業務棚卸は、従業員の稼働リソースを活用するうえで欠かせない取り組みです。しかし、適切な方法で取り組まなければ、かえってメンバーの手間や時間をかけてしまうおそれがあります。
そこで本記事では、業務棚卸に取り組む方法やメリット、おすすめのITツールやフレームワークなどを解説いたします。
業務可視化や業務改善などを取り組むにあたって「まずは社内の稼働状況を正確に把握したい」と考えている方は、ぜひ本記事を参考にしてください。
業務棚卸とは
業務棚卸とは、業務内容の洗い出しと整理を行うことです。企業全体・各部署・従業員一人など、さまざまな粒度で業務状況を整理します。
業務棚卸を行うことで「誰が・何に・どれくらい時間をかけているのか」がわかるため、プロジェクトのボトルネックを特定できます。
現状の課題を把握することで、業務改善につながる取り組みを検討することが可能です。
業務棚卸が注目を集める背景
近年では下記のような社会的な背景から、業務棚卸に取り組む企業が増えています。
- 働き方改革による生産性の向上
- DXの推進による業務のIT化
- 生活様式の変化（テレワーク）への対応
2019年から順次施行された「働き方改革関連法」では、長時間労働の是正が推進されました。しかし一方では、労働人口の減少に伴い、各企業では採用活動の難化という課題も浮き彫りになりつつあります。そのため、多くの企業ではいま社内にあるリソースを「いかに効率よく活用するか」にフォーカスを当てて、改めて業務状況を見直し始めているところでしょう。
また、テレワークやDXの推進にあたって、社内の業務状況を一度整理し直すところもあります。生産性の低い業務をなくしたり、自動化できる業務を見極めたりなどの業務改善に向けた取り組みは、企業の持続的成長には欠かせないものです。
業務棚卸を行うメリットや目的
業務棚卸に取り組むことで、下記のようなメリットがあります。
- ムリ・ムダ・ムラを見える化できる
- 従業員ごとの作業量を把握できる
- 業務属人化のリスクを軽減できる
- 社内のリソースを活用できる
ムリ・ムダ・ムラを見える化できる
業務棚卸に取り組む最大のメリットは、従業員の生産性を下げる「ムリ・ムダ・ムラ」な業務を特定できることです。
業務状況を整理することで、重要度の低い作業に多くの時間を費やしていたり、従業員ごとにタスクの量に偏りがあったりなどの課題を把握することができます。
生産性を下げる原因を特定することで、作業フローの見直しやマニュアルの整備といった具体的な対策が取りやすくなります。
従業員ごとの作業量を把握できる
従業員個人レベルで業務棚卸を行うことで、細かい作業量まで把握することができます。
すでにプロジェクト管理ツールや工数管理ツールなどを利用している場合には、プロジェクト全体の作業量や進捗状況は把握ができます。しかし、従業員一人ひとりの作業量まで細かく把握することは難しいケースが多いでしょう。
また、各従業員が取り組む業務には、担当するプロジェクト以外のものが含まれている可能性もあります。他のプロジェクトからヘルプが来ていたり、事務的な作業に時間を取られていたりなど、管理側では想定していなかった業務に時間を割かれていることもあります。
従業員の働き方を正確に把握するには、定期的に業務棚卸を行い「誰が・いつ・何をしているのか」を確認することが重要です。
業務属人化のリスクを軽減できる
業務棚卸は、業務属人化を防ぐこともできます。
特定の従業員のみが把握している業務がある場合、その従業員が突然休職・退職になった際には対応が難しくなります。
このような業務を少しでも減らすためには「誰が・何をしているのか」を洗い出し、特定の従業員一人が行う作業を可能な限り減らす取り組みが求められます。属人化している業務がある場合には、マニュアルを作成したり、複数人ができるようにナレッジを共有したりといった対策が必要です。
▼業務属人化の原因やリスクについては下記記事で詳しく解説していますので、あわせて参考にしてください
社内のリソースをフル活用できる
業務棚卸を行うことで、社内の人員リソースを効率的に活用することができます。
稼働時間に余裕がある従業員や部署がある場合には、状況を見ながら未着手のタスクや緊急性の高いタスクを依頼しましょう。
また、従業員ごとの業務状況を可視化することで、それぞれの従業員が得意とする業務や苦手とする業務が明確になります。それぞれのスキルや特性に合った人材配置や業務の割当てを行うことで、限られた人員リソースでも高い成果を期待できます。
業務棚卸の進め方・やり方
業務棚卸を効率よく行うには、下記のステップで進めます。
- 業務棚卸の目的の設定
- 業務内容の調査
- 業務量の集計・分析
- 施策の決定と実行
- 施策の効果検証
1.業務棚卸の目的の設定
まず最初に業務棚卸を行う目的を設定します。
さまざまな効果が期待できそうという理由から「とりあえずやってみよう」と見切り発車でスタートしてしまうと、得られる効果が低くなるおそれがあります。
下記のような観点から具体的な数値目標を設定し、社内で共通認識を持つことが重要です。
- 人件費の削減
- 残業時間の軽減
- 生産性の向上
従業員一人ひとりが納得感を持って業務棚卸を進めることで、より正確な業務状況を洗い出すことができます。
2.業務内容の調査
業務棚卸の目的を設定したら、次に関連した調査を行います。具体的には「業務内容」「作業時間」「難易度」などをヒアリングします。
調査はアンケート方式で行うのが一般的です。Google Formsなどを活用して、簡単に回答できる選択方式のアンケートを作りましょう。一方で、アンケート方式の場合は主観的な回答が集まるため、客観的なデータを確認することはできません。
「誰が・どの業務に・どれくらい時間をかけているのか」をできるだけ正確に把握するには、TimeCrowdのような時間管理ツールを活用するのがおすすめです。
TimeCrowdは従業員ごとの作業時間を可視化できるツールです。
下記のようなレポート画面から、チームごと、従業員ごとに「どの業務に・どれくらい時間をかけたのか」を確認することができます。
常日頃から時間計測をすることで、リアルタイムで業務状況を把握して業務効率化を図れるためおすすめです。
最初の2週間は無料でお試しいただけます。また、少しでもご興味のある方は下記のサービス資料から詳細な機能や料金プランをご確認ください。
工数管理ツール「TimeCrowd」の資料をダウンロード3.業務量の集計・分析（棚卸し）
次に、調査した結果をもとに分析を行います。
アンケート方式で回答を集めた場合は、分析を行うための集計が必要になります。一方でTimeCrowdのような時間管理ツールを活用する場合は、集計に時間をかけることなく、すぐに分析に移ることができます。
組織全体で「どの業務に・どれくらい時間をかけているのか」を確認し、ボトルネックになる部分（作業難易度が高い/作業量が多い部分）を特定してください。
4.施策の決定と実行
業務状況を分析したうえで、具体的な施策を検討して実行に移ります。
一度にすべての施策を実施するのは手数がかかり、現実的ではないでしょう。重要度（改善のインパクト）と緊急度をもとに優先順位をつけて、取り組んでみてください。
5.施策の効果検証
業務改善は実行して終わりではなく、定期的に状況を観測してPDCAを回すことが重要です。
想定していた効果が得られない場合は、再度現場からヒアリングを行ったり、データを違う角度から分析したりなど、次の施策を模索しましょう。
▼業務改善の具体的な取り組み方については、下記の記事もあわせて参考にしてみてください
業務棚卸を効果的に進めるポイント
業務棚卸を効果的に進めるための、下記のポイントについて解説します。
- 業務棚卸を推進するチームを作る
- 従業員一人ひとりの意識を高める
- フレームワークを効果的に使用する
- ITツールを活用して継続する
業務棚卸を推進するチームを作る
業務棚卸を推進する場合は、専任のチームを作るのがおすすめです。当事者意識を持って進めるメンバーがいることで、より効率的に改善を進められます。
マネージャーがリードするのも良いですが、それではメンバーが「業務改善をやらされている」という意識を持つケースも少なくありません。そのような状況で業務改善を進めても、かえって不信感や不満感が生まれてしまうことがあります。
専任のチームを作ってメンバーが当事者意識を持つことで、そのような不満感も生まれづらくなり、効率的に業務改善を進めることができます。
従業員一人ひとりの課題意識を高める
業務棚卸を実施する際には、従業員一人ひとりに課題意識を持たせることが重要です。なぜ業務棚卸を実施するのか、背景や目的を明確にしたうえで進めます。
会社全体でメリットがあるだけでなく、従業員一人ひとりの業務状況が改善されることで残業時間の削減や働き方改革につながることもあわせて伝えましょう。
フレームワークを効果的に使用する
業務棚卸や業務改善に取り組む際には、フレームワークを活用することでより効率的に進められます。
代表的なフレームワークは下記の4つです。
- BPMN
- ECRS
- バリューチェーン分析
- ロジックツリー
BPMN（ビジネスプロセスモデリン）とは、業務手順をフローチャートにモデル化するものです。プロセスを最初から最後まで図式化することで、どの工程でボトルネックが発生しているのかが特定しやすくなります。
また、ECRSは業務改善を行う際によく活用されるものです。非効率的な業務を改善する際には「排除（Eliminate）する」「結合（Combine）する」「再配置（Rearrange）する」「単純化（Simplify）する」のいずれかの方法を取ります。
このようなフレームワークを活用することで、複雑な状況を整理たり、課題を正確に特定したりすることができます。
▼下記の記事では、業務改善に役立つフレームワークを解説していますので参考にしてください
ITツールを活用して継続する
ITツールを活用することで、常に業務状況が可視化されるような環境づくりを行えます。
たとえば、TimeCrowdのような時間管理ツールを活用することで「誰が・どの業務に・どれくらい時間をかけているのか」を可視化できるため、業務上のボトルネックをいつでも特定することができます。すぐに課題を特定できれば、すぐに改善策に取り組むことが可能です。
業務棚卸は一過性の取り組みで終えるのではなく、継続的にPDCAを回すことが重要です。
ご予算的にITツールの検討が難しい場合には、まずは下記のようなExcelテンプレートをご活用ください。
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業務改善の第一歩として業務棚卸を行おう
業務改善を実現したい場合には、まずは現状を把握する必要があります。
そのためには、業務棚卸を行い「どの業務に・どれくらい時間をかけているのか」を把握することから始めましょう。
業務棚卸には正しい進め方があります。また、正確な状況を把握する場合は、専用のITツールを導入するのがおすすめです。
ぜひ本記事を参考にしたうえで、取り組まれてみてください。
