグッと減り、業務内容や進捗情報の共有が難しくなっていることが影響していると考えられます。Web会議ツールやチャットツールを導入し業務報告以外に雑談できるチャンネルを作っておくなど、気軽にコミュニケーションがとれる場所を設けてみてください。

テレワークで生産性を上げるために使えるツール

テレワークで生産性を上げる方法はさまざまありますが、有効なツールを取り入れる方法もおすすめです。ここでは、テレワークで生産性を上げるために使えるツールをご紹介するので、ぜひ導入を検討してみてください。

チャットツール

チャットツールは、業務連絡から社員同士のコミュニケーションまで、幅広いシーンで役立つツールです。ビジネス向けのチャットツールには、業務を効率よくする機能が備わっていることもあり、テレワークにも活用できます。

slack

slackはビジネスチャットツールの中でも人気の高いツール。プロジェクトごとにチャンネルを作成し、管理できるのが特徴で、それぞれの組織形態に応じて導入できるのが魅力です。既読機能がないので、気軽にチャットを投げかけやすく、コミュニケーションの円滑化にも役立つでしょう。

Web会議ツール

Web会議ツールも、テレワークの生産性を上げるのに有効です。テレワークではどうしても社員同士が対面する機会が減ってしまい、モチベーション低下や心細さを感じる原因になります。そこでWeb会議ツールを上手く活用できれば、コミュニケーションが活発になり、業務の効率アップにも繋がるはずです。

Microsoft Teams

Microsoft Teamsなら、1対1の対面からチームミーティングや全社集会まで、幅広いビジネスシーンに対応したWeb会議を開催することができます。グループチャットからビデオ会議への切り替えも、ワンクリックで簡単。また、グループ通話やファイルのリアルタイム共有など、便利な機能も備わっています。朝礼や業務報告など、定期的にコミュニケーションを図る際にも有効に使えるツールです。

時間管理ツール

時間管理ツールは、適切な勤怠管理や作業状況などを共有するのに役立つツールです。テレワーク下では、オフィス勤務とは異なる勤怠管理や情報共有が必要になってきますが、そこに時間・労力を割いていては生産性アップが見込めません。時間管理ツールがあれば、誰が今何をしているか、どれくらい時間がかかったのかということを簡単に見える化できます。

TimeCrowd

TimeCrowdは、在宅勤務・テレワーク対応の、時間管理ツール。チームの時間を簡単に見える化して、共有することが可能です。活用方法も、以下のような簡単ステップで時間の使い方をチェックできます。

データを記録する
データを記録化する
データから改善する

データの記録はブラウザやアプリなどから簡単に記録開始。記録したデータはレポート機能で自動集計し、複雑なデータ分析もCSVエクスポート機能で出力可能です。データがすでに揃っているので、テレワークの改善点チェックもスムーズ。

シンプルなプランで個人から企業まで導入しやすいのもポイントです。2週間の無料試用から始められるので、気になる使い方や導入方法は実際に試してみることもできます。

テレワークの生産性は工夫次第でアップできる

多くの人が生産性低下を懸念・実感しているテレワーク。しかし、仕事環境や制度を整えたり、コミュニケーションを円滑にしたりといった工夫次第で、テレワーク下の生産性は大きく変わってきます。

テレワークでもオフィス勤務同様またはそれ以上の生産性を望むなら、企業としてできることを模索して、実行に移してみてはいかがでしょう。